در این نوشتار در نظر داریم به این موضوع بپردازیم که چگونه نرم افزارهای فرایندکاوی می توانند برخی از مهم ترین نقاط ضعف نرم افزارهای BPMS را کامل کرده و آنرا پوشش دهند.
امروزه شرکت‌های زیادی در حوزه توسعه سیستم‌های مدیریت فرآیند (BPMS) فعالیت می‌کنند. سیستم‌های قدرتمندی مانند Bonita، Camunda، Process maker و… از شاخص ترین این سیستم‌ها در دنیا به شمار می‌روند. سیستم‌های BPMS می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا فرآیندهای کاری خود با را حداقل کدنویسی و در سریعترین زمان ممکن مکانیزه نموده، ردیابی کنند و نحوه عملکرد آنها را ارزیابی نمایند.
یکی از مهمترین کارکردهای نرم افزار BPMS قابلیت ارزیابی فرایندها بر مبنای لاگ های ایجاد شده در پایگاه های اطلاعاتی آنها است. در واقع اجرای فرآیند‌ها تحت سیستم‌های BPM ها باعث به جا گذاشتن داده‌هایی می‌شود که در حوزه فرآیندکاوی تحت عنوان ردپای دیجیتال شناخته می‌شود. ردپای دیجیتال به بیان دیگر شامل اطلاعات توالی اجرای فعالیت‌های مربوط به یک فرآیند توسط افراد مختلف و در زمان‌های مختلف است. این اطلاعات ردپای دیجیتال منبع بسیار ارزشمندی برای تولید گزارش‌هایی است که به منظور ارزیابی و بهبود فرآیندهای سازمان استفاده می‌شود. برای نمونه در ماژول Optimize نرم افزار کاموندا که به همین منظور استفاده می توانیم گزارش‌هایی مانند گزارش زیر از زمان صرف شده در هریک از فعالیت‌های یک فرآیند داشته باشیم.
اگرچه سیستم‌های ذکر شده از برتری قابل توجهی نسبت به دیگر سیستم‌های موجود در بازار برخوردار است با این حال به دلیل وجود برخی از محدودیت‌ها، پشتیبانی ضعیف تر و عدم دسترسی بسیاری از شرکت‌های موجود در کشور ما از سیستم‌های با دسترسی پایینتر و یا ازسیستم‌های توسعه یافته داخلی استفاده می‌کنند. برای نمونه طیف وسیعی از شرکت‌های ایرانی به ماژول Optimize نرم افزار Camunda دسترسی ندارند.
از طرف دیگر می‌توان گفت مهمترین ضعف سیستم‌های BPM که در داخل کشور توسعه داده شده‌اند عدم توجه به چنین ماژول‌هایی برای ارزیابی و بهبود فرآیند‌هاست. در واقع اگرچه سیستم های مدیریت فرآیند داخلی داده‌های ردپای دیجیتال را ایجاد می‌کنند اما از این داده‌ها به منظور تحلیل و بهبود فرآیند و نیز تولید گزارشاتی برای تصمیم‌سازی استفاده نمی‌کنند. در نتیجه سازمان‌هایی که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند معمولا در بهبود مستمر فرآیندهای وضع موجود خود موفق نیستند.
یکی از مهمترین مشکلات BPMSها در سازمان های داخلی عدم استفاده از داده‌های برای ارزیابی و بهبود فرآیند‌ها است.
در سال‌های اخیر فناوری فرآیندکاوی به عنوان راهکاری برای کشف، بررسی و بهبود فرآیند‌ها بر مبنای داده‌های ایجاد شده بر روی سیستم‌های اطلاعاتی معرفی شده است. در واقع رسالت فرآیندکاوی شناسایی و عارضه‌یابی فرآیندهای وضع موجود بر مبنای داده ها و نه بر مبنای مصاحبه و نظرات کارشناسان است.
موفقیت فناوری فرآیندکاوی در سال‌های اخیر موجب استقبال چشمگیر مدیران و کارشناسان حوزه مدیریت فرآیند شده است تا جایی که تعداد نرم‌افزار‌های توسعه یافته در این حوزه به حدود 40 نرم افزار رسیده و طبق پیش بینی های انجام شده، انتظار می رود که اندازه بازار جهانی برای نرم افزار فرایندکاوی در سال 2026 به رقم 3.5 میلیارد دلار برسد که در طول دوره پیش بینی رشدی برابر با 39.9% (نرخ رشد مرکب سالیانه) خواهد داشت. از مهمترین ابزارهای فرآیندکاوی می‌توان به نرم‌افزار‌های Celonis، Disco و Prom اشاره نمود. این ابزار‌ها با دریافت اطلاعات ردپای دیجیتال هر فرآیند گزارش‌های تحلیلی در مورد کارایی فرآیند و نیز نحوه عملکرد کاربران ارائه می‌دهند.
برای مطالعه بیشتر در مورد فناوری فرآیندکاوی می‌توانید این مقاله را مطالعه کنید
یک استراتژی بسیار هوشمندانه به منظور تکمیل چرخه ارزیابی و بهبود در سازمان‌هایی که از سیستم‌های با دسترسی پایینتر و یا از سیستم‌های BPMS داخلی استفاده می‌کنند، می‌تواند استفاده از فناوری فرآیندکاوی باشد. در واقع از آنجا که توسعه دادن سیستم‌ها و یا دستیابی به ماژول‌های ذکر شده همچون Optimize در سیستم‌هایی همانند کاموندا نیازمند صرف هزینه و انرژی زیاد است، فناوری فرآیندکاوی یک راهبرد طلایی جهت ارزیابی و بهبود فرآیند‌ها در سازمان‌های کشور ما خواهد بود.
از طرف دیگر تحلیل‌های ارائه شده توسط نرم‌افزار‌های فرآیندکاوی به مراتب دقیق‌تر و دارای جزئیات بیشتری حتی نسبت به ماژول هایی مثل Optimize در نرم افزارهایی نظیر کاموندا است. برای نمونه در ابزار Disco علاوه بر یافتن گردش کار در سازمان، نحوه تعاملات افراد در نقش‌های سازمانی مختلف، گلوگاه، زمان انتظار و انحرافات و دوباره‌کاری‌ها در جریان اجرای فرآیند مشخص می‌شود. همچنین ارائه نمودار‌های تحلیلی در زمان‌های مختلف، فیلترینگ قدرتمند و پشتیبانی از زبان فارسی نیز می‌تواند خلا وجود ماژول‌های ارائه دهنده گزارش را در سازمان‌های کشور ما پر کند.
فناوری فرآیندکاوی یک راهبرد طلایی جهت ارزیابی و بهبود فرآیند‌ها در سازمان‌های کشور ما خواهد بود.
برای استفاده از فناوری فرآیندکاوی کافی است به داده‌های ثبت شده در سیستم‌های مدیریت فرآیند در سازمان خود دسترسی داشته باشید و یک ابزار فرآیندکاوی مناسب انتخاب کنید. البته ورودی و خوراک فرایندکاوی فقط از نرم افزارهای BPMS دریافت نمیشود بلکه از هر نرم افزار دیگیری می توان ورودی گرفت.
اگر در انتخاب ابزار فرآیندکاوی دچار چالش ده اید این مقاله را مطالعه نمایید:
انتخاب ابزار فرآیندکاوی : مقایسه دیسکو و پروم با ابزار سلونیس
پس از استخراج و پیش‌پردازش این داده‌ها یا همان گزارش رویداد مربوط به فرآیند مورد نظر شما آماده ورود به نرم‌افزار فرآیندکاوی خواهد بود.
برای مطالعه بیشتر درباره گزارش رویداد این مقاله را مطالعه کنید
انتخاب ابزار فرآیندکاوی: مقایسه دیسکو و پروم با ابزار سلونیس
هرچه این داده‌ها از کیفیت بالاتری برخودار باشند سطح تحلیل‌ها، بینش‌ها و بهبود‌ها ایجاد شده در سازمان بیشتر خواهد بود. با این حال وجود داده‌های حداقلی و تحلیل‌های متناسب آن باعث ایجاد تحلیل و بینش‌های جذاب و نیز تحلیل علل ریشه‌ای (Root cause Analysis) مشکلات فرآیندهای سازمان خواهد شد.
یادگیری فرایندکاوی را از اینجا شروع کنید:
بدون دیدگاه