فرآیندکاوی برای بهبود فرآیند (قسمت 1)

فرآیندکاوی برای بهبود فرآیند

در بیش از 30 سال کار در مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و بهبود فرآیند، عوامل شناسایی شده رایج ناکارآمدی عملیاتی در سازمان‌های بزرگ عبارتنداز عدم توجه به فرآیندهای «وضع موجود» و فقدان ابزار مناسب برای درک کامل آنها اینجاست که فرآیندکاوی وارد می‌شود.
با درک داده‌های گرفته شده از سیستم‌های اطلاعاتی سازمان، نرم‌افزار فرآیندکاوی تصویری کامل و مبتنی برواقعیت از عملکرد فرآیندهای و گلوگاه‌ها، ارائه می‌دهد.
و اقداماتی را که باید برای رفع مشکلات فرآیند قبل از وقوع آنها انجام دهید، پیشنهاد می‌دهد

در این مقاله چهار موضوع مرتبط در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار مورد بحث قرار خواهد گرفت:
چرخه دمینگ (PDCA)، چرخه حیات BPM، ذینفعان فرآیندکاوی، و KPIهای بهبود فرآیند، و اینکه چگونه فرآیند کاوی ابزاری عالی برای پشتیبانی از این موارد است.

1. تغییر را از طریق چرخه دمینگ – PDCA اجرا کنید

چرخه دمینگ :

PDCA یکی از روش‌های مورد محبوب برای اجرای تغییر در هر سازمانی است. PDCA مخفف عبارت Plan – Do – Check – Act است.

طرح (Plan) برای بهبود فرآیند:

بمنظور بهبود کسب‌و کار خود، ابتدا باید عملیات کسب‌و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید و مشکلاتی را که عملکرد شما را محدود می‌کند شناسایی کنید.
همه سازمان‌ها در جهان چالش‌هایی دارند یا در درون عملیات خود و یا ناشی از محیط خود.
از منظر داخلی، یکی از برجسته‌ترین چالش‌هایی که سازمان‌ها در حال حاضر با آن روبرو هستند، دیجیتالی‌سازی است – استفاده از پلتفرم‌های دیجیتال برای کارآمدتر کردن فرآیندهایشان.
همه سازمان‌ها باید به سرعت واکنش نشان دهند تا خطرات را به حداقل برسانند و کسب‌وکار خود را در بحران همه‌گیری کنونی فعال نگه دارند.

پس از شناسایی موفقیت آمیز مسائل سازمان خود، باید علل اصلی آنها را شناسایی کنید – چه چیزی باعث این مشکلات می شود.
بر اساس این تجزیه و تحلیل ها، پس از آن بهبود را برنامه ریزی می کنید.
این گام ثابت می‌کند که نرم‌افزار فرآیند کاوی ابزاری قدرتمندی است، زیرا می‌تواند به سرعت فرآیندهای وضع موجود، ناکارآمدی‌های آن‌ها و علل ریشه‌ای مشکلات را بر اساس داده‌های شما کشف کند.
پس از اجرای فرآیند کاوی، به سرعت یکتصویر  اشعه ایکس کامل از فرآیندها بر اساس سیستم هایی که قبلاً استفاده می کنید دریافت خواهید کرد.
بر اساس این داده های مبتنی بر واقعیت، قدرت تصمیم گیری های ارزشمند و ضروری را به دست خواهید آورد

انجام دادن (Do):

این قسمت خارج از فرآیند کاوی اتفاق می افتد.
پس از اینکه فرآیندکاوی به شما درک عمیقی از فرآیندها، مشکلات و علل ریشه‌ای شما داد، ایده خوبی در مورد آنچه باید تغییر دهید خواهید داشت.
سپس نتیجه تغییر توسعه عملیاتی در داده‌های سیستم تراکنش شما، مانند ERP، CRM و سیستم‌های مالی قابل مشاهده خواهد بود.

بررسی (Check) :

اکنون نتایجی را که تغییرات شما به همراه می‌آورد بررسی می‌کنید و می‌بینید که چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی موثر نیست.
فرآیند کاوی می‌تواند این تغییرات را در فرآیندهای سر به سر انتخاب کند و به نظارت بر آن‌ها ادامه دهد، برخلاف تحلیل‌های سنتی، که به صورت کدهای سخت هستند و تغییرات جدید در عملیات شما به سختی قابل ایجاد است.
فرآیند‌کاوی به شما کمک می‌کند تا بررسی کنید که آیا تغییرات مطابق با هدف کار می‌کنند و آیا ارزشی به فرآیند شما اضافه شده است. این مرحله به عنوان پلی بین دو بخش Do و Act عمل می‌کند.

عمل (Act) برای بهبود فرآیند:

اگر تغییراتی که در مرحله Do انجام دادید با موفقیت انجام شد، سپس راه حل را برای کسب و کار خود استاندارد خواهید کرد.
ضروری است که مطمئن شوید راه حل اجرا شده، استاندارد شده است، مورد استفاده قرار می گیرد و همچنان در خدمت باقی می ماند.
به عبارت دیگر، شما باید به طور مداوم بر فرآیندهای خود نظارت داشته باشید تا به مشکلات آینده واکنش نشان دهید.

فرآیندکاوی برای نظارت بر کل فرآیند سر به سر استفاده می‌شود، اطمینان حاصل می‌شود که شناسایی اساسی ترین مشکلات جدید که عملکرد را محدود می کند، انجام می شود.

نکات:

• یک قانون سرانگشتی خوب، اجرای تغییرات در مقیاس کوچک در مرحله Do، سپس استانداردسازی یا افزایش مقیاس آن در مرحله Act است.
• از دیدگاه مدیریت فرآیند، فرآیند کاوی در مراحل Plan، Check و Act بیشترین استفاده را دارد.
• به یاد داشته باشید که نتایج تجزیه و تحلیل فرآیند کاوی را از مرحله Plan به تیم اجرای تغییر Do ، مانند تیم RPA/Process Automation بدهید.