کشف فرایند ها چیست و چگونه انجام می شود؟

تنظیمات کشف فرایند

“ کشف فرایند”، عمل جمع آوری اطلاعات درباره فرایند موجود و سازماندهی آن به عنوان مدل فرایند AS-IS تعریف میشود. این تعریف بر جمع آوری و سازماندهی اطلاعات تأکید میکند. از این رو کشف فرایند، فعالیتی بسیار وسیعتر از مدلسازی فرایند است.  واضح است که مدلسازی قسمتی از این فعالیت است.

ما میتوانیم چهار مرحلهِ کشف فرایند را به شکل زیر توصیف کنیم:

• تعریف تیم: این مرحله به تشکیل یک تیم در شرکت اختصاص داده میشود که مسئول کار روی فرایند خواهند بود.
• جمع آوری اطلاعات: این مرحله با ایجاد درکی از فرایند مرتبط است. برای کسب اطلاعات درباره فرایند، از روشهای کشفِ مختلفی میتواند استفاده شود.
• مدلسازی: این مرحله به سازماندهی ایجاد مدل فرایند مربوط میشود. روشمدلسازی، دستورالعملی برای ترسیم فرایند به شکلی سیستماتیک ارائه میدهد.
• تضمین کیفیت مدل فرایند: هدف این مرحله اطمینان یافتن از این موضوع است که مدلهای فرایندی حاصل، معیارهای کیفیت مختلف را برآورده میکنند. این مرحله برای اعتمادسازی در مدل فرایند مهم است.

اعضای تیم کشف فرآیند

• تحلیلگر فرایند

معمولا یک یا چند تحلیلگر فرآیند مسئول هدایت مدلسازی و تحلیل فرآیند کسب و کار هستند که اغلب با تمام جزئیات فرآیند کسب و کار آشنا نیستند .

• کارشناس حوزه

کارشناس حوزه معمولاً، یک مجری فرایند است اما میتواند مالک یا مدیر فرایند نیز باشد که به طور نزدیک با مجریانی که فرایند را انجام میدهند کار میکند. همچنین تأمین کنندگان و مشتریان فرایند نیز میتوانند به عنوان کارشناسان حوزه در نظر گرفته شوند. کارشناسان حوزه ی درگیر باید مجموعاً درباره تمام فعالیتهای فرایند اطلاعات داشته باشند. این وظیفه مالک فرایند است که تعهد و درگیری این افراد را تضمین کند.

کارشناسان حوزه دانش کاملی از عملیات فرایند کسبوکار و درک واضحی از اتفاقاتی که در مرزهای فرایند رخ میدهد، افراد درگیر

در فرایند، ورودیهای لازم و خروجیها دارند اما معمولاً با زبانهایی مانند BPMN آشنا نیست.

سه چالش اساسی در کشف فرایند

ویژگی های شخصیتی تحلیلگر فرآیند

در واقع پروژه های کشف فرایند نیاز به یک برنامه ریزی وجدانی و هماهنگی مصاحبه ها با کارشناسان حوزه های مختلف در یک دوره زمانی محدود دارد. علاوه بر این ها، گاهی اوقات پروژه های کشف فرایند تحت کنترل سیاستهای داخلی شرکت در موقعیت هایی هستند که دستور کار ذینفعان مختلف فرایند به طور کامل واضح نیست یا اینکه شرایط به گونه ای است که افراد ذینفع ممکن است نسبت به از دست دادن موقعیتشان احساس ترس داشته باشند. در چنین محیطی، داشتن یک تحلیلگر فرایندِ پر انرژی و برونگرا که قادر به ایجاد یک فضای مثبت برای کار روی پروژه است ارزشمند است.

روش های کشف فرایند:

کشف مبتنی بر تحلیل مدرک

• بررسی مطالب مستند موجود که می توانند به یک فرایند مرتبط شوند

معایب:

• عدم سازماندهی اسناد به شکل فرایند محور
• سطح دانه بندی : عدم وجود اسناد بیان کننده جزئیات
• عدم نمایش واقعیات توسط برخی از اسناد

نکته : معمولا تحلیل مدرک قبل از صحبت با کارشناسان حوزه مفید است و اسناد لزوماٌ واقعیت را بازتاب نمی نمایند.

