فرآیند‌کاوی ، RPA و مدیریت فرآیند‌های کسب وکار

با توجه به اینکه تحول دیجیتال یکی از داغ‌ترین موضوعات کسب‌وکار‌های امروزی است، ابزار‌های دیجیتالی مانند فرآیند‌کاوی، خودکارسازی رباتیک فرآیند (RPA) شاهد رشد چشمگیری هستند، در حالی که مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) ممکن است به عنوان یک رویکرد تثبیت شده برای بهره وری عملیاتی در نظر گرفته شود. این مقاله تفاوت‌های بین این فن‌آوری‌ها، نحوه ارتباط و تکمیل یکدیگر را توصیف می‌کند، به عنوان مثال، به پیش‌آهنگی RPA، و به مفهوم دوقلوی دیجیتال یک سازمان (DTO) می‌پردازد.

فرآیند کاوی قادر است تصویری کلی از تمام رویدادها و فرآیندهای یک سازمان ارائه دهد. مشابه اسکن MRI از بدن انسان، شفافیت و بینش کامل در مورد کارایی عملیاتی واقعی را امکان پذیر می کند. بر اساس این بینش ها، نقاط ضعف را می توان شناسایی کرد و تصمیماتی اتخاذ کرد. به عنوان مثال: برای ساده کردن فرآیندها، بهینه سازی عملیات پشتیبان، آموزش افراد برای انجام فعالیت ها به شیوه ای کارآمدتر، یا جایگزینی وظایف روزمره با گردش کار و اتوماسیون وظایف می‌توان اقدام کرد.

RPA تکمیل کننده امکانات سنتی برای اتوماسیون است که در درجه اول بر روی اتوماسیون فرآیند در سیستم های پشتیبان متمرکز بود، زیرا امکان بهبود عملیاتی را با خودکار کردن وظایف تکی یا بخش هایی از گردش کار فراهم می کند. RPA شرکت‌هایی مانند زیمنس را قادر ساخت تا صدها هزار ساعت کاری را خودکار کنند و مرزهای اتوماسیون فرآیند را با توجه به سرمایه‌گذاری و قابلیت استفاده تغییر دهند. اتوماسیون سنتی متمرکز بر سیستم‌های پشتیبان، بسیار فنی، هزینه بر و فقط برای متخصصان بود. فناوری مدرن RPA را می توان به صورت جداگانه توسط تک تک کارکنان برای خودکارسازی کارهای روزمره به کار برد. همچنین اتوماسیون نیروی کار مجازی را امکان پذیر می کند. فروشندگان طیف وسیعی از راه حل های مختلف را ارائه می دهند، از اتوماسیون های گردش کار گرفته تا ربات های ساده برای استفاده. اتوماسیون RPA بسیار انعطاف‌پذیر به نظر می‌رسد و می‌تواند موفقیت‌های کوتاه‌مدتی را با استقرار ربات‌ها به ارمغان بیاورد که تک تک وظایف یا توالی‌های کاری ساده را خودکار می‌کنند. در حالی که RPA اجازه می دهد تا نتایج سریع حاصل شوند، نمی تواند شفافیت را در مورد فرآیندهای کلی، تعاملات، و پیامدها، که برای یک تحول کلی لازم است، ارائه دهد.

BPM یک رویکرد نطام‌مند برای شناسایی، طراحی، پیاده‌سازی، مستندسازی، اندازه‌گیری، نظارت و کنترل فرآیندهای کسب و کار خودکار و غیرخودکار برای دستیابی به نتایج منسجم و هدفمند و همسو با اهداف استراتژیک سازمان است. BPM به طور سنتی برای مدل‌سازی فرآیند به کار می‌رفته است و برای بسیاری از سازمان ها برای طراحی، ساختاردهی و مستندسازی فرآیندهای کسب و کار ارزشمند است. BPM و فرآیند‌کاوی اساساً با هم تفاوت دارند: در حالی که BPM فرآیندهای To-Be را به منظور توصیف نحوه کارکرد فرآیندها مدل می‌کند، فرآیند کاوی فرآیندها و واقعیت As-Is را تجسم می کند (شکل 1).

مثال زیر تفاوت این دو را برجسته می کند: رفتن به یک سفر مستلزم برنامه ریزی مناسب است. رویدادها و فعالیت‌ها باید کاملاً ساختار یافته باشند تا بهترین توالی‌ها و جریان‌ها را برنامه‌ریزی کنند. BPM ابزار مناسبی برای مدل‌سازی و برنامه‌ریزی چنین فرآیندی از فرآیند “To-Be” است. هنگامی که سفر شروع می شود، با انحرافات مواجه می شویم، زیرا حوادث خاص ممکن است نیاز به واکنش های انعطاف پذیر داشته باشند. واقعیت عملیاتی اغلب منجر به جریان‌های فرآیند متغیر و انحرافات غیرمنتظره می‌شود، که از جذابیت خاصی برخوردار هستند، زیرا ممکن است به محرک‌های پیچیدگی تبدیل شوند. فرآیند کاوی ابزار عالی برای تجسم این جریان‌های فرآیند «As-Is» است. هم افزایی هر دو رویکرد قانع کننده به نظر می رسد: طراحی فرآیندها با BPM و بررسی بررسی انطباق فرآیند با فرآیند کاوی. چند فروشنده در بازار محصولاتی را ارائه می دهند که بر اساس این ارزش پیشنهادی هستند.

