فرآیندکاوی چیست؟

فرایندکاوی یک فناوری پرکاربرد برای مدل‌سازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. فرآیندکاوی مشکلات فرآیندی که شما آن‌ را نمی بینید را کشف کرده و برای تحلیل و بهبود آن‌ها به شما راهکار می دهد دقیقا مانند عکس اشعه ایکس از یک استخوان شکسته!

1- قبل از شروع : فرآیند چیست ؟

قبل از شروع بیایید با یک تعریف پایه‌ای از فرآیند شروع کنیم

یک فرآیند مجموعه ای از اقدامات یا مراحل است که در یک مسیر از یک «شروع« تعریف شده یا شناخته شده به یک «پایان» تعریف شده یا شناخته شده به صورت مستمر تکرار می‌شود. هدف یک فرآیند ایجاد و حفظ جریانی است که عموماً قابل درک است که اجازه می دهد یک کار به طور مؤثر و پیوسته تکمیل شود.هر مرحله از یک فرآیند کسب و کار، ردپایی دیجیتالی در سیستم های اطلاعاتی شما به شکل داده های گزارش رویداد به جا می گذارد. نرم‌افزار فرایندکاوی با استفاده از این داده‌های گزارش رویداد  تصویری زنده از فرآیندهای واقعی شما ایجاد کند – که همیشه با مدلی که در کارگاه‌های مدلسازی فرآیند (مبتنی بر مصاحبه) به دست آورده باشید متفاوت است!

البته، برخی از مراحل فرآیند لزوماً در یک سیستم اطلاعاتی انجام نمی‌شوند – به عنوان مثال، ارسال ایمیل یا باز کردن یک فایل در اکسل که در دسکتاپ افراد انجام می‌شود. Task Mining فناوری است که داده های دسکتاپ را  جمع آوری می کند. هنگامی که با فرآیندکاوی ترکیب شود، می‌تواند نمای دقیق‌تری از نحوه انجام کار در یک سازمان ارائه دهد.

2- فرایندکاوی چیست؟

فرآیند کاوی: نگاهی عمیق به فرآیندهای کسب و کار

هر مرحله فرآیندی که انجام می شود، ردپای دیجیتالی – داده‌های گزارش رویداد (Event Log)- در سیستم‌های اطلاعاتی که استفاده می‌کنید، باقی می‌گذارد. فرآیند کاوی آن ردپای دیجیتال را استخراج می کند و به طور معناداری آنها را به هم متصل می کند تا به شما در درک بهتر کسب و کارتان کمک کند. در واقع، فرایندکاوی از داده‌های گزارش رویداد  برای ایجاد یک همزاد دیجیتالی (Digital Twin) از فرآیندهایکسب و کار شما استفاده می‌کند و به شما کمک می‌کند هر حرکتی را که در  کسب‌وکارتان انجام می‌شود در زمان واقعی تجسم کنید. همزاد دیجیتال، فرآیندهای شما را همانطور که واقعا هستند به شما نشان می‌دهد و به شما امکان می‌دهد فرصت‌های ایجاد ارزش را کشف کنید و ناکارآمدی‌ها را شناسایی و برطرف کنید. جذابیت فرآیندکاوی در این است که می تواند برای هر فرآیندی که در  سیستم اطلاعاتی انجام می‌گردد اعمال شود.

فرآیند‌کاوی نوعی رویکرد تحلیل داده است که به شما اجازه تحلیل‌های مبتنی بر گزارش رویداد را می‌دهد. این تعریف مربوط به سایت ویکی‌پدیا نشان می‌دهد که مزیت منحصربه‌فرد فرآیند‌کاوی استفاده از گزارش رویداد به‌جامانده از سیستم‌های اطلاعاتی سازمان است. یک گزارش رویداد مجموعه‌ای از رویداد‌هایی است که به‌منظور اجرای فرآیند رخ داده‌اند. هر رویداد در واقع به فعالیت مشخصی اشاره دارد که در یک‌زمان به‌خصوص اجرا می‌شود و می‌توان آن را به یک نمونه اجرای مشخص از فرآیند مربوط دانست. اگر بخواهیم گزارش رخداد را با حداقل ستون‌های لازم تعریف کنیم شامل ستون شماره مورد (Case Id) به‌عنوان یک شناسه عددی، فعالیت (Activity) به‌عنوان مشخص‌کننده اینکه کدام فعالیت رخ می‌دهد و زمان (Timestamp) که زمان اجرای فعالیت را نشان می‌دهد است.

