در تحلیل فرآیندهای کسب و کار یک روش تخصصی که در چهارچوب گسترده مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد این است که فرآیندهای فعلی مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا مشخص شود که آیا اهداف خود را برآورده میکنند یا خیر.
با استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیندها، شما میتوانید عناصر مضر را در یک عملیات شناسایی نموده و نحوه غلبه بر موانع را پیدا کنید. بدون تجزیه و تحلیل مناسب، تیم شما زمان و تلاش زیادی را برای حل مشکلات اشتباه و یا شیفت کردن از یک نرم افزار به نرمافزار دیگر صرف خواهد کرد.
در این مطلب تلاش شده که مفهوم تحلیل فرآیند، تکنیکها و ابزارهای آن به زبانی ساده تشریح شود.
در واقع می توان گفت تحلیل فرآیندهای کسب و کار یک متدولوژی برای تحلیل فرآیندهای کسب و کار مبتنی بر درک فرآیند و بهبود کارایی و اثربخشی عملیات فرآیند می باشد. این متدولوژی درگیری های فرآیند؛ شرکت کنندگان فرآیند؛ تبادل اطلاعات و اسناد تولید شده را بررسی مینماید.
BPA به طور گسترده در خدمات مشاوره ای و پیاده سازی راه حل ها در سازمانهای بزرگ مورد استفاده قرار گرفته است. پروژه های تجاری و بخش های عمومی می توانند از آن بهره مند شوند.
فواید BPA
• مستندسازی دانش ضمنی سازمان؛ ثبت و ضبط فرآیندهای غیر مستند
• تجزیه و تحلیل اقدامات فردی؛ اسناد و داده های درگیر مربوط به تجارت بین الملل که به طور مشترک یا جداگانه شامل رویه های تجاری؛ حمل و نقل؛ نظارتی و مالی است.
• شناسایی نواحی مشکل ساز که باعث ایجاد تاخیر در ارایه کالا و خدمات می شود؛ مانند فرم ها و اسناد غیر ضروری و عناصرتکراری داده ها
• شناسایی فرصت های بهبود مانند کاهش تعداد اسناد و داده های مورد نیاز
• قبل از وارد کردن اتوماسیون و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینه سازی شده‌اند
• برآورده کردن الزامات دینفعان که مورد غفلت قرار گرفته اند
• افزایش اعتماد مشتری و برطرف کردن اعتراضات و شکایت مشتری
• کاهش تاخیرات فرایند و افزایش سودآوری در کسب و کار
• شناسایی و حل مشکلات ناشناخته کسب و کار
اگر قصد بهبود فرایند را دارید: با فاکتورهای زیر سر و کار خواهید داشت:
| اگر قصد بهبود فرایند را دارید: با فاکتورهای زیر سر و کار خواهید داشت: | |
| ابزار | فرآیند |
| o دسترس پذیری به ابزار مورد نیاز | o تعیین فرآیند؛ مستند سازی کافی |
| o کالیبراسیون صحیح ابزار | o درک استفاده کنندگان از فرآیند و پیروی از آن |
| o مناسب سازی وظایف در دست اقدام | o شفافیت نیازمندی ها |
| o نقاط اعتبارسنجی فرآیند | |
| o بهبود مستمر فرآیند | |
| افراد | ورودی ها |
| o آموزش مناسب | o دسترسی پذیری هنگام نیاز |
| o استعداد – صلاحیت و شایستگی | o کیفیت و سطح مناسب |
| o سطح مناسب از انگیزش | o تعداد کافی |
| o نوع صحیح | |
| o پکیج های قابل قبول | |
خروجی های تحلیل فرآیند های کسب و کار
تحلیل فرآیندهای کسب و کار خروجی های متفاوتی خواهد داشت که این خروجی ها در قالب پیشنهاد همراه با داده و اطلاعات جمع آوری شده و تایید اعتبار آن توسط ذینفعان؛ به مدیرعامل (مدیریت ارشد) ارایه میگردد تا تصمیم نهایی را در خصوص اجرایی نمودن پیشنهاد اخذ نماید.
