نمودار SIPOC یکی از ابزارهای شناسایی فرایند و ارتباطات فرایند
طبق تعریف موجود در استاندارد، “هر فعالیتی که با استفاده از منابع و مدیریت بهینه آن، ورودی را به خروجی تبدیل کند” فرآیند نامیده می شود و در مرحله برنامه ریزی می بایست تمامی فرآیند های سازمان را شناسایی کرد. یکی ازبهترین روش های شناسایی فرآیندها استفاده از نمودار SIPOC می باشد.
اولین مرحله در هر پروژه شش سیگما تصمیم گیری در این مورد است که آیا موضوع تحت بررسی متناسب با کاربرد ابزارهایی که در این روش مورد استفاده قرار می گیرد هست یا خیر. نمودار SIPOC روشی برای تعیین این که به طور دقیق چه چیزی باید تبدیل به پروژه شش سیگما بشود ارائه می دهد. این مزیت درمواردی که آن پروژه اولین پروژه ی شش سیگمایی سازمان باشد ابزاری بسیار مفید و سودمند می باشد. زمانی که سازمان تصمیم می گیرد پروژه ای را دنبال کند، پیچیدگی ها و مشکلات ظاهر می شوند.
چرا نمودار SIPOC اهمیت دارد ؟
نمودار SIPOC نوعی نقشه برداری از فرآیند است. نقشه برداری فرآیند واژه ای برای توصیف امر تعیین اهداف پروژه و در بعضی موارد گام های دقیق برای دست یافتن به این اهداف می باشد. این نمودار در عین سادگی روشی موثر برای اطمینان از اینکه یکایک اعضای تیم پروژه و رهبر اجرایی آن در هماهنگی و توافق کامل با یکدیگر قرار دارند می باشد. همچنین این نمودار نمایی کلی از فرآیند را در یک نگاه به ما نشان می دهد.
نمودار SIPOC نمودار نهایی از نقشه فرآیند در سطح بالا (یعنی بدون توجه به جزئیات)، یعنی همان نقشه ای که رهبر پروژه برای تشریح سریع پروژه به اعضای تیم ازآن استفاده می کند و نکاتی که اعضای تیم باید حین پروژه به آن رجوع کنند را در این نمودار نشان می دهد. از سوی دیگر نمودار SIPOCدر تشخیص مشکلات و مسائل و نیز جدا ساختن بخش های غیر ضروری از پروژه و یا افزودن قسمت های مورد نیاز به آن کمک شایانی می کند.
هدف نمودار چیست ؟
هدف نمودار SIPOC تشخیص و تعیین تمامی عناصر مربوط به یک فرآیند می باشد. این نمودار به شما کمک خواهد کرد تا محدوده ی پروژه بهبود فرآیند را تعیین و مرز های آن را مشخص کنید.
چه موقع از نمودار SIPOC استفاده می شود ؟
نمودار SIPOC برای ارایه نمای کلی فرآیند در سطوح بالا و پاسخ به سوالات زیر مفید است :
چه کسی ورودی فرآیند را آماده و ارایه می دهد؟
چه چیزی وارد فرآیند می شود؟
چگونه ورودی ها به خروجی ها تبدیل می شوند؟
چه نتیجه ای از فرآیند حاصل می شود؟
چه کسی خروجی های فرآیند را دریافت میکند؟
چگونه نمودار SIPOC را رسم کنیم ؟
برای ایجاد نمودار SIPOC مراحل زیر را دنبال کنید :
مرحله اول : یک محدوده کاری مشخص کنید تا تیم بتواند در آن جا به طور فعال در ایجاد نمودار SIPOC مشارکت کند.
نکته: این محدوده کاری می تواند شامل رسم یک نمودار با تیتر های S-I-P-O-C روی تخته وایت برد یا نوشتن این تیترها بر روی استیک نوت های رنگی کوچک باشد که روی دیوار چسبانده شده است.
مرحله دوم : نمودار SIPOC را تکمیل کنید.
فرآیند را مشخص کنید: چگونه و به چه شکل ورودی ها به خروجی تبدیل می شوند؟
توصیه ما بر آن است که این قسمت را با قسمت P شروع کنید که بخش Process از نمودار SIPOC می باشد.
فرآیندی که منجر به تعیین مراحل فرآیند تحت بررسی می شود باید دارای حداقل ۴ و حداکثر ۷ مرحله باشد.
این مراحل تبدیل به نقشه ی کلی فرآیند و همچنین حوزه و محدوده ی پروژه ی تحت بررسی می شوند.
ورودی ها را مشخص کنید: چه چیزی به عنوان ورودی وارد فرآیند می شود؟ (تمامی مواد خام، داده ها ،اطلاعات و هر چیزی که برای اجرای فرآیند به آن نیاز دارید را در نظر بگیرید)
تامین کننده را مشخص کنید: چه کسانی این ورودی ها را تهیه و تامین می کنند؟ در اینجا هر دو گروه تامین کننده های درون سازمانی و برون سازمانی می تواند مد نظر باشد .
