اجرای پروژه فرآیندکاوی در شرکت فجر انرژی

فرآیند تدارکات شرکت فجر در سه سطح معاملاتی  جز ، متوسط و عمده  برای 99 گروه اقلام کالایی برای پروژه فرآیندکاوی به تیم پراسس آنالیست پیشنهاد شد. مهمترین چالش فرآیند تدارکات زمانبر بودن این فرآیند بود که بعد از بررسی های فراوان علت مشخصی برای آن مشخص نبود و مدیران از طولانی شدن فرآیند گله مند بودند با اینکه از سال 97 فرآیند تحت یک سیستم اطلاعاتی جدید به روز رسانی شده و یک سیستم اطلاعاتی از این فرآیند پشتیبانی می کرد با اینحال کارشناسان و خبرگان برای طولانی بودن فرضیاتی داشتند که قابل صحت سنجی نبود و بر ذهنیت آن ها متکی بود

برای نمونه بالای 50 درصد فرآیندهای خرید  بیشتر از زمان مورد انتظار طول (200 روز) می کشید به دلیل داشتن داده های ثبت شده روش کمی برای تحلیل و بهبود فرآیند انتخاب شدکه  از میان تمامی روش های کمی فرآیندکاوی به عنوان یک تحلیل داده محور بهترین ابزار برای این کار است.

پروژه با گرفتن گزارش رویداد (داده های ثبت شده در سیستم اطلاعاتی) تدارکات به صورت تعاملی بین تیم تحلیلگر پراسس آنالیست ، صاحب فرآیند و تیم آی تی آغاز شد با جلسات مختلف بین کارشناسان مذکور و تیم پراسس آنالیست داده مورد نظر برای شروع فاز تحلیل آماده شد.

پس از آن شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مورد نظر مدیریت مانند زمان اجرای کامل فرآیند. وضعیت فرآیند پس از استقرار سامانه جدید و تاثیر استراتژی های مختلف برای بهبود فرآیند تحلیل و بررسی شد.

هدف اصلی پیدا کردن دلایل تاخیر فرآِیند بود که ریشه های اصلی این عارضه ها شناسایی و اثر گذاری هرکدام بر کیفیت زمان اجرای فرآِیند مورد نظر قرار گرفت.

یکی از اثرات منفی طولانی شدن فرآیند در شرایط نا بهسامانی نرخ ارز چند برابر شدن قیمت گروه قابل توجهی از کالاها نسبت به قیمت استعلام گرفته شده بود. این موضوع اهمیت کاهش زمان فرآیند تدارکات را بیش از پیش نمایان می کرد.

تحلیل ها و عارضه یابی های صورت گرفته توسط تیم متخصص پراسس آنالیست با دو ابزار Disco   و PMTK انجام شد و در نهایت با شناساسیی گلوگاه ها و انحرافات فرآیند راهکارهای عملی جهت برطرف نمودن آنها پیشنهاد شد.

یکی از مزایای پروژه مورد نظر استفاده از خدمت «فرآیندکاوی بدون هزینه نرم افزار» بود که با موفقیت توسط شرکت فجر انرژی مورد استفاده قرار گرفت. در واقع در این خدمت تیم پراسس آنالیست با در اختیار داشتن ابزارهای فرآیندکاوی متفاوت و تسلط بر آن به سازمان ها پیشنهاد می‌نماید که بدون خرید ابزار فرآیندکاوی از دستاوردها و مزایای فرآیندکاوی در تحلیل و بهبود فرآیندهای خود بهره مند شوند.