چرا یک متخصص شش سیگما ناب یا هر فرد دیگری که در پروژه‌های بهینه‌سازی فرآیند مشارکت دارد باید حتما با فرآیندکاوی آشنا باشد؟ پاسخ ساده است: زیرا فرآیند کاوی به شما کمک می کند در هر مرحله از چرخه DMAIC کارآمدتر باشید.
DMAIC مخفف کلمات Define, Measure, Analyze, Improve and Control است و این چرخه معمولاً توسط متخصصان Lean Six Sigma هنگام بهبود، بهینه سازی و تثبیت فرآیندها و طراحی های کسب و کار استفاده می شود. چرخه بهبود DMAIC یک راهنمای مهم است و اغلب به عنوان ابزار اصلی مورد استفاده برای هدایت پروژه های شش سیگما از آن بهره گرفته می شود. DMAIC نه تنها به واسطه شش سیگما استفاده می شود بلکه به دلیل ماهیت کلی آن می توان به راحتی برای سایر پروژه های بهبود استفاده کرد.
از آنجایی که DMAIC بسیار محبوب و پرکاربرد است، هر روش یا تکنیکی که بتواند اثربخشی، سرعت و دقت مراحل آن را بهبود بخشد، به طور فوق‌العاده‌ای مورد استقبال قرار می‌گیرد. در این مقاله توضیح می دهیم که چگونه فرآیند کاوی می تواند اثربخشی، سرعت و دقت هر مرحله را در چرخه DMAIC بهبود بخشد.
مرحله اول: تعریف
در مرحله تعریف چرخه DMAIC، اساساً مشکلی را که می خواهیم بررسی کنیم، تعریف می کنیم. ما باید بدانیم مشکل کسب و کار دقیقاً چیست و چه مسائل مشخصی را می خواهیم حل کنیم. بر اساس درک مشترک خوب از مشکل، هدف پروژه را بیان می کنیم، محدوده و برنامه زمانی و منابع برآورد شده را تعیین می کنیم. سپس همه اینها را در سند به اصطلاح «منشور پروژه» یادداشت می کنیم.
ارزش افزوده فرآیند کاوی برای مرحله 1:
ابتدا باید آنچه را که در مورد وضعیت موجود فرآیندی که می‌خواهیم بهبود دهیم بنویسیم: این فرآیند چگونه به نظر می‌رسد؟ مشتریان داخلی و/یا خارجی چه کسانی هستند؟ آنها چه چیزی را حیاتی می‌دانند و چگونه روند فعلی فرآیند از الزامات آنها منحرف می‌شود؟ هرچه بیشتر در مورد فرآیند مورد نظر در DMAIC بدانیم، بهتر می‌توانیم تمرکز درستی را بر روی فعالیت‌های خود داشته باشیم. فرآیند کاوی این اطلاعات اضافی را به شما می دهد. فرآیند کاوی بینش مبتنی بر واقعیت را در مورد فرآیندها ارائه می دهد. فرآیند کاوی به شما یک مدل فرآیندی (همه فعالیت‌ها و مسیرهای بین آنها) می‌دهد و به شما بینشی مبتنی بر واقعیت فوری در مورد چگونگی ارتباط فعالیت‌های مختلف فرآیند و آمارهای زیادی در مورد فراوانی‌ها و مدت انجام مراحل فرآیند می‌دهد. و حتی بیشتر از آن، فرآیند کاوی فوراً جایی که گلوگاه‌ها و حلقه‌های فرآیندها هستند را آشکار می‌کند. بنابراین واضح است که در مرحله اول، جایی که حقیقت‌یابی را انجام می‌دهید، و مشخص می‌کنید که چه مشکلی باید حل شود، قابلیت‌های Process Discovery و توانایی شناسایی سریع حلقه‌ها و گلوگاه‌ها کمک بزرگی به مرحله 1 چرخه DMAIC می‌کند.
به علاوه ثابت شده است که فرآیندکاوی برای مشارکت و ایجاد انگیزه در افرادی که در فرآیند مورد نظر کار می کنند و در نهایت باید تغییرات را ایجاد کنند، موثر است. حمایت آنها پیش نیاز موفقیت است و اگر واقعاً متقاعد شوند که مشکل وجود دارد، بیشتر با آنها برخورد خواهند کرد. بینش ارائه شده توسط انیمیشن فرآیند که همراه با فرآیند کاوی ارائه می شود، برای افرادی که دانش حوزه را دارند و احساس آماری کمتری دارند، تاثیر بیشتری خواهد داشت، همانطور که در تعدادی از مطالعات موردی به خوبی نشان داده شده است.
مرحله دوم: اندازه گیری
مرحله اندازه گیری در واقع مرحله جمع آوری داده‌ای است که در آن ما نیازهای مشتری را در قالب یک شاخص عملکرد فرآیند (که قبلا به درستی تعریف شده) که در یک دوره زمانی مشخص اندازه گیری می شود، ترجمه می‌کنیم. این شاخص عملکرد فرآیند (که “Y” نیز نامیده می شود) به ما می گوید که فرآیند از دیدگاه مشتری چقدر خوب عمل می کند و تا چه حد نیازهای آنها برآورده می شود. شاخص عملکرد از مرحله اندازه گیری شده با شاخص عملکرد در پایان پروژه مقایسه می شود تا به طور عینی مشخص شود که آیا بهبود قابل توجهی انجام شده است یا خیر.
