فرآیندکاوی و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)

فرآیندکاوی زمینه و بینش مورد نیاز برای اجرای موثر RPA را فراهم می‌کند و اطمینان می‌دهد که تلاش‌های اتوماسیون با اهداف سازمانی هماهنگ است و حداکثر سود را به همراه دارد. استفاده همزمان فرآیندکاوی و RPA باعث ایجاد هم افزایی می شود. فرآیندکاوی باعث می شود که RPA مقیاس پذیر، شفاف و قابل کنترل شود. قابلیت‌های فرآیند کاوی برای ایجاد شفافیت در فرآیند، اندازه‌گیری مزایای RPA و نظارت مستمر ربات‌ها پس از اجرا، آن را به نقطه شروع استراتژی اتوماسیون تبدیل می‌کند. به گفته شرکت IBM، شرکت‌هایی که فرآیند کاوی را به‌عنوان یک لایه کنترلی برای فرآیندهای کسب و کار خود اتخاذ می‌کنند، حداقل 20 درصد سود بیشتری نسبت به شرکت‌هایی که فرآیند کاوی را قبول نمی‌کنند، خواهند داشت.

هنگامی که RPA همراه با فرآیند کاوی مورد استفاده قرار می گیرد، مزایای آنها به طور تصاعدی افزایش می یابد. مزایای استفاده همزمان این دو برای سازمان عبارت است از:

قابلیت استفاده از RPA در کل سازمان (مقیاس پذیری) افزایش می یابد. فرآیند کاوی فعالیت هایی که پتانسیل بهبود دارند را برای RPA را در کل سازمان شناسایی می کند.

اتوماسیون فعالیت ها افزایش می یابد. Task Mining که یکی از عناصر اصلی در فرآیندکاوی است همه وظایفی را که می‌توان با RPA خودکار کرد، به جای تکیه بر تک تک کارکنان و بخش‌ها برای شناسایی آن‌ها، آشکار می کند.

این تلفیق اطمینان می دهد که فعالیت های درست برای اتوماسیون انتخاب شوند. یک دید ناقص از فرآیندها در سراسر سازمان اغلب منجر به خودکار شدن موارد اشتباه می شود. فرآیند کاوی فعالیت هایی را که بیشترین بهره را از اتوماسیون می برند، برجسته می کند.

علاوه بر این اطمینان می دهد که فعالیت ها به درستی خودکارسازی می شوند. اتوماسیون موردی و برای قسمتی از یک فرآیند اغلب می تواند در جای دیگر مشکلاتی را ایجاد کند. فرآیند کاوی با ارائه تصویر بزرگ، تضمین می کند که اتوماسیون به مؤثرترین و کارآمدترین روش انجام می شود.

ربات های RPA با سرعت بیشتری ایجاد می شوند. هنگامی که فرآیندکاوی با RPA یکپارچه می شود، ربات ها می توانند به طور خودکار از ابزار فرآیندکاوی تولید شوند که این موضوع موجب صرفه جویی در زمان می شود.

باعث می شود که ایجاد بهبود از طریق استفاده از RPA به صورت مستمر باشد. از آنجاییکه فرآیند کاوی به طور مداوم به دنبال فرصت‌های اتوماسیون جدید است استفاده از RPA را همیشگی کرده و ارزش بلندمدت سرمایه‌گذاری آن را به حداکثر می‌رساند.

احتمال شکست RPA را پیش بینی و از آن اجتناب می کند. از آنجایی که فرآیند کاوی به طور مداوم فرآیندهای سازمانی را در حین تغییر نظارت می‌کند، می‌تواند پیش‌بینی کند که چه زمانی تغییر در یک فرآیند منجر به شکست اتوماسیون موجود می‌شود. این موضوع سازمان را قادر می سازد تا اتوماسیون را اصلاح کند و از خطراتی مانند نقض انطباق جلوگیری کند.

باعث ایجاد مرکز تعالی در سازمان می شود. فرآیند کاوی و RPA با هم یک پایه فناوری قوی برای بهینه سازی و اتوماسیون مستمر در فرآیند ایجاد می کنند تا اطمینان حاصل شود که ارزش فرآیند کاوی و RPA به طور کامل در سراسر سازمان اعمال می شود.

