وظیفه کاوی فناوری است که از داده‌های تعاملات کاربران با سیستم های تجاری برای تجزیه و تحلیل چگونگی انجام وظایف مختلف استفاده می‌کند. وظیفه‌کاوی به افراد کمک می کند تا تشخیص دهند که چگونه کار می تواند بهتر انجام شود و نیز به شرکت ها کمک می کند تا درک بهتری از نحوه انجام کار توسط کارکنان داشته باشند. یکی از مهمترین بینش‌های وظیفه‌کاوی این موضوع است که در یک فعالیت خاص، عمده زمان معمولاً کجا صرف می‌شود و چگونه می‌توان آن را بهبود بخشید.
داده‌هایی که در وظیفه‌کاوی برای تحلیل جمع‌آوری می‌شوند عبارتند از:
- کلیک ماوس
- فعالیت کپی و Paste
- کلید های مختلف کیبورد که توسط کاربر زده شده
- زمان صرف شده برای هر برنامه
- ورودی های کاربر
- اسکرین شات ها
- موارد ضبط شده
این اطلاعات معمولاً بر روی رایانه شخصی یک کارمند ثبت می‌شود. پس از جمع‌آوری این اطلاعات می‌توانیم آنها را با اطلاعات کاربران مختلف مقایسه کنیم تا ببینیم وظایف مختلف چگونه انجام می‌شوند. و با نگاه کردن دقیق، می‌توانیم کارهای تکراری و دوباره‌کاری ها را که بیشتر وقت کارمندان را می‌گیرد، شناسایی کنیم.
وظیفه کاوی می تواند به شما کمک کند تا به سوالات زیر پاسخ دهید
- آیا کارکنان شما با ابزار و منابع ارائه شده قادر به انجام وظایفی هستند که به آنها داده شده است؟
- چقدر زمان صرف کارهای مختلف می شود و بزرگترین گلوگاه‌ها در مدیریت وظایف کجاست؟
- وظایفی که فرآیندهای مهم شما را کند می کنند یا در جریان کاری شما دوباره‌کاری ایجاد می کنند چیست؟
- آیا تیم ها یا افراد مختلف وظایف را به روش های مختلف انجام می دهند و آیا بهترین شیوه ها وجود دارد که بتوان آنها را به اشتراک گذاشت؟
مزایای Task Mining
از آنجایی که وظیفه‌کاوی مشابه فرآیند کاوی است، مزایای آن نیز قابل مقایسه با فرآیندکاوی است. در اینجا چندتا از مزایای کلیدی وظیفه‌کاوی را بررسی کرده‌ایم
بهره وری بهبود یافته: Task Mining داده های منحصر به فردی را برای تجزیه و تحلیل بهره وری وظایف هر کارمند فراهم می کند. شما می توانید زمان صرف شده برای هر کار و نرم افزار یا سیستمی که کار در آن صرف شده را مشاهده کنید، این کار به شما کمک می کند بفهمید که کارمندان در طول کار در کجا بیشترین بهره وری را دارند – و کجا به حمایت نیاز است.
کاهش هزینه: حذف ناکارآمدی ها و کشف وظایف بیشتر برای اتوماسیون، به شما کمک می کند تا هزینه ها و اتلاف ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.
انحرافات فرآیند: مشاهده نحوه انجام هر کار به شما کمک می کند شکاف بین مراحل را شناسایی کنید. شما می توانید ببینید چه کارهایی اشتباه انجام می شود، یا چه کارهایی از قلم افتاده ویا تکرار می شود
انطباق بهبود یافته: هنگامی که وظیفه‌کاوی با فرآیند کاوی ترکیب می شود، Task Mining به ایجاد عملیات منطبق‌تر کمک می کند. این را می توان از طریق تجزیه و تحلیل علل ریشه‌ای، کشف فرآیند، تجزیه و تحلیل عملکرد، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار و غیره انجام داد.
شناسایی فرصت‌های اتوماسیون: می‌توانید ببینید کدام وظایف غیرمولد و تکراری هستند که باید برای اتوماسیون مطرح شوند.
خطای اتوماسیون کمتر: Task Mining به شما توصیه های دقیقی درباره مکان هایی که اتوماسیون می تواند تأثیر مثبت بگذارد، می دهد. این به معنای شانس کمتری برای طراحی مجدد اتوماسیون است که زمان و منابع قابل توجهی را می گیرد.
بازگشت سرمایه (ROI): با داده های دقیق و عمیق، می توانید یک مورد تجاری خوب برای اتوماسیون بسازید و بازدهی مثبتی ایجاد کنید.
بهبود رضایت مشتری: کشف وظایفی که فرآیندها را متوقف می کند می تواند منجر به رضایت بهتر مشتری شود. می توانید زمان انتظار و اشتباهات را کاهش دهید و زمان کارکنان را از کارهای تکراری و خسته کننده برای تمرکز بر مراقبت از مشتری آزاد کنید.
بهبود مستمر: Task Mining محدود نیست. می تواند به عنوان بخشی از استراتژی بهبود فرآیند شما در سراسر سازمان شما از طریق فرصت های اتوماسیون به طور مداوم اجرا شود.
Tasking Mining چطورکار می کند؟
Mining با جمع آوری داده های وظایف فردی شروع به کار می‌کند در اینجا مراحل یک فرآیند وظیفه‌کاوی را طی می کند:
ضبط و ثبت داده‌ها: این مرحله شامل ضبط تعاملات کاربر در دسکتاپ است. تمام تعاملات کاربران با سیستم ها ضبط شده و سپس به فرمت داده‌های گزارش رویداد تبدیل می‌گردد. ضبط داده ها می تواند بسیار دقیق باشد، مانند ضبط کلیک ماوس یا ثبت کلید های کیبورد زده شده توسط کاربر. .
تجزیه و تحلیل: پس از جمع‌آوری داده‌ها، برای شناسایی الگوها و فرصت‌های اتوماسیون، این موضوع که کدام وظایف تکرار می‌شوند، کدام زمان بر وپیچیده هستند، تجزیه و تحلیل می‌شوند.
تصمیم: بر اساس نیازها و معیارهای کسب و کار شما، راجع به بهترین نامزدهای اتوماسیون ممکن تصمیم گیری می‌شود. اتوماسیون وظایف همچنین می تواند پیشرفته تر باشد و یک طرح تحول را برای مقیاس اتوماسیون در سراسر تکسب و کار شما توصیه کند.
تفاوت بین Task Mining و Process Mining
هر دو رویکرد فرآیند کاوی و وظیفه کاوی قابلیت های ارزشمندی برای درک فرآیندهای کسب و کار شما هستند. با این تفاوت که در هرکدام از این رویکرد‌ها داده ها از منابع مختلفی استخراج می شوند و تمرکز آنها نیز متفاوت است. با ادغام فرآیند کاوی با قابلیت‌های وظیفه‌کاوی، تصویری جامع از سازمان شما ترسیم می‌شود و تلاش‌های بهبود شما بر اساس تمام داده‌های فرآیند مورد نظر است.
| فرآیندکاوی | وظیفه‌کاوی | |
| محدوده بررسی | فرآیندهای سر به سر | اینکه چطور هر فعالیت یا وظیفه انجام می‌شود |
| منبع داده | گزارش رویداد تولید شده توسط سیستم‌های سازمانی ERP،CRM | تاملات هر کاربر در دسکتاپ با نرم افزارهایی مثل اکسل و Chrome و … |
| تمرکز | بهینه سازی کل فرآیند | بهینه سازی نحوه انجام یک فعالیت |
| مثال | بهبود فرآیند تدارکات | بهبود نحوه پر کردن یک فرم خاص |
بدون دیدگاه