در دنیای به سرعت در حال تغییر امروزی، کسبوکارها باید فرآیندهای خود را زیر نظر داشته باشند تا از اجرای روان و کارآمد آن اطمینان حاصل کنند. نظارت و کنترل فرآیند به سازمان ها کمک می کند تا نحوه عملکرد فرآیندهای خود را در زمان واقعی پیگیری کنند و در صورت بروز مشکل، اقدامات اصلاحی انجام دهند. یکی از قدرتمندترین ابزارها برای دستیابی به این امر فرآیندکاوی است. فرآیند کاوی راهی برای تجسم و تجزیه و تحلیل فرآیندها با استفاده از دادهها فراهم میکند و آن را به یک تکنیک ضروری برای نظارت و کنترل گردش کار کسب و کار تبدیل میکند.
پایش فرآیند چیست؟
پایش فرآیند یکی از گامهای مهم چرخه مدیریت فرآیند است . به بیان بسیار ساده پایش فرآیند مانند این است که مراقب گردش کار کسب و کار خود باشید. در نظر بگیرید که «نقاط بازرسی» را در سراسر گردش کار ایجاد کنید تا ببینید آیا همه چیز طبق برنامه پیش می رود یا خیر. این کار یعنی شامل جمعآوری دادهها از منابع مختلف، مانند سیستم ERP، CRM، یا ابزارهای گردش کار، برای ردیابی معیارهای کلیدی مانند:
– زمان چرخه (مدت زمان انجام کارها)
–گلوگاهای فرآیند (جایی که تاخیر اتفاق می افتد)
– انطباق (اعم از این که مراحل پیروی از مقررات یا قوانین باشد)
وقتی فرآیندی را رصد میکنید، میتوانید ناکارآمدیها را شناسایی کنید، زمینههای بهبود را شناسایی کنید و از مسائل قبل از بحرانی شدن جلوگیری کنید.
کنترل فرآیند چیست؟
کنترل فرآیند با پایش همراه است. هنگامی که مشکلی را از طریق پایش فرآیند شناسایی کردید، کنترل فرآیند اطمینان حاصل می کند که برای رفع آن اقدام می کنید. مکانیسمهای کنترل میتواند شامل تنظیم منابع، تخصیص مجدد وظایف، یا فعال کردن هشدارها برای حفظ کارها باشد.
فرآیند کاوی چطور در کنترل و پایش فرآیندها کمک می کند؟
فرآیند کاوی راه نهایی برای تجسم نحوه عملکرد فرآیندها در زندگی واقعی است. فرآیند کاوی به جای تکیه بر مفروضات یا مشاهدات دستی، از دادههای گزارش رویدادها برای کشف جریان واقعی فرآیندهای شما استفاده میکند.
در واقع فرآیندکاوی منجر به دستاوردهای زیر برای کنترل و پایش فرآیندها میشود
–کشف فرآیندهای واقعی: حتی اگر کسب و کارها فرآیندها را با یک جریان خاص در ذهن طراحی می کنند، ممکن است کارکنان همیشه مسیر تعیین شده را دنبال نکنند. فرآیند کاوی جریان واقعی رویدادها را آشکار می کند و نشان می دهد که کجا انحرافات اتفاق می افتد.
نظارت بر عملکرد: فرآیند کاوی میتواند دادههای بیدرنگ را ردیابی کند و به کسبوکارها اجازه میدهد معیارهای عملکرد مانند میانگین زمان تکمیل، زمانهای بیکاری یا نرخ شکست را نظارت کنند. میتوانید داشبوردهایی را راهاندازی کنید که بهطور مداوم بهروزرسانی میشوند و در یک نگاه بینشهایی درباره سلامت فرآیند ارائه میدهند.
برای نمونه با فرآیندکاوی در فرآیند مدیریت سفارش :
– میتوانید جریان فرآیند واقعی را، از زمان ثبت سفارش تا تحویل آن، کشف کنید. شاید متوجه شوید که برخی از سفارشات در مرحله «تأیید پرداخت» گیر کرده اند.
