فرآیندکاوی برای بهبود فرآیند (3)

برای بهبود فرآیند ذی نفعان را در جریان قرار دهید

اکنون که به لطف فرآیند کاوی، بینش های مبتنی بر واقعیت و عمیق در مورد فرآیندهای خود دارید، باید به این فکر کنید که این اطلاعات را در اختیار افراد مناسب قرار دهید تا اقدامات معناداری برای تغییر روش کار سازمان شما انجام دهند.
بر اساس بسیاری از پروژه‌هایی که در سازمان‌های بزرگ در سراسر جهان اجرا شده است، می‌توانیم حداقل شش ذینفع را شناسایی کنم که به‌شدت در فرآیند کاوی مشارکت دارند و از آن بهره‌مند خواهند شد .

نقش تیم مدیریت در بهبود فرآیند

تیم مدیریت مسئولیت نهایی عملیات کسب و کار را بر عهده دارد و مزایای قابل توجهی را از فرآیند کاوی بدست خواهد آورد.
مدیر عامل و مدیر اجرایی یک «تصویر بزرگ» مبتنی بر واقعیت از عملیات در کل سازمان دریافت می کنند.
مدیر ارشد فناوری اطلاعات احتمالاً علاقه مند است که بداند سیستم های ERP/IT و فرآیندهای دیجیتالی چگونه کار می کنند، چگونه سیستم ها از کارکنان برای انجام وظایف خود پشتیبانی می کنند و آیا برای مشتریان نهایی تعامل با این سیستم‌ها به سادگی امکان‌پذیر هست یا خیر. کارشناس و مدیر ارشد مالی می توانند اتلاف‌ها را زیر نظر داشته و مجدداً برای کاهش هزینه ها و افزایش سود خالص کار کنند.
فرآیند کاوی باید حداقل یک حامی در سطح C در تیم مدیریت داشته باشد تا شفافیت و درک مبتنی بر واقعیت از عملیات کسب و کار برای تصمیم گیری فراهم شود.

نقش صاحبان فرآیندها در بهبود فرآیند

صاحبان فرآیندها افراد کلیدی در سازمان شما در مورد فرآیندکاوی هستند. آنها مدل فرآیندی پایان به انتها و نمودارهای همانطور وضع موجود را مدیریت و نظارت می کنند.
در سازمان های فرآیند گرا، صاحبان فرآیندهای سر به سر برای فرآیندهای سفارش و خرید تا پرداخت، مسئولیت ها و اهداف روشنی در رابطه با عملکرد فرآیند و منابع و قدرت تصمیم گیری برای اجرای تغییرات دارند.

نقش تحلیلگران فرآیند در بهبود فرآیند

تحلیلگران فرآیند کسانی هستند که با صاحبان فرآیند کار می کنند. آنها معمولاً در سمت کسب و کار هستند، به این معنی که تجزیه و تحلیل می کنند که این فرآیند چگونه کار می کند، چه مشکلاتی وجود دارد و چگونه می توانند وضعیت را بهبود بخشند.
به عبارت دیگر، زمانی که صاحبان فرآیند مسئول تصویر بزرگ کل فرآیند هستند، تحلیلگران فرآیند کسانی هستند که از نتایج فرآیند کاوی در کار خود استفاده می کنند.

#نکته: صاحبان فرآیندها مالک مدل های فرآیندکاوی هستند و تحلیلگران فرآیند از این مدل ها برای بهبود عملیات در حوزه های کسب و کار خود استفاده می کنند.

نقش شرکت کنندگان فرآیند

شرکت کنندگان فرآیند کسانی هستند که در عملیات کسب و کار واقعی کار می کنند. کار آنها گزارش‌های رویداد مورد استفاده در فرآیند کاوی و مدل سازی فرآیند را تولید می کند. در عمل، تغییر در فرآیندهای اساسی ناشی از این است که شرکت کنندگان در فرآیند کار خود را متفاوت از گذشته انجام می دهند.
مدیریت تغییر با مقاومت بالقوه شرکت کنندگان در فرآیند زمانی که از آنها خواسته می شود روش های قدیمی کار خود را تغییر دهند، سروکار دارد. بنابراین، مدیریت به فرآیند کاوی در برنامه‌های ارتباطی مدیریت تغییر نیاز دارد تا اطمینان حاصل کند که مشارکت‌کنندگان فرآیند با فرآیندهای بهبودیافته مطابقت دارند، که زمانی راحت‌تر است که مزایا و نتایج بهبود از طریق فرآیند کاوی قابل مشاهده باشد.

