نرم افزار BPMS(سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار) دقیقاً چیست؟

نرم افزار BPMS یا سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار:

سیستم های اطلاعاتی فرآیند آگاه: سیستم های مدیریت کسب و کار (BPMS) ها می باشند. انواع دیگر سیستم های فرآیند آگاه ارتباط با مشتری (CRM)، برنامه ریزی منابع انسانی (ERP)، می باشند.

ویژگی اصلی BPMSها این است که برای هماهنگ کردن فرآیند از توصیف واضحی از فرآیندهای کسب و کار در قالب مدل فرآیندی، استفاده می شود.

هدف نرم افزار BPMS هماهنگ نمودن فرآیند مکانیزه کسب و کار است. بطوریکه همه ی کارهادر زمان درست و به وسیله ی منابع درست انجام شود.

BPMSها به نوعی شبیه سیستم های مدیریت پایگاه داده (DBMS)ها هستند.

قبل از بوجود آمدن BPMSها ابزارهای زیادی وجود داشتند که تمرکز اصلی آن بر مکانیزه کردن فرآیند بود، اما به هوشمندی فرآیند توجهی نداشتند و پشتیبانی اندکی از مدلسازی فرآیند داشتند. این ابزارها، سیستم های مدیریت گردش کار (WFMS)ها نام داشتند.

با گذشت زمان بسیاری از این ابزارها تکامل یافته و به BPMSها گرایش پیدا کردند. بعلاوه ابزارهای مستقلی وجود دارند که یکی از ویژگی های نرم افزار BPMS را تحت پوشش قرار می دهند، مانند ابزارهای مدلسازی فرآیند، ابزارهای شبیه سازی فرآیند و ابزارهای تحلیل فرآیند. همه ی این ابزارها برای بخش های مختلف چرخه عمر BPM ارزش ایجاد می کنند ولیکن در مکانیزه کردن فرآیند نقشی ندارند.

شکل زیر معماری نرم افزار BPMS را نشان می دهد.

   معماری یک BPMS:

• موتور اجرا: موتور اجرا قلب نرم افزار BPMS است. موتور کارکردهای مختلفی دارد:
• توانایی ایجاد نمونه های قابل اجرا (که به آن CASE هم گفته می شود.)
• توانایی توزیع کار بین مجریان فرآیند به نمظور اجرای فرایند از آغاز تا پایان.
• توانایی ذخیره و بازیابی داده های مورد نیاز برای اجرای فرآیند و محول کردن (به صورت خودکار) فعالیت ها به سایر نرم افزارهای سازمان

به صورت کلی موتور اجرا دائماً پیشرفت کار موارد مختلف را پایش می کندو انجام فعالیت های بعدی را هماهنگ می کند. موتور اجرا به طور مشخص با بقیه اجزا در تعامل است.

• ابزار مدلسازی فرآیند
• امکان ایجاد و ویرایش مدل های فرآیند
• امکان یادداشت گذاری
• امکان یادداشت گذاری روی مدل فرآیند و مشخص نمودن داده های ورودی و خروجی، مجریان، قواعد کاری مربوطه یا سنجه های عملکردفعالیت یا فرآیند.

• نمایشگر لیست کارها

جزئی از نرم افزار BPMS که از طریق آن به مجریان فرآیند

• کار ارجاع می شود
• مجریان به انجام کار متعهد می شوند

نمایشگر لیست یک موتور اجرایی است که موعد انجام آیتم کاری را پیگیری می کند و آن را در لیست هریک از مجریان فرآیند قرار می دهد. نمایشگر لیست استاندارد مشابه صندوق ورودی ایمیل مربوط به یک کاربر ایمیل است.

Check out: هنگامی که مجری یکی از عناوین فعالیت را از از لیست کاری خود انتخاب و شروع می کند که طی آن فرم الکترونیکی مربوط به آن روی صفح نمایش در می آید.