• مشاهده فرآیند

تحلیلگر فرآیند می تواند همانند نقش مفعول یک ناظر و نقش فعال یک مشتری عمل نماید.

به عنوان مثال تحلیلگر فرآیند اجرای یک فرآیند را شروع می کند و مراحل را ثبت می نماید.

معایب:

• معمولا با اجرای فرایند توسط تحلیلگر مخالفت می گردد.
• افراد تحت نظر معمولاٌ رفتارشان را تغییر داده و با سخت کوشی بیشتر کار می کنند ، خصوصاٌ در صورتی که زمان سنجیده می شود .
• گزارش رخدادهایی که از سیستم های اطلاعاتی مختلف نشئت گرفته می شود.

• برخی از اطلاعات log ها می توانند گمراه کننده باشند . log ها باید فیلتر و خوشه بندی گردند.

کشف مبتنی بر مصاحبه

کشف مبتنی بر مصاحبه به روشهایی اشاره دارد که بر اساس مصاحبه با کارشناسان حوزه درباره چگونگی اجرای فرایند صوت میپذیرد. در این روش باید به طور صریح چالش های کشف فرایند را در نظر بگیریم، یعنی این حقیقت که دانش فرایند در کارشناسان حوزه مختلف پراکنده است و کارشناسان حوزه معمولاً بر حسب موارد منفرد فکر میکنند. همچنین کارشناسان حوزه اغلب با زبانهای مدلسازی فرایند کسب وکار آشنا نیستند.

یکی از مشکلات متناوب مصاحبه ها، این است که هنگامی که پرسیده میشود چطور یک فرایند یا فعالیت مشخص انجام میشود، مصاحبه دهنده تمایل دارد روش نرمال پردازش را توصیف کند. در نتیجه استثنائات معمولاً کنار گذاشته میشوند. به عبارت دیگر مصاحبه در

روز آفتابی را پوشش میدهد. یک روش برای جلوگیری از این مشکل، سناریوی روز بارانی است.

• چطور کار سختگیرترین مشتریتان را مدیریت کردید؟
• سختترین موردی که روی آن کار کردید چه بود؟

این تکنیک به شما اجازه میدهد تغییرات یا اسثنائات که دارای اثر کافی روی فرایند است آشکار کنید .

کشف مبتنی بر کارگاه

کشف مبتنی بر کارگاه شرکت کنندگان بیشتری از نقش ها را شامل می شود که معمولا 3 تا 5 جلسه نیم روزه را شامل می شود.

نقش های شرکت کننده شامل:

• تسهیلگر : مراقب سازماندهی مشارکت کلامی شرکت کنندگان و کنترل جزئیات فرایند
• اپراتور ابزار : مسئول مستقیم وارد کردن نتایج بحث در ابزار مدلسازی
• چندین کارشناس حوزه و یا مالک فرایند
• تحلیلگر فرآیند

برگزاری کارگاه ها ارتباط مستقیمی با فرهنگ و فضای سازمان دارند . در سازمان هایی که فضای گفتگو باز است کارشناسان حوزه به راحتی می توانند عقاید خود را بیان کنند و بالعکس در سازمان هایی که فضای بسته دارند کارشناسان نمی توانند به راحتی در مقابل سرپرستان خود اظهار عقیده نمایند .

جنبه های کشف فرایند:

نقاط قوت و محدودیتهای نسبی روشهای کشف فرآیند

از آنجا که هر کدام از روشهای کشف دارای نقاط قوت و محدودیتی هستند، توصیه میشود که در پروژه کشف از ترکیب آنها استفاده کنید. تحلیلگر فرآیند معمولاً با مدارکی که به راحتی در دسترس است شروع میکند.

  برای آشنایی بیشتر با تحلیل فرایندهای کسب و کار اینجا کلیک کنید.