مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) هنر و علم نظارت بر نحوه انجام کار است که در سازمان ها جهت بهره مندی از فرصت های بهبود، انجام می شود.

اهداف بهبود بسیار گسترده می­­باشد که رایج­ترین آنها: کاهش هزینه- کاهش زمان اجرا و کاهش نرخ خطا می­باشد.

BPM مدیریت زنجیره ای از رویدادها، فعالیتها و تصمیماتی است که نهایتاً ارزشی را به سازمان و مشتریانش اضافه می نماید.

این زنجیره از رویدادها، فعالیتها و تصمیمات، فرایند نامیده می­شود.

فرایند­های عمومی:

فرایندهای عمومی که معمولا در سازمان ها یافت می­شوند عبارتند از:

• فرایند سفارش تا وصول وجه
• فرایند پیشنهاد قیمت تا سفارش
• فرایند تدارک تا پرداخت
• فرایند مسئله تا رفع مشکل
• فرایند درخواست تا تصویب

عناصر مدیریت فرایند کسب و کار (BPM):

• رویدادها (events): به صورت اتوماتیک اتفاق می­افتند و هیچ زمانی صرف نمی­کنند.

مثال: ورود تجهیزات به محل ساخت و ساز

• فعالیت (activity): رویدادها محرکی برای اجرای یک دنباله از فعالیت ها می­باشند.

مثال: انجام بازرسی پس از ورود تجهیزات به محل ساخت و ساز

• وظیفه (task): به فعالیتهای خیلی ساده که قابل شکست نباشند.

مثال: چک کردن مشخصات فنی تجیزات

• نقاط تصمیم گیری (decision point): به تصمیم گیری ها در طول فرایند، نقاط تصمیم­گیری می­گویند.

مثال: تصمیم­گیری در خصوص پذیرفتن یا بازگرداندن تجهیزات.

• بازیگران: سازمان یا نرم افزارهایی که در تعامل با انسان و سازمان کار می­کنند.
• اشیاء فیزیکی: تجهیزات، مواد، محصولات، اسناد کاغذی
• اشیاء غیر­مادی: مدارک الکترونیکی و پرونده های الکترونیکی
• خروجی فرایند: ماحصل اجرای فرا­یند، که می­تواند مثبت و یا منفی باشد.
• مشتری فرایند: کسی که از خروجی فرایند استفاده می­نماید.

سازمان وظیفه گرا

جهت درک و توصیف سازمان وظیفه گرا به شعر زیر از مولانا توجه فرمائید.

فیلی در اتاقی تاریک قرار داشته و مردم شهر که فیل ندیده بودند به آن اتاق رفتند و از آن بازدید کردند:

فیل اندر خانه ی تاریک بود
عرضه را آورده بودندش هنود
از برای دیدنش مردم بسی
اندر آن ظلمت همی شد هر کسی
دیدنش با چشم چون ممکن نبود
اندر آن تاریکی اش کف می بسود
آن یکی را کف به خرطوم اوفتاد
گفت همچون ناودانست این نهاد
آن یکی را دست بر گوشش رسید
آن بر او چون بادبیزن شد پدید
آن یکی را کف چو بر پایش بسود
گفت شکل پیل دیدم چون عمود
آن یکی بر پشت او بنهاد دست
گفت خود این پیل چون تختی بدست
همچنین هر یک به جزوی که رسید
فهم آن می کرد هرجا می شنید
از نظرگه گفتشان شد مختلف
آن یکی دالش لقب داد این الف
در کف هر کس اگر شمعی بدی
اختلاف از گفتشان بیرون شدی
چشم حس همچون کف دستست و بس
نیست کف را بر همه او دسترس

 نکته‌ی مهمی که در داستان وجود دارد این است که: هیچ‌کس تصویر کلان فیل را ندیده است. ضمناً هیچ‌کدام از آن افراد، حرف نادرستی نمی‌زنند؛ بلکه تنها بخشی از آن موجود را دیده‌اند.

دیدگاه مردم شهر همانند یک سازمان وظیفه گرا می­باشد. هر شخص تنها از دیدگاه خود به فیل نگاه می­کند و هیچ شخصی دید کلی به آن نداشته و متوجه موجودیت و ماهیت فیل نخواهد شد.

لذا در سازمان های وظیفه گرا هرشخص و یا واحد، وظیفه محول شده به خود را انجام می­دهد و به اثربخشی کار خود اهمیتی نخواهد داد.

سازمان وظیفه ای در انقلاب صنعتی دوم ظهور کرد و چشم انداز شرکت را در بزرگترین بخش قرن 19 و 20 تحت تاثیر قرار داد. در سالهای پایانی دهه 80 شرکت های آمریکایی پی بردند که تاکید بر روی بهینه سازی وظیفه ای ناکارآمدی عملیات را به دنبال دارد که بر روی رقابت آنها تاثیرگذار می­باشد.

سازمان های فرایند گرا

روشیست با محوریت قرار دادن فرایندهای کسب و کار و حذف فعالیت های بدون ارزش افزوده. سازمانهای فرایند­گرا کارایی کارکنان را افزایش می­دهد که البته باید توسط رهبر به سمت هدف سازمان حمایت می­شود. بنابراین نیاز به فرهنگ سازی و آموزش کارکنان خواهیم داشت.

در یک سازمان فرایندگرا کارکنان می­دانند که رمز موفقیت، همکاری با همکاران جهت ایجاد خروجی مناسب در سازمان می­باشد.

گام های پیاده سازی فرایند­گرایی:

• تشخیص فرایندها
• شناساندن اهمیت فرایندها به همه دست اندرکاران
• انتخاب معیار ارزیابی
• بکارگیری مدیریت فرایندگرا