ضرورت اجرا و استقرار فرآیندکاوی برای سازمان‌ها
امروزه در اغلب سازمان‌ها سیستم‌های اطلاعاتی نظیر برنامه‌ریزی منابع سازمانی(ERP)، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و مانند آن وحود دارد. با این حال متاسفانه، داده‌های ثبت شده در این سیستم‌ها منجر به تولید بینش و ارزش برای این سازمان‌ها نمی گردد. در این مطلب به بررسی ضررورت اجرای فرآیندکاوی برای سازمان‌ها می‌پردازیم.
1-ایجاد دستاورد‌های چشمگیر در زمان کوتاه
در دنیایی که هرروز در حال دیجیتالی شدن است دیگر اکثر فرآیندهای کسب‌وکار به طور کامل در سیستم‌های فناوری اطلاعات مختلف اجرا می‌شوند یا حداقل توسط آن پشتیبانی می‌شوند. داده هایی که در آن سیستم ها ذخیره می شود بسیار ارزشمند است، اما به دلیل حجم زیاد این داده‌ها تولید بینش از این داده‌ها چالش برانگیز است.
امروزه با افزایش تعداد مراحل فرآیندهای دیجیتالی، بکارگیری سیستم‌های بیشتر (ERP، CRMو…) و تولید داده‌های بیشتر و بیشتر در سیستم‌ها، چند سوال مطرح می‌شود که لطفا آنها را مطالعه و بروری آنها تامل نمایید:
- آیا رویکردهای سنتی پیرامون تجزیه و تحلیل فرآیند و بهینه سازی فرآیند واقعاً با این چالش ها مقابله می کنند؟
- آیا ترسیم مدل‌های فرآیند ساده، با توصیف اینکه چگونه فرآیند باید به نظر برسد، کافی است، به این امید که همه چیز از این دستورالعمل پیروی کند؟
- هنگام مشاهده انحرافات، آیا گرد هم آمدن، تبادل نظرات ذهنی در مورد رفتار فرآیند و به دست آوردن نوعی اجماع روش کارآمدی است؟
برخلاف رویکردهای سنتی مدیریت فرآیند با استفاده از فرآیندکاوی، به سرعت داده‌های مربوط به فرآیند را استخراج کرده و این داده‌ها را تبدیل به ارزش برای سازمان کنید. برای مثال برگزاری مصاحبه‌ها برای کشف مدل‌های فرآیندی ایده‌آل سازمان بعضا نیازمند هماهنگی و برگزاری جلسات است اما با استفاده از داده‌های سازمان به راحتی نقاط ضعف فرآیند خود را پیدا کرده و برای آن راهکار پیشنهاد می دهید.
2- بینش‌های مبتنی بر داده و نه اجماع افراد
رویکردهای سنتی در مدیریت فرآیند در درک پیچیدگی واقعی فرآیندها ناتوان هستند و همچنین با توجه به حجم وسیعی از داده‌ها که اکنون در دسترس هستند، در ارائه بینش کامل ناموفق خواهند بود. در مقابل، فرآیند کاوی یک رویکرد مبتنی بر داده و بنابراین عینی تر و جامع تر برای درک فرآیندهای کسب و کار ارائه می دهد. در نتیجه، فرآیند کاوی بر اکثریت قابل توجهی از تعالی در عملیات، اتوماسیون و تحلیل‌های دیجیتالی در صنعت تسلط یافته است.
فرآیندکاوی با توجه به ابعاد مختلف داده‌ای (مانند زمان، افراد، هزینه، نوع فعالیت و …) به شما تحلیل‌هایی امبتنی بر داده ارائه خواهد کرد. برای مثال
- گلوگاه فرآیند شما کجاست؟
- در کدام فعالیت‌ها نیاز به تخصیص منابع بیشتر برای کاهش زمان انتظار وجود دارد؟
- کدام یک از اجرا‌های فعالیت دچار انحراف شده و کدام فعالیت‌ها به درستی اجرا نشده اند؟
- کدام یک از منابع سازمان (کاربران یا ماشین‌ها) بار کاری بیشتر یا کمتری دارند؟
- علل ریشه‌ای مشکلات فرآیندها چیست ؟
3- منطبق بر تغییر
با فرآیندکاوی در زمان کوتاهی تغییرات اعمال شده بر فرآیند را بررسی و مدل فرآیندی را به روز کنید. از آنجا که بررسی مدل‌های فرآیندی تنها با به روز شدن داده‌ها صورت می‌پذیرد برای بررسی تغییرات مدل‌های فرآیندی به برگزاری مجدد جلسات نیازی ندارید و خودتان به سادگی می‌توانید تغییرات را در مدل خود ایجاد کنید.
برای مثال فرض کنید تعدادی از فعالیت‌ها به مرور زمان از یکی از فرآیندهای سازمان حذف شده و یا فعالیت‌های جدیدی اضافه و یا ترتیب انجام آنها تغییر کرده است. با به روز رسانی داده‌های مربوط به این فرآیند در بازه زمانی مناسب مدل فرآیندی به سرعت شناسایی و جایگزین مدل قدیمی می‌گردد.
4-ارزیابی تاثیر تغییرات
در رویکردهای سنتی برای بررسی راهکار‌های پیشنهادی جهت بهبود فرآیندهای مدل شده نیاز به پیاده‌سازی تغییرات و بررسی آن در یک بازه زمانی مشخص وجود داشت. برای مثال اگر پس از بررسی مدل و تحلیل فرآیند به این نتیجه می‌رسیدیم که تعداد کاربران مربوط به یک فعالیت بایستی افزایش پیدا کند. بررسی تاثیر این تصمیم نیازمند پیاده‌سازی و صرف هزینه‌هایی بود. با این حال با استفاده از تکنولوژی فرآیندکاوی، به سادگی تاثیر راهکار‌های پیشنهادی بر روی فرآیندها ارزیابی می‌شوند. در واقع رویکرد “چه می‌شود اگر” در فرآیندکاوی به سوالات زیر پاسخ می‌دهد:
- آیا گلوگاه‌های شناسایی شده فرآیند با موازی نمودن فعالیت‌ها برطرف می‌شود؟
- تاثیر اختصاص منابع بیشتر به فعالیت‌هایی که زمان انتظار زیادی دارند چقدر است؟
- با حذف یک فعالیت مشخص چه مقدار زمان و هزینه برای سازمان آزاد می‌شود؟
- و…
5- گستردگی روز افزون بازار فرآیندکاوی
بر اساس گزارش MarketWatch، اندازه بازار فرآیند کاوی تخمین زده می‌شود که تا سال 2023 با نرخ رشد سالانه مرکب حدود 50.3 درصد به حدود 1.42 میلیارد دلار افزایش یابد (به MarketWatch مراجعه کنید). توسعه قدرتمند ابزار‌های فرآیندکاوی از استارتاپ‌های دانشجویی به شرکت‌های با بیش از 1000 کارمند در سال 2020 و پایگاه مشتری از بزرگترین شرکت ها مانند زیمنس، کوکاکولا، یونیلور، وودافون یا اوبر تایید کننده این موضوع است. فرآیند کاوی تقاضای بالایی دارد که توسط تبلیغات فعلی در مورد اتوماسیون و سایر اقدامات تسریع عملکرد پشتیبانی می شود.
شما نیز می توانید از قابلیت های فوق العاده فرایندکاوی بهره مند شوید. گام اول در این مسیر یادگیری است. (روی عکس کلیلک کنید)
بدون دیدگاه