سیستم های اتوماسیون گردش کار ( از WFMSs  تا BPMSs )

مدیریت گردش کار چیست؟

مدیریت گردش کار فرآیند ایجاد و بهینه سازی گردش کار برای افزایش هماهنگی و کارایی تیم شما است.

اما گردش کار چیست؟

گردش کار به مجموعه فعالیت هایی گفته می شود که شما برای رسیدن به یک هدف یا نتیجه خاص انجام می دهید.

به عنوان مثال ، روند استخدام کارمندان جدید در Runway Magazine یک روند کاری است. این گردش کار شامل فعالیت هایی مانند ایجاد شرح شغل ، استعداد تأمین منابع ، غربالگری متقاضیان و غیره است.

هدف استخدام کارمندانی است که معیارهای میراندا و تیم او را برآورده می کنند!

WfMS به کاربر این امکان را می دهد تا گردش های مختلف کار را برای انواع مختلف مشاغل یا فرآیندها تعریف کند. به عنوان مثال ، در یک محیط تولید ، یک سند طراحی ممکن است به طور خودکار از طراح به یک مدیر فنی تا مهندس تولید هدایت شود. در هر مرحله از گردش کار ، یک فرد یا گروه مسئول یک کار خاص است. پس از اتمام کار ، WfMS اطمینان حاصل می کند که افراد مسئول کار بعدی مطلع شده و داده های مورد نیاز برای اجرای مرحله خود را دریافت می کنند.

گردش کار همچنین می تواند وابستگی های پیچیده تری داشته باشد. به عنوان مثال اگر یک سند به چندین زبان ترجمه شود ، یک مدیر ترجمه می تواند زبانها را انتخاب کند و سپس هر انتخاب به عنوان فرم سفارش کار برای یک مترجم دیگر فعال می شود. فقط هنگامی که همه مترجمان وظایف مربوطه خود را به پایان رساندند ، وظیفه بعدی فرآیند فعال می شود. این مدیریت فرایند از سطح بالا به سطح پایین است.

WfMS همچنین کارهای اضافی را خودکار کرده و از پیگیری کارهای ناقص اطمینان حاصل می کند. یک استاندارد کلیدی که با کارهای انسانی در گردش کار سرو کار دارد استاندارد WS-BPEL4People توسط استاندارد استاندارد OASIS است.

WfMS علاوه بر جایگزینی انتقال سفارشات کاغذی ، ممکن است فرایندهای خودکار را کنترل کند.

به عنوان مثال ، اگر اسناد طراحی فوق اکنون به عنوان اتوکد در دسترس هستند اما گردش کار آنها را به عنوان کتیا ایجاب می کند ، یک فرآیند خودکار قبل از اطلاع به فرد مسئول کار بعدی ، تبدیل را اجرا می کند. این مفهوم ادغام برنامه های سازمانی است.

WfMS همچنین در محیط های IT توزیع شده مانند محاسبات شبکه ای یا رایانش ابری ظاهر می شود. هدف این سیستم ها مدیریت اجرای فرآیندهای مختلفی است که ممکن است به همان برنامه تعلق داشته باشند در حالیکه در بسیاری از موارد از آنها به عنوان وسیله ای برای تضمین کیفیت ارائه شده خدمات (QoS) استفاده می شوند.

WfMS همچنین ممکن است با استفاده از زیرساخت های سازمانی موجود مانند Microsoft Outlook یا Office 365 بهبود یابد .

اجزا یا زیر سیستم های WfMS را می توان در دسته های زیر دسته بندی کرد:

1.سیستم مسیریابی

این عملکرد اساسی WfMS است. این امر منجر به مسیریابی جریان اطلاعات یا جریان سند می شود ، و اطلاعات را از یک مورد کار به مورد دیگر منتقل می کند. این ویژگی به شرایط استثنایی پاسخ نخواهد داد.