خروجی های تحلیل فرآیند کسب و کار به شرح زیر می باشد:
１- اصلاح فرآیند: ممکن از پس از تحلیل فرآیند؛ مشخص گردد برخی از قسمت های فرآیند نیاز به تغییر داشته و انجام آن منجر به بهینه سازی فرآیند خواهد شد؛ می توان این تغییرات را با تکنیک های شبیه سازی مورد بررسی قرار داده و نتایج را به مدیریت ارایه نمود.
２- بازنشسته نمودن فرآیند: وجود برخی از فرآیندها در سازمان ممکن است ارزش افزوده ای برای سازمان نداشته باشد؛ بنابراین تحلیلگر با شناسایی این فرآیند ها و ارایه نتایج تحلیل در این خصوص؛ پیشنهاد بازنسته نمودن این فرآیندها را به مدیریت ارایه می نماید. استفاده از کلمه بازنسته به جای حذف بدین دلیل است که این فرآیندها قبلا در سازمان جاری بوده و موجب ایجاد سوابق در سیستم های اطلاعاتی سازمان شده است.
３- مکانیزه نمودن فرآیند: برخی مواقع وجود وظایفی در فرآیند که ارزش افزوده برای مشتری؛ خدمات و یا محصول ایجاد نمی کنند منجر می گردد که تحلیلگر اقدام به ارایه پیشنهاد مکانیزاسیون فرآیند را به مدیریت دهد. باید توجه داشت که مکانیزاسیون فرآیند هزینه مالی زیادی را در بر خواهد داشت؛ بنابراین تحلیلگر باید اقدام به تهیه طرح توجیهی کاهش هزینه در بلند مدت به مدیریت نماید.
４- استاندارد/ استاندارد عملیاتی فرآیند: پس از بررسی ممکن است تحلیلگر متوجه عدم رعایت الزامات در طی فرآیند شود که می بایست نسبت به ثبت و شناسایی عدم تطابقات اقدام نموده و آنها را طی گزارشات تحلیل به مدیریت ارایه نماید.
５- آموزش: گاهی عدم آموزش نیروی کار و افراد منجر به بروز خطا و مشکل در فرآیند می شود؛ تحلیلگر با شناسایی این موارد پیشنهاد آموزش نیروی مورد نظر را به مدیریت ارایه می دهد تا برنامه ریزی در خصوص آموزش افراد صورت پذیرد.
６- بروزرسانی نرم افزار: گاهی اعمال بروزرسانی و توسعه در نرم افزار کاربردی منجر به بهبود فرآیند شده که تحلیلگر مستندات مورد نیاز در این خصوص را تهیه و به مدیریت ارایه می نماید؛ گاهی ممکن است این پیشنهاد در خصوص تهیه نرم افزار جدید و بهینه تر باشد. باید توجه داشت که بروزرسانی و یا تهیه نرم افزار؛ هزینه مالی زیادی را در بر خواهد داشت؛ بنابراین تحلیلگر باید اقدام به تهیه طرح توجیهی کاهش هزینه در بلند مدت به مدیریت نماید.
７- فرآیند جدید: گاهی نتایج تحلیل ممکن است تدوین و استقرار یک فرآیند جدید باشد و نیاز به ایجاد فرآیند جدید در سازمان وجود داشته باشد ولیکن باید توجه داشت ایجاد یک فرآیند جدید راه حل بهینه نمی باشد و تا جاییکه ممکن است باید از آن اجتناب نمود.
BPA یک پروژه است
تحلیل فرآیندهای کسب و کار همانند یک پروژه می باشد و بدنه و ساختار پروژه را دارا می باشد. تحلیل فرآیند کسب و کار همانند پروژه دارای هدف؛ زمانبندی؛ تیم؛ منابع می باشد. اعضای تیم پروژه تحلیل کسب و کار شامل:
１- تحلیلگر کسب و کار
２- تیم عملیاتی فرآیند
３- کارشناسان خبره
４- تیم اجرایی
５- سایر ذینفعان
６- اسپانسر تحلیل فرآیند کسب و کار (کسی که درخواست تحلیل را می دهد.)
بدون دیدگاه