Check in: ورود داده در فرم و ارسال سیگنال خاتمه به موتور اجرا

• سرویس خارجی: در صورتی که اجرای فرآیند با سایر نرم افزارها ارتباط وجود داشته باشد، از سرویس خارجی استفاده می گردد. به عنوان مثال می توان از نرم افزار خارجی برای ارزیابی اعتبار مشتری استفاده نمود. موتور اجرا سرویس مورد نظر را با اطلاعات لازم فراهم می کند و سرویس نتیجه را به همراه سیگنالی که اعلام می کند به موتور باز می گرداند.
• ابزارهای مدیریت و نظارت: ابزارهای لازم برایمدیریت همه ی مسائل عملیاتی یک نرم افزار BPMS هستند. به عنوان مثال حذف آیتن های منقضی شده از سیستم و یا جلوگیری از تخصیص کار به فردی که حضور ندارد. همچنین می توان از این ابزار جهت نظارت بر عملکرد فرآیندهای کسب و کار استفاده نمود. این ابزار می تواند داده هایی مانندمتوسط زمان گردش کار را محاسبه نماید.

نرم افزار BPMS ها می توانند اجرای گام به گام یک مدل فرآیند را ثبت نمایند. رویدادهای مربوط به اجرا ذخیره می گردد و به شکل لاگ اجرا ارسال می شوند.

            مدل مرجع WFMC

انجمن مدیریت گردش کار WfMC یک سازمان استانداردسازی است که شامل فروشندگان نرم افزار BPMS و کاربران و محققان می باشد که هدف آن دستیابی به استانداردهای عمومی پذیرفته شده برای اصلاحات و رابط کاربری برای اجزای یک نرم افزار BPMS است.

مدل WFMC در دنیای اتوماسیون فرآیند به خوبی شناخته شده است.

مدل مرجع اصلی شامل شش جز است که شبیه اجزای معماری نرم افزار BPMS است.

این اجزا عبارتند از: موتور گردش کار – ابزار مدلسازی فرآیند – مدیریت و ابزارهای نظارت – نمایشگر عناوین کاری – برنامه های کاربردی خارجی و نرم افزار BPMS های خارجی.

در مدل مرجع تعامل بین این اجزا از طریق رابطهای کاربری صورت می گیرد.

رابط های مشترک WfMC با BPMS

• رابط مربوط به تعامل بین موتور و ابزار مدلسازی فرآیند
• رابط مربوز به تعامل بین موتور و نمایشگر لیست کارها
• رابط مربوط به تعامل بین موتور و ابزارهای مدیریت نظارت

   انواع نرم افزار BPMS ها

طبقه بندی BPMSها با استفاده از دو محور میزان پشتیبانی و جهت گیری در فرآیند یا داده صورت می گیرد.

بر این اساس چهار نوع سیستم: گروهی – گردش کار تک کاره – گردش کاری تولید و سیستم و مدیریت پرونده خواهیم داشت.

• سیستم های گروهی: دو اصل اساسی این سیستم ها این است که کاربر به راحتی می تواند اسناد و اطلاعات را به اشتراک گذارد و به طور مستقیم با دیگر کاربران ارتباط برقرارکند. این سیستم ها معمولا بخاطر انعطاف بالا محبوب هستند ولیکن نمی توانند به طور کامل با دیگر کاربران ارتباط برقرار کنند
• سیستم های گردش کار تک کاره: یک نرم افزار BPMS تک کاره اجازه ایجاد و اصلاح فرآیندهای در حال اجرا را می دهد.
• سیستم های گردش کاری تولید: آشناترین نوع BPMSها که کاربر بر اساس توصیف دقیق فرآیندها که در مدل فرآیندی ثبت شده، آن را به جریان می اندازد.
• سیستم های مدیریت پرونده: در یک سیستم مدیریت پرونده، مشخصات کامل و دقیق فرآیند کسب و کار، مبنای کار نیست و مدل فرآیند به صورت کلی و متعارف ترسیم می گردد و معمولاً از جزئیات دقیق پرونده آگاه هستیم.