2. سیستم توزیع (cox)

این عملکرد یک توسعه است. این شرایط استثنایی را تشخیص می دهد و اطلاعات را به موقعیت های کاری تعیین شده منتقل می کند. با یک انتساب پویا ، می تواند وظایف جدیدی را به موقعیت های کم کار اختصاص دهد تا به یک تداوم یا تعادل بار کاری در گردش کار دست یابد.

سیستم هماهنگی (سرپرست)

این عملکرد فعالیت های همزمان را برای جلوگیری از درگیری منابع یا تعارضات اولویت بندی هماهنگ می کند.

سیستم عامل (کارگر)

این عملکرد به طور خودکار پا را انجام می دهد. این کار نمونه هایی را که نیاز به تصمیم گیری ندارند کاهش می دهد.

3. سیستم دستیار (متخصص)

این ویژگی ویژگی های قبلی را به یک نمونه تنظیم فرآیند و پیشنهاداتی برای اقدامات بعدی گسترش می دهد. اصول اولیه روش های هوش مصنوعی است.

پیشنهاد می شود نگاهی به مقاله « نرم افزار BPMS دقیقاً چیست؟ » بیاندازید.

توسعه سیستم های مدیریت گردش کار (WfMSs) برای مدیریت موثر و کارآمد گردش کار در زیرساخت های مناطق وسیع در سالهای اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته است. WfMS های موجود ابزاری را فراهم می کنند که ترکیب جریان کار و اقدامات تصویب را ساده می کند ، در حالی که آنها از اجرای کارهای پیچیده روی منابع محاسباتی از راه دور معمولاً از طریق تماس با سرویس های وب (WS) پشتیبانی می کند .

سیستم های مدیریت گردش کار (WfMSs) مبتنی بر فناوری عامل می توانند با داشتن فضای انعطاف پذیرتر و بازتر ، از شرایط اکثر سیستم های دیگر بهتر با اکثر سیستم ها کنار بیایند.

سیستم های مدیریت گردش کار (WfMS) نوعی میان افزار است که امکان اجرای فرایندهای خودکار تجاری را فراهم می کند. کاربران برای ساخت سیستم های نرم افزاری انعطاف پذیر و به راحتی قابل نگهداری به WfMS اعتماد می کنند. با استاندارد هایی مانند زبان اجرای فرآیند کسب و کار وب خدمات 2.0 یا مدل فرآیند کسب و کار و نماد 2.0 ، تلاش قابل توجهی برای استاندارد سازی زبانها برای اجرای فرآیندهای تجاری انجام شده است. هدف از استاندارد سازی جلوگیری از قفل شدن فروشندگان و امکان استفاده کاربران WfMS برای مقایسه سیستم های مختلف است. واقعیت این است که ، علی رغم تلاش های استاندارد سازی ، ابتکارات تحقیقاتی مختلف مستقل نشان می دهد که مقایسه عینی WfMS ها همچنان چالش برانگیز است. در نتیجه ، کاربران WfMS هنگام ارزیابی و استفاده از این سیستم ها احتمالاً انتظارات برآورده نشده را کشف می کنند.

پس از دوره تکامل BPR پیشرفت مهمی در زمینه فناوری به وقوع پیوست. انواع مختلف سیستم های IT جهت سیستم های گردش کار ( WFMSs ) ها به وجود آمد

این سیستم ها اطلاعات مربوط به کسب و کار شرکت را به شکل سازگار ذخیره می­نمایند. بطوریکه تمام ذینفعان که نیاز به دسترسی این داده­ها دارند می­توانند چنین دسترسی داشته باشند

از سوی دیگر WFMS ها سیستم­هایی هستند که کار بین بازیگران مختلف فرایند بر اساس مدل­های فرایندی توزیع می­کنند و باعث سهولت در ایجاد تغییر در فرایندها می­شود

WFMSs ها عمدتاٌ به مسیریابی بین مجریان فرایند می­پردازد

به مرور زمان با پیچیده تر شدن و یکپارچگی با دیگر سیستم­ها، به عنوان سیستم­های مدیریت فرایند کسب و کار BPMS ها شناخته شدند.

برای آشنایی بیشتر با «مدیریت فرایندهای کسب و کار» اینجا کلیک کنید.