– میتوانید معیارهای کلیدی را نظارت کنید مانند مدت زمانی که پردازش سفارشها طول میکشد، تعداد دفعات تأخیر سفارشها و مکانهایی که گلوگاهها اتفاق میافتد (مثلاً در انبار).
– در نهایت، می توانید با تنظیم هشدار برای تاخیرهای فراتر از یک آستانه خاص، فرآیند را کنترل کنید. همچنین ممکن است تصمیم بگیرید که بخشهایی از فرآیند را خودکار کنید، مانند ارسال یادآوریها به کارکنان انبار زمانی که یک سفارش برای مدت طولانی در انتظار است.
نتیجه گیری
کنترل و پایش فرآیند برای کارآمد نگه داشتن کسب و کار شما ضروری است. با فرآیند کاوی، می توانید نحوه عملکرد فرآیندهای خود را کشف کنید، آنها را در زمان واقعی نظارت کنید و کنترل هایی را برای حفظ همه چیز در مسیر خود پیاده سازی کنید. این به کسب و کارها اجازه می دهد تا ناکارآمدی ها را کاهش دهند، رضایت مشتری را بهبود بخشند و در نهایت سودآوری را افزایش دهند.
با کنترل و پایش مداوم فرآیندهای خود با استفاده از بینش های مبتنی بر داده از فرآیند کاوی، می توانید در محیط رقابتی امروز چابک و پاسخگو بمانید.
– تشخیص گلوگاهها و ناکارآمدی ها: با تجسم کل فرآیند، تشخیص مراحل کند یا ناکارآمد آسان است. به عنوان مثال، اگر می بینید که بخشی از فرآیند بسیار بیشتر از حد انتظار طول می کشد، می توانید علت اصلی را بررسی کنید، مانند کمبود کارکنان یا سیستم های قدیمی.
– کنترل تغییرات و انحرافات: با فرآیند کاوی، می توانید انحرافات را از فرآیند استاندارد شناسایی کنید، مانند مراحلی که نادیده گرفته شده اند یا مراحل اضافی که بخشی از گردش کار اصلی نیستند. دانستن این موضوع به شما این امکان را می دهد که کنترل هایی را برای هدایت فرآیند در مسیر اصلی خود قرار دهید.
مراحل کلیدی در نظارت و کنترل فرآیند با فرآیند کاوی
- جمع آوری داده ها: اولین قدم جمع آوری داده های گزارش رویداد از سیستم های تجاری شما است. هر مرحله فرآیند، مانند تأیید فاکتور یا تأیید سفارش، گزارشهایی تولید میکند که میتوانند در فرآیند کاوی استفاده شوند.
- کشف فرآیند: از ابزارهای فرآیند کاوی برای ایجاد یک مدل بصری از فرآیند واقعی خود استفاده کنید. این جریان فعالیت ها را از ابتدا تا انتها همراه با هر گونه تغییر نشان می دهد.
- نظارت بر عملکرد : هنگامی که مدل را در اختیار دارید، داشبوردهایی را برای ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) تنظیم کنید. اینها ممکن است شامل زمان توان عملیاتی، استفاده از منابع یا انطباق با فرآیند باشد.
- تشخیص مشکل: فرآیند کاوی مناطقی را که تاخیر یا انحراف در آنها رخ می دهد برجسته می کند. به عنوان مثال، اگر سفارش مشتری در مرحله خاصی گیر کند، در نمودار جریان فرآیند قابل مشاهده خواهد بود.
- کنترل فرآیند: پس از شناسایی مشکلات، اقدام اصلاحی انجام دهید. این می تواند شامل خودکار کردن مراحل خاص، واگذاری مجدد کار به اعضای تیم در دسترس، یا اجرای قوانین برای جلوگیری از انحرافات آینده باشد.
- بهبود مستمر: پس از اعمال تغییرات، به نظارت بر روند ادامه دهید تا مطمئن شوید که طبق خواسته کار می کند. فرآیند کاوی با دادن بازخورد در زمان واقعی در مورد تأثیر تغییرات شما از بهبود مستمر پشتیبانی می کند.
بدون دیدگاه