نقش IT

در سمت IT، شما مهندسان سیستمی دارید که تغییرات را در سیستم های شما، مانند سیستم های IT، ERP و CRM پیاده سازی می کنند.
بعنوان مثال، هنگامی که نتایج حاصل از فرآیند کاوی را مشاهده کردید، گاهی اوقات متوجه می شوید که ERP شما به درستی ساخته نشده است و ایجاد تغییر در سیستم مفید است.
مواقع دیگر، می‌توانید از اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) برای انجام خودکارسازی برخی از کارهای دستی فعلی استفاده کنید. مهندسان سیستم کسانی هستند که این تغییرات را تنظیم می کنند و مطمئن می شوند که فرآیندهای شما به راحتی اجرا می شوند.
آنها به ورودی فرآیند کاوی (که توسط تحلیلگران فرآیند ارائه می شود) نیاز دارند تا ببینند مشکلات کجاست.

در نهایت، کارشناسان متدلوژی فرآیند کاوی احتمالاً در یک مرکز تعالی BPM در سازمان شما هستند.
کارشناسان متدولوژی به سایر ذینفعان در استفاده از روش و ابزارهای فرآیندکاوی کمک می کنند. آنها مسئول فعالیت های به اشتراک گذاری دانش، انتقال بهترین شیوه ها برای استفاده از فرآیندکاوی در سازمان هستند.
آنها همچنین نتایج و داستان های مثبت به دست آمده با فرآیند کاوی و مواردی که در پروژه ها باید از آنها اجتناب شود را به اشتراک می گذارند.
علاوه بر عملکردهای اصلی فرآیندکاوی، متخصصان متدلوژی در عملکردهای فرآیند کاوی ویژه مانند تجزیه و تحلیل های ریشه ای پیشرفته، تجزیه و تحلیل انطباق، و خوشه بندی و تحلیل های پیش بینی مبتنی بر هوش مصنوعی استاد هستند.

#نکته: در حالی که سازمان‌های بزرگ مرکز تعالی BPM خود را دارند، سازمان‌های کوچکتر می‌توانند یک متخصص روش‌شناسی داشته باشند یا این کار را به شرکتی مانند پراسس آنالیست (Process analyst) برون سپاری کنند

تعالی فرآیند

با تجربه عملی کار با مشتریان از سازمان‌های بزرگ در سرتاسر جهان کارشناسان در تعالی فرآیند سه نوع KPI مهم را شناسایی کرده‌اند: مشتری شاد، جریان شاد، و اتوماسیون شاد.

اول از همه، KPIهای مشتری شاد به معنای عمل به وعده های خود به مشتریان برای اطمینان از رضایت بالای مشتری است.
به عنوان مثال، پس از اینکه مشتریان از سازمان شما خرید کردند، باید سفارش را به موقع و به طور کامل دریافت کنند. هدف این KPIها دستیابی به رضایت بالای مشتری است.

ثانیاً، KPIهای جریان شاد این اطمینان را می دهند که سازمان ها از فرآیند توافق شده برای دستیابی به کارایی داخلی پیروی می کنند. به عنوان مثال، اگرچه شما موفق می شوید سفارش را به موقع و به طور کامل برای مشتری خود ارسال کنید، اما برای این کار باید از روشی غیرعادی و گران قیمت برای تحویل استفاده کنید، اما کارایی داخلی شما آسیب می بیند. نمونه‌هایی از جریان خوشحال، KPIهای اجرای درست اولین بار  و زمان تدارکات هستند.

آخرین اما یکی از مهم‌ترین، KPI های اتوماسیون شاد است که به سازمان شما کمک می کند تا پیشرفت اتوماسیون فرآیند شما را نظارت کند. می‌توانید KPIهای اتوماسیون شاد را هم برای مراحل جداگانه و هم برای کل فرآیند سر به سر اعمال کنید.

هنگامی که تمام این سه مرحله (مشتری شاد، جریان شاد و اتوماسیون شاد) برای همه موارد فردی به دست آمده باشند، می توانید به برتری فرآیند برای سازمان خود دست یابید. شما می توانید از این چارچوب تعالی فرآیند برای بهبود همه فرآیندهای کسب و کار خود استفاده کنید.