شکل1) فرآیند‌ها در واقعیت می‌توانند کاملا متفاوت باشند

فرآیند کاوی و RPA هر دو از تحول دیجیتال پشتیبانی می کنند و می توانند یکدیگر را تقویت کنند. بیل گیتس بنیانگذار مایکروسافت، زمانی گفت: «اولین قانون هر فناوری مورد استفاده در یک کسب و کار این است که اتوماسیون اعمال شده برای یک عملیات کارآمد، کارایی را افزایش می دهد. قانون دوم این است که اتوماسیون اعمال شده برای یک عملیات ناکارآمد، ناکارآمدی را بیشتر می‌کند.» چالش اتوماسیون RPA شناسایی پتانسیل های اتوماسیون در عملیات کارآمد و جلوگیری از اتوماسیون عملیات ناکارآمد است. برای غلبه بر این چالش، گزارش رویدادها و بینش‌های فرآیند موجود با فرآیند کاوی می‌تواند ارزش ساختاری و عملیاتی را برای RPA فراهم کند. ارزش ساختاری با فرآیند کاوی با ارائه شفافیت کل نگر با بررسی و بهینه­سازی مدل های فرآیند تولید می شود. ارزش عملیاتی را می توان با  RPA ایجاد کرد، که برای استفاده از داده های تهیه شده با فرآیند کاوی به عنوان راهنمایی برای شناسایی نقاط مطبوع طراحی شده است، جایی که استفاده از RPA ثابت شده است و ممکن است ارزش بیشتری ایجاد کند.

شکل2) RPA SCOUT

نکته کلیدی : فرآیند‌کاوی و RPA می‌توانند یکدیگر را تکمیل کنند.

بر اساس شفافیت کامل فعالیت‌ها، نه تنها امکان شناسایی فعالیت‌هایی که قبلاً با ربات‌ها خودکار شده‌اند، فراهم می‌شود، بلکه امکان شناسایی پتانسیل‌های بیشتر برای اتوماسیون با ربات‌ها نیز وجود دارد. شکل 2 مثالی برای این رویکرد ارائه می دهد: به عنوان اولین گام، تمام فعالیت هایی که در حال حاضر توسط ربات ها انجام می شود، علامت گذاری می شوند (1). این از لحاظ فنی پشتیبانی می‌شود، زیرا هر فعالیت باید با یک شناسه منحصر به فرد به دلایل انطباق ثبت شود که امکان انتخاب فعالیت‌های انجام‌شده توسط یک ربات را فراهم می‌کند. در مرحله دوم، شناسایی واحدها (به عنوان مثال، کشورها، واحدهای تجاری، کارخانه‌ها) که در حال حاضر از ربات‌ها استفاده می‌کنند، امکان شناسایی واحدهای با تجربه را فراهم می‌کند که بهترین شیوه‌ها را توسعه داده‌اند (2). تعداد فعالیت‌های دستی در هر واحد نشان می‌دهد که چه تعداد از آن فعالیت‌ها که قبلاً در جاهای دیگر خودکار شده‌اند، به صورت دستی انجام می‌شوند (3). در ربع آخر، RPA Scouts اجازه می دهد تا پتانسیل اتوماسیون ربات را برای هر فعالیت واحد، با ابعاد تعداد کل فعالیت و درجه فعلی اتوماسیون شناسایی کند.

قابل توجه است که درک فرآیند کاوی و RPA در اروپا و ایالات متحده به شدت متفاوت است: یک مطالعه بازار که توسط IDG Research2 در سال 2019 با بیش از 350 شرکت اروپایی انجام شد، ارزیابی یکسانی از فرآیند کاوی و RPA را با توجه به تأثیر، ارزش و حجم سرمایه گذاری برنامه ریزی شده نشان می دهد. تصور در بازار ایالات متحده به طور چشمگیری متفاوت است، با تبلیغات RPA و فرآیندکاوی به تازگی به عنوان یک موضوع داغ مطرح شده است. یک توضیح احتمالی ممکن است این باشد که اروپا سابقه طولانی در BPM و فرآیند‌کاوی دارد. پژوهش‌های آکادمیک برای فرآیند کاوی در اروپا جامعه بزرگ و کارآفرینان جوان بسیاری را تشکیل داده است که تشنه تبدیل نظریه به عمل هستند، چه در سازمان‌های مستقر یا با راه‌اندازی شرکت‌های جدید. در ایالات متحده آمریکا، به نظر می رسد که این بنیاد گم شده است و به نظر می رسد رویکرد مدیریت آمریکایی به نفع نتایج سریع است که با RPA بهتر پشتیبانی می شود، در حالی که رویکرد جامع فرآیندکاوی نیازمند رویکرد گسترده تری است.