ارزش افزوده فرآیند کاوی برای مرحله 2، اندازه گیری:
داده های خوب در قلب فرآیند DMAIC قرار دارد و برای اینکه بتوانیم شکاف بین عملکرد فعلی و عملکرد مورد نیاز را شناسایی کنیم، باید داده های با کیفیت بالا را در مورد عملکرد فرآیند جمع آوری کنیم. قابلیت‌های آماری در ابزارهای فرآیند کاوی مانند ما را قادر می‌سازد زمانی که فرآیند Y(های) را فرموله می‌کنیم (ممکن است بیش از یک خروجی وجود داشته باشد) در فاز 2 چرخه DMAIC دقیق‌تر باشیم. ما،متخصصین فرآیند، به تحلیلگران ناب (Lean) با انواع ویژگی‌های فرآیندی مانند میانه/میانگین/مدت کل فعالیت‌های فرآیند، فراوانی رویدادهایی که رخ می‌دهند، تعداد مراحل در هر مورد و بسیاری موارد دیگر کمک می‌کنیم. با کمک فرآیند کاوی، «گام اندازه گیری» دیگر یک تلاش خسته کننده از ابتدا نیست، بلکه یک جستجوی
کارآمد در اطلاعاتی است که از قبل در دسترس است.
مرحله سوم: تجزیه و تحلیل
در مرحله تجزیه و تحلیل ما سعی می کنیم علت اصلی مشکل را شناسایی، تایید و انتخاب کنیم تا بتوانیم آن را از بین ببریم. تعدادی از علل بالقوه مشکل (که ورودی‌های فرآیند یا “X” نیز نامیده می‌شوند) از طریق تکنیک‌های مختلف مانند تحلیل علت ریشه‌ای و نقشه‌برداری فرآیند شناسایی می‌شوند و پس از آن برای تجزیه و تحلیل بیشتر اولویت‌بندی می‌شوند. داده‌ها برای درک میزان سهم هر علت ریشه‌ای، X، در شاخص عملکرد فرآیند، Y تجزیه و تحلیل می‌شوند. آزمایش‌های آماری با استفاده از مقادیر value-p با هیستوگرام، نمودارهای پارتو، و نمودارهای خطی اغلب برای انجام این کار استفاده می‌شوند.
ارزش افزوده فرآیند کاوی برای مرحله 3، تجزیه و تحلیل:
برای اینکه بتوانیم یک تجزیه و تحلیل خوب انجام دهیم، اغلب نقشه‌های فرآیندی دقیق ایجاد می‌شوند تا به مشخص کردن عللی ریشه‌ای مشکلات در فرآیند و آنچه ممکن است رخ دهد کمک کند. فرآیند کاوی نقشه های فرآیند مورد نیاز را در سطح بی سابقه ای از جزئیات (همه واریانت‌ها، همه فعالیت ها و همه مسیرهای موجود) به تحلیلگر می دهد. نقشه‌های فرآیندی به‌طور خودکار توسط نرم‌افزار فرآیند کاوی تولید می‌شوند و بسته به اطلاعات فرآیندی که توسط نرم‌افزاری که برای پشتیبانی از فرآیند
کسب‌وکار استفاده می‌شود، ذخیره می‌شود، می‌توان دیدگاه‌های مختلفی را در مورد فرآیند ایجاد کرد (نمای مشتری، نمای واحد، نمای موردی). ، و غیره.).
گام چهارم: بهبود
در مرحله بهبود، حل مسئله را شروع می کنیم. ما یک راه حل بالقوه برای مشکل خود پیدا می کنیم و سپس آن را اجرا و آزمایش می کنیم. این بخشی است که ذهن خلاق را به حرکت در می آورد. اغلب با استفاده از تکنیک‌های طوفان فکری، سعی می‌کنیم راه‌حل‌های خلاقانه‌ای برای رفع مشکلات فرآیند پیدا کنیم و از تکرار آنها جلوگیری کنیم. در اینجا چرخه دیگری وارد می شود، چرخه Plan-Do-Check-Act (PDCA). پس از ایجاد یک برنامه پیاده سازی دقیق، به آخرین بخش از مرحله بهبود یعنی گسترش بهبودها می‌رسیم
ارزش افزوده فرآیند کاوی برای مرحله 4، بهبود:
بهبود فرآیند باید یک فعالیت بسیار مفید باشد. نکته این است که پیشرفت ها همیشه آنطور که ما می خواهیم قابل مشاهده نیستند. اینجاست که کارشناسان فرآیندکاوی به تیم Lean Six Sigma کمک می‌کنند. با فرآیند کاوی، ما نه تنها پیشرفت ها را قابل مشاهده می کنیم، بلکه آنها را قابل اندازه گیری نیز می کنیم. شما اثر تغییری را که در مقابل چشمانتان اعمال شد، میبینید.
گام پنجم: کنترل
هدف از این مرحله حفظ دستاوردها است. بهبودها را برای اطمینان از موفقیت مستمر و پایدار نظارت کنید. یک برنامه کنترل ایجاد کنید. اسناد، فرآیند کسب و کار و سوابق آموزشی را در صورت نیاز به روز کنید. ما توصیه می کنیم که دستورالعمل گام به گامی تهیه کنید که به شما کمک کند نظارت بر روند را ادامه دهید و رفتار روندها را به طور منظم تجزیه و تحلیل کنید. در کنار این دستورالعمل، برای هر یک از اقداماتی که تحت نظارت هستند، در صورتی که فرآیند ناهنجاری‌ها را نشان دهد، یک طرح پاسخ ایجاد کنید.
ارزش افزوده فرآیند کاوی برای مرحله 5، کنترل:
فرآیند کاوی می‌تواند به شما تجزیه و تحلیل را به صورت دوره ای ارائه دهد (یک بار در سال، هر سه ماه یک بار، بسته به نیاز مشتری). شما یک گزارش شخصی در مورد عملکرد فرآیند خود دریافت می کنید که می تواند برای گزارش های کسب و کار، SLA یا انطباق و تجزیه و تحلیل روند استفاده شود.
بدون دیدگاه