خروجی ها را مشخص کنید: چه چیزی قرار است به عنوان نتیجه خروجی از فرآیند خارج شود؟
تمامی مشتریان ممکن را مشخص کنید: چه کسانی خروجی های فرآیند را دریافت کردند؟ در این جا هر دو گروه مشتریان درون سازمانی و برون سازمانی می تواند مد نظر باشد .
مرحله سوم : از نمودار SIPOC با استفاده از یکی از قالب های آماده شده مستندات تهیه کنید.
به هنگام وارد کردن اطلاعات و داده ها در قالب ها، می توان از قرار دادن محتویات در هر ستون برای ایجاد یک رابطه و همبستگی میان ستون ها استفاده کرد.
چنانچه هیچ گونه رابطه ای میان ستون ها مد نظر نیست، پس هر ستون را از همان ردیف و همان مکان در خانه های ستون آغاز کنید.
یک راه برای نشان دادن ترتیب بخش های یک فرآیند، تهیه فهرست از آن فرآیند به ترتیب اجرایی آن بخش ها در هر ستون از فرآیند و سپس شماره گذاری آن ها می باشد.
نکته :
نمودار SIPOC برای تمرکز بر روی یک مبحث بوده به اعضای تیم کمک می کند تا بر سر یک زبان مشترک و درک فرآیند با یکدیگر به توافق برسند.
تمامی اعضای تیم پروژه را در ایجاد نمودار SIPOC دخالت داده و سهیم کنید.
به طور کاملا مشخص کنید که فرآیند در کجا آغاز شده و در کجا به پایان می رسد. این مساله به تنظیم و تعیین محدوده ی پروژه تحت بررسی کمک می کند.
باز بینی : ممکن است دیگران از ترتیب های دیگری استفاده کنند اما ترتیب کارهایی که انجام می دهیم از این قرار است :
- نقاط شروع و اتمام فرآیند را کاملا مشخص کنید.
- مراحل اصلی را انجام دهید.
- مشخص کردن خروجی ها
- مشخص کردن مشتریان
- مشخص کردن ورودی ها
- مشخص کردن تامین کننده ها
قوانین کلی برای رسم نمودار SIPOC :
تا جایی که می توانید نمودار را به صورت ساده و کلی و سطح بالا ایجاد کنید : در حالت ایده آل می بایست شامل ۴ تا ۷ مرحله باشد.
از رسم نمودار SIPOC به تنهایی و با اتکا به فقط شخص خودتان بپرهیزید : می توانید پیش از شروع رسم نمودار، یک جلسه طوفان فکری با حضور شرکت کنندگانی که در مورد پروژه و فرآیند تحت بررسی از دانش و اطلاعات کافی برخوردارند ترتیب بدهید. تمامی اعضاء می بایست در مورد چگونگی مراحل فرآیند با هم توافق نظر داشته باشند. در این جلسه تمامی نظرات و ایده ها در مورد عناصر نمودار را جمع آوری کنید.
مشتری ها همه ی کسانی هستند که خروجی های فرآیند را دریافت یا مورد استفاده قرار می دهند : مشتریان شما لزوما فقط خریداران محصول یا خدمات شما نیستند. بلکه تمامی دریافت کنندگان و کسانی که از خروجی های تولید شده در هر مرحله طی فرآیند استفاده می کنند مشتری تلقی می شوند.
ورودی ها الزامات کلیدی هستند : برای آن که فرآیند کار کند و آنچه که تامین کننده ها تهیه کرده اند را ارایه نمایند به ورودی ها نیاز دارید.
تامین کننده ها کسانی هستند که ورودی ها را تهیه و تامین می کنند : آن ها همچنین سهامداران هستند.
خروجی ها نتایج هر مرحله از فرایند می باشند : می توان از خروجی ها به عنوان موضوع مورد بحث و گفتگو با مشتریان استفاده کرد تا از این طریق الزامات ایشان را تعیین کنیم. هر خروجی باید یک مشتری داشته باشد. از فرم تکمیل شده در یک مرحله تا تصمیمات اخذ شده یا محصول و خدمات نهایی می تواند خروجی به حساب آید.
نام فرآیند باید به صورت ” از – تا ” باشد : در نمودار SIPOC، در ذیل ستون P، هرخانه مربوط به یک مرحله از فرآیند می باشد. هر کدام از این خانه ها می بایست به صورت افقی به دو قسمت تقسیم شوند. درقسمت بالایی نام کسی که این کار را انجام می دهد یا نقش او را می نویسیم. در قسمت پایینی هم نام کاری که انجام می شود را می نویسیم. نام کار باید به صورت ” فعل – اسم ” باشد. به عنوان مثال، نام اجرای سفارش را باید به صورت ” از سفارش دادن – تا – تحویل سفارش ” نوشت. نام شخص یا واحدی که این کار را انجام می دهد را باید به صورت کارمند واحد سفارش بنویسیم.
بدون دیدگاه