مزایای استقرار BPMS

مزایای استقرار نرم افزار BPMS به چهار دسته تقسیم بندی می شوند:

کاهش حجم کار – سیستم یکپارچه منعطف – شفافیت اجرا – اجرای قوانین

کاهش حجم کار: BPMSها بخشی از کار که در نبود سیستم، توسط افراد انجام می شود را به عهده میگیرند. رایج ترین آنها مسئولیت حمل و نقل خودکار که در سازمان میتنی بر کاغذ می باشد را بر عهده می گیرند. برخی از جابجایی ها توسط مجریان، یک روز کاری وقت می گیرند. در صورت بکارگیری نرم افزار BPMS این تاخیرها کاملا ریشه کن خواهند شد.

در برخی مواقع با فراخوانی برنامه های کاربردی کاملاً خودکار، نرم افزار BPMS کل فرآیند را پوشش می دهد که در چنین مواردی منظور straight-through-processing می باشد. Stp

BPMSها با استفاده از مدل فرایندی فعالیتهایی که باید انجام شوند و توالی آنها را مشخص می کنند، بنابراین این قابلیت موجب صرفه جویی زمان برای شخصی که برنامه ریزی را انجام می دهد، خواهد شد.

در یک سازمان مبتنی بر کاغذ زمان تحویل کار، کاملاً غیر واقعی است. به عنوان مثال به تعویق افتادن کار در ایستگاه کاری که بیشترین زمان را می برد بیشتر می باشد. BPMSها وضعیت تمام آیتم های کاری را اعلام می کند و اقداماتی برای اطمینان از پیشرفت کارها انجام می دهد.

یکپارچه سازی سیستم به صورت منعطف:

در مقایسه با برنامه های کاربردی کدمحور، BPMSها بسیار منعطف می باشند.

شفافیت اجرا: مدیریت دقیق بر کارهایی که زمان انجام آن رسیده و نظارت فعالانه و ثبت اینکه کدام کارها با چه منابعی کامل شده اند.

این اطلاعات به دو دسته تقسیم بندی می شوند:

• اطلاعات عملیاتی مربوط به پرونده های جاری و در حال اجرا
• اطلاعات موجود که مربوط به پرونده های اتمام یافته

همچنین این ویژگی اطلاعات و داده های مورد نیاز جهت تحلیل فرآیند را در اختیار تحلیلگر قرار می دهد.

منطقی است قبل از اجرای نرم افزار BPMS در سازمان اطلاعات و فضایی که میخواهیم در آن بازیابی اطلاعات را انجام دهیم مشخص نماییم. به همین دلیل معمولا پیاده سازی نرم افزار BPMS با پیاده سازی DBMS ها همزمان انجام می شود.

شفافیت:

پیاده سازی نرم افزار BPMS کمک می کند که بفهمیم آیا فرآیند به همان شیوه ای که طراحی شده انجام می شود یا خیر؟

قوانین:

نرم افزار BPMS یک چارچوب حفاظتی است که توسط آن فرآیندهای کسب و کار را به صورت از پیش تعریف شده اجرا می شوند.

چالش های استقرار یک BPMS:

• چالش فنی: نرم افزار BPMS می تواند انواع مختلف سیستم های اطلاعاتی را پشتیبانی و یکپارچه نماید. چالش این است که بسیاری از برنامه های کاربردی احتمال چنین هماهنگی را در نظر نگرفته اند. مانند برنامه های کاربردی تحت mainframeها که در بانک ها و شرکت های بیمه وجود دارند.

تکنیک برای ایجاد تعامل با چنین سیستم های قدیمی برداشتن صفحه (Screen Scraping) است. در نتیجه تعامل بین نرم افزار BPMS و Mainframe در سطح رابط کاربری صورت می گیرد.

چنین راهکارهایی یکپارچه سازی سطح پایینی را ایجاد کرده و انعطاف پذیری کل را تحت تاثیر قرار می دهد.

• فقدان آگاهی سیستم های سنتی از فرآیندها
• چالش های سازمانی:

برقرار نمودن توازن بین منافع ذینفعان. زیرا اهداف عملکردی متضادی را با هم دنبال می کنند و بر سر استفاده از منابع با هم رقابت دارند.