این مطلب را هم بخوانید: ضرورت اجرا و استقرار فرایندکاوی برای سازمان ها

با نگاهی کلی تر به فرآیند‌کاوی و RPA در می یابیم که بازار هر دو بر اساس براورد گارتنر (۲۰۱۸) هنوز خیلی کوچک است. ارزش بازار RPA چیزی در حدود ۸۵۰ میلیون دلار و ارزش بازار فرآیند‌کاوی 160 میلیون دلار براورد شد. جالب توجه است که این دو گروه، ۴ زمینه کمیاب و بسیار ارزشمند در پی داشته اند که هر یک از آنها ارزشی بالاتر از جمع ارزش بازارشان را دارد. پس این تکنولوژی ها باید چیز جذابی باشند!.

مفهوم دوقلوهای دیجیتال یک سازمان (DTO) مکمل مفهوم دوقلوهای دیجیتال است که معمولاً برای محصولات، گیاهان، هواپیماها، شهرها و بسیاری موارد دیگر استفاده می شوند. به گفته گارتنر، DTO «یک مدل نرم افزاری پویا از هر سازمانی است که بر داده های عملیاتی و/یا دیگر تکیه دارد تا بفهمد چگونه یک سازمان مدل کسب و کار خود را عملیاتی می کند، با وضعیت فعلی خود ارتباط برقرار می کند، به تغییرات واکنش نشان می دهد، منابع را به کار می گیرد و ارزش مشتری مورد انتظار را ارائه می کند. DTO یک کپی مجازی از یک فرآیند واقعی است که تجزیه و تحلیل و درک را تسهیل می کند. دوقلو جامع همه فعالیت ها و پیچیدگی های فرآیند، بحث های تخصصی را به سطحی جدید و بی طرفانه می برد و از مدیریت استراتژیک یک سازمان با بینش های مبتنی بر واقعیت پشتیبانی می کند. جهت‌های استراتژیک مانند برنامه‌های تحول دیجیتال قابل اندازه‌گیری و در نتیجه مدیریت آسان‌تر می‌شوند.

نکات کلیدی:

1-شفافیت پیش نیاز تحول دیجیتال است: تحول دیجیتال باید بی طرفانه، شفاف و قابل اندازه گیری باشد. فرآیند کاوی شفافیت در فرآیندهای واقعی را امکان‌پذیر می‌کند و بینش هایی را برای تحول دیجیتال مبتنی بر واقعیت ارائه می دهد.

2-فرآیند کاوی بر اساس گزارش رویدادها شفافیت کامل را امکان پذیر می کند: گزارش رویداد مجموعه ای از رویدادهایی است که به منظور انجام یک فرآیند کسب وکار رخ داده است. گزارش‌های رویداد تجسم انواع فرآیند در توالی واقعی فعالیت‌ها را ممکن می‌سازد.

3-ا هداف، افراد و دنباله‌های فرآیند ضروری هستند (“3Ps”): هر سه عامل باید برای پروژه های موفق هماهنگ باشند و نمی توانند جایگزین یکدیگر شوند.

4-برای مبارزه با پیچیدگی از سادگی شروع کنید: اهداف پروژه واضح و ساده باید تعریف شوند تا امکان شروع موفقیت آمیز را فراهم کنند. پس از شروع موفقیت آمیز، دامنه را می توان برای دستیابی به شفافیت در پیچیدگی فرآیند گسترش داد

5-اولین کار مشخص کردن هدف است: در ابتدای هر پروژه باید هدفی با ارزش تجاری مشخص تعریف شود، معمولاً در قالب یک مورد استفاده. هدف باید توسط مالک فرآیند و همه اعضای تیم درگیر قابل دستیابی بوده و پشتیبانی شود.

6-همه چیز به کاربران مربوط می شود: درگیر کردن رانندگان مناسب در واحدهای عملیاتی، که درک می کنند چگونه فرآیند کاوی می تواند کارایی عملیاتی را بهبود بخشد و دیجیتالی شدن را پیش ببرد، بسیار مهم است.

7-ردپای فرآیند با نفت خام قابل مقایسه است: شما باید آن را جستجو کنید، پیدا کنید، جمع آوری کنید و آن را تصفیه کنید. در کیفیت مناسب می تواند به سوخت بسیار قدرتمندی تبدیل شود

8-ارائه یک پلت فرم باز و ایجاد یک جامعه قوی: خدمات فرآیند کاوی باید برای هر کارمند، با تبادل آزاد تجربیات در دسترس باشد.

9-شکست سریع یا مقیاس بندی سریع: یک راه اندازی پروژه چابک باید نتایج سریع و نقاط بازرسی را امکان پذیر کند. مقیاس بندی سریع خدمات باید در هر مرحله پروژه در نظر گرفته شود.

10-فرآیند کاوی و RPA می‌توانند مکمل یکدیگر باشند: از آنجایی که هر دو رویکرد یک هدف را دنبال می‌کنند – برای حمایت از تحول دیجیتال – رویکردهای مکمل توصیه می‌شود، به عنوان مثال، RPA Scout.