شرکت  IBMبرای انجام موفق RPA با فرآیندکاوی، شش گام زیر را مطرح می کند:

• ابتدا فرآیند را کشف کنید. داده های موجود از سیستم های فناوری اطلاعات و تعاملات ثبت شده از روی دستکتاپ را برای کشف و تجسم فرآیند سرتاسر خود آپلود کنید و انحرافات، گلوگاه ها و ناکارآمدی ها را کشف کنید.
• انطباق فرآیند را چک کنید. فرآیند کشف شده را با یک مدل فرآیند مرجع مقایسه کنید تا به علت اصلی انحرافات و دوباره کاری ها، هزینه ها و فراوانی آنها برسید.
• فرصت های بهبود را مشخص کنید. داشبوردهای تحلیلی سفارشی ایجاد کنید تا نقاطی را که اتوماسیون بیشترین تأثیر را بر شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) فرایند دارد را شناسایی کنید.
• بهترین کاندیدها برای RPA را پیدا کنید. بر اساس سطح اتوماسیون مورد نظر خود، پیشنهاداتی را که برای RPA ارائه می شود و اینکه کدام فعالیت‌ها پس از خودکارسازی بیشترین تأثیر را بر فرآیند خواهند داشت دریافت کنید.
• پیشنهاداتی را که برای اتوماسیون ارائه شده است را تست کنید تا از بین آنها سریع‌ترین راه را برای دستیابی به KPIهای مورد نظر، کاهش هزینه‌ها و زمان انجام کار بیابید، بازگشت سرمایه را محاسبه و اطمینان حاصل کنید که تغییرات کارآمد خواهند بود.
• بهبود فرآیند را نظارت کنید. با نظارت مستمر بر کارایی و اثربخشی فرآیند، همواره به دنبال مدیریت و انطباق بهتر فرآیند باشید.

از نگاه این شرکت، مزایای فرآیندکاوی برای RPA را می توان در شش مورد خلاصه کرد. صرفه جویی در هزینه که از ارائه بینش‌های خودکار فرآیند برای تصمیم‌گیری سریع و قابل اعتماد حاصل می شود. بهبود عملکرد که با شناسایی و حذف ناکارآمدی های فرآیند قابل حصول است. رشد درآمد که با طراحی و اجرای یک استراتژی RPA مبتنی بر داده برای دستیابی به موفقیت های سریع و ایجاد مزیت رقابتی بدست خواهد آمد. بهبود تجربه مشتریان که در واقع در گرو حذف عدم انطباق ها و در نتیجه بهبود عملکرد فرآیند است. بهبود مستمر فرآیند که از طریق نظارت بر فرآیندها و اطلاع از ناکارآمدی های جدید و فرصت های اتوماسیون بعدی ممکن می شود و سیر تحول دیجیتال را تسریع می کند. و در نهایت، مقیاس‌پذیری اتوماسیون که بر اساس اطلاعات بدست آمده در مورد وضعیت فعلی فرآیند با اجرای هر تغییر این امکان را می دهد تا تصمیمات سریع تری در زمینه بعدی بهبود فرآیند اتخاذ شود.

در ادامه نمونه ای از سازمان هایی که توانسته اند ارزش قابل توجهی را با فرآیند کاوی و RPA ایجاد کنند اشاره خواهند شد.

بانک منطقه ای ایتالیا به نام Credito Emiliano S.p.A سفر تحول دیجیتال خود را در سال 2013 با هدف بهینه سازی تجربه مشتری و کارمند آغاز کرد. این بانک در ابتدا، بخش‌های جداگانه و فرآیندهای کوچک یا بخش‌هایی از فرآیندهای خود را خودکار می کرد، اما می‌دانست که می‌تواند با اتخاذ رویکردی جامع‌تر، ارزش بسیار بیشتری را ایجاد کند. این بانک پیاده‌سازی فرآیند کاوی و RPA را برای تجزیه و تحلیل و خودکارسازی فرآیندهای داخلی، از جمله فرآیندهای back-پشتیبان و فرآیندهای حیاتی مرتبط با خدمات مشتری، انتخاب کرد. در یک مورد، فرصتی را برای خودکارسازی بخشی از فرآیندهای بررسی و تأیید کارت اعتباری خود شناسایی کرد و توانست زمان تأیید را از چهار روز به یک روز کاهش دهد و تقریباً 500,000 یورو (521,000 دلار آمریکا) در سال صرفه جویی کند. در مورد دیگر، توانست زمان صرف شده توسط کارمندان برای پردازش وام ها را تا 70 درصد کاهش دهد. در مجموع، این بانک تا به امروز توانسته است 91 اتوماسیون را پیاده سازی کند که منجر به صرفه جویی چند میلیون دلاری در هزینه های عملیاتی و خدماتی آن شده است.