پویایی سازمان ها: تغییر در رویه ها، افراد، حذف یا ترکیب بخش ها

ترس کارکنان از ثبت وقایع توسط BPMSها و یا اینکه وظایف آنها مکانیزه گردد.

رویکرد ترسیم فرایندها به نحوی که برای مکانیزاسیون مناسب باشد با زمانی که مدلسازیبا هدف ایجاد زبان مشترک بین کاربران و تحلیل فرآیند انجام میشود کاملاً متفاوت است.در واقع در این حالت، مدلهای فرایند کسبوکار لزوماً دقیق نیستند و بنابراین ممکن است ابهاماتی داشته باشند. برعکس مدلهای فرآیند اجرایی باید به گونهای دقیق باشند تا توسط

BPMSتفسیر شوند.

روش 5 مرحله ای برای تبدیل یک مدل فرآیند کسب و کار به یک نسخه اجرایی:

.1 مرزهای اتوماسیون را شناسایی کنید.

2 . وظایف دستی را بررسی کنید.

3 . مدل فرآیند را ترسیم کنید.

4 . مدل فرآیند را تا سطح قابل قبول تقسیم بندی کنید.

5 . مشخصه های اجرا را مشخص کنید.

سطح مناسب ریز کردن فرآیند

اگر برای انجام یک فعالیت بیش از یک منبع نیاز باشد، آن فعالیت بیش از حد بزرگ است. بنابراین باید آن را به وظایف ریزتر تقسیم کرد که بتوان هر وظیفه را به یک منبع اختصاص داد. به عنوان مثال ممکن است یک فعالیت توسط دو نفر مختلف حتی با نقش های مشابه انجام شود که باید آن فعالیتها را جداگانه در نظر گرفت.

تعیین مشخصه های اجرا:

شناسایی input object و اطلاعات تولید شدهتوسط این سرویس. این جزئیات بطور خاص عبارتند از:

• متغیرهای فرایند، پیام ها، سیگنالها و خطاها
• متغیرهای وظایف، رویدادها و ارتباط آنها با متغیرهای فرآیند
• جزئیات سرویس برای وظایف از نوع سرویس ارسال و دریافت
• رویدادهای پیام و سیگنال
• ریزکدها برای وظایف script
• جریان و وظایف کاربر
• وظایف، رویدادها و عبارات جریان توالی
• مشخصه های خاص BPMS: این مشخصه ها نمود گرافیکی ندارند و به صورت متنی با فرمت XML برای تبادل بین ابزارها در مدل BPMN در نظر گرفته شده اندو ورودی موتور اجرایی BPMN است. رابطهای بصری برای ویرایش بسیاری از این مشخصه های غیر گرافیکی را فراهم می کنند بنابراین در اغلب موارد نیازی به نوشتن XML ندارید.

            وظایف script

برای وظایف script باید قطعه ای از کد را که توسط نرم افزار BPMS اجرا شود را ارایه دهیم. این کد را می توان توسط یک زبان برنامه نویسی که که بسته به نوع نرم افزار BPMS متفاوت می باشد نوشت.

وظایف کاربر:

مشخص نمودن مجریان فرایند که می توان وظایف کاربر را به آنها تخصیص داد که در BPMN مالکان بالقوه نامیده می شوند.

تقسیم بندی BPMSها

می توان BPMSها به سه دسته تقسیم نمود:

• Pure bpms: از ابتدا برای پشتیبانی از bpmn طراحی شده اند مثل camunda-activiti
• Adapted bpmn: از پوسته bpmn استفاده می کنند اما برای اجرای مدل فرایند بصورت داخلی مستقل هستند مثل bonita-bizagi
• Non bpmn: دست ای از bpmsها که از زبان و معان خاص خود استفاده می کنند مثل yawl-percepective

برای آشنایی بیشتر با «مدیریت فرایندهای کسب و کار» اینجا کلیک کنید.