ستون‌های حاوی ویژگی‌های دیگر نیز می‌تواند به‌عنوان اطلاعات اضافی مربوط به فعالیت‌ها به این فایل اضافه شود. در محیط مربوط به یک شرکت گزارش‌های رخداد، رد‌پای دیجیتالی هستند که در پایگاه‌های داده‌ای نظیر برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) ، مدیریت ارتباط مشتریان (CRM) ، سامانه ارتباط با تأمین‌کنندگان (SRM) ، سیستم اجرایی تولید (MES) و مدیریت چرخه عمر محصول (PLM) برای یک فعالیت کسب‌وکار ذخیره می‌شوند.  هر سفارش یا پیشنهاد یا صورت‌حساب مربوط به مشتری در پایگاه‌داده پردازش می‌شود ور ردپای دیجیتالی از خود به‌جای می‌گذارد. در مقالات بعدی شرح مفصلی از نحوه ساخت گزارش رویداد به شکلی که بتواند در تحلیل‌های فرایندکاوی به کار رود ارائه خواهیم داد.

شکل1.1 گزارش رویداد

به‌منظور «کاوش» یک فرآیند، ردپای دیجیتال به شکلی که جریان فرآیند را به‌نحوی‌که واقعاً هست منعکس می‌کند، شناسایی، استخراج و مصورسازی می‌شود، بنابراین شفافیت در توالی فعالیت‌ها همان‌طور که در واقع انجام شده‌اند را ارائه می‌دهد. زمان پردازش و توالی رویدادها تصویر کاملی از هر نمونه اجرای فرآیند ارائه می‌دهد و امکان ردیابی جریان‌های فرآیند، درک تأخیرها، حلقه‌ها و شناسایی محرک‌های پیچیدگی را فراهم می‌کند.

شکل 1.2 واریانت‌های مختلف اجرای فرآیند

شکل 1.2 منطق حاکم بر فرآیندکاوی را برای تجسم جریان‌های فرآیند ساده و پیچیده در قالب انواع گونه‌های مختلف (Variant) نشان می‌دهد: تصویر سمت چپ یک جریان فرآیند ساده و استاندارد را نشان می‌دهد. تصویر واقعی اما  یک جریان فرآیند پیچیده‌تر را با انواع گونه‌های مختلف نشان می‌دهد که گزینه‌های متعددی را برای نحوه انجام فرآیند منعکس می‌کند.

درحالی‌که افراد تمایل دارند تا شکل جریان‌های فرآیند ساده (تصویر سمت چپ) را در نظر بگیرند، واقعیت گونه‌های پیچیده‌تری را نمایش می‌دهد (تصویر سمت راست). از این نظر، معمولاً بین فرآیندهای «وضع موجود» و «وضع مطلوب» تفاوت قائل می‌شود. وضع مطلوب جریان فرآیند ایده‌آل و بی نقص را بدون اصطکاک ارائه می دهد، همانطور که معمولاً در تئوری طراحی می شود. از طرف دیگر وضع موجود جریان فرآیند واقعی را با تمام انحرافات و پیچیدگی هایی که در فرآیندهای عملیاتی واقعی رخ می دهد ارائه می دهد.

تا پرداخت صورتحساب «Pay Invoice» را در بر می‌گیرد. در این ساده‌ترین گونه فرآیند، رایج‌ترین فعالیت‌ها در فرآیند واقعی نمایش داده می‌شود. اعداد در زیر فعالیت‌ها نمایش دهنده این است که هر فعالیت چندبار رخ داده است. اعداد روی یال‌های ارتباطی بین دو فعالیت نمایش می‌دهد که چندبار فعالیت دوم مستقیما بعد از فعالیت اول آمده است.

شکل 1.3 ساده‌ترین گونه فرآیند خرید به پرداخت

فرآیند‌کاوی به شما اجازه می‌دهد تا هرگونه پیچیدگی فرآیند را از ساده‌ترین نمونه اجرا تا پیچیده‌ترین در نظر گرفته و مصور سازی کنید و از این طریق تصویری واقعی از فرآیندی که در عمل انجام می‌شود را ارائه کنید.

به عنوان جایگزینی برای تعداد تکرار فعالیت‌ها (همانطور که در فلش های اتصال نشان داده شده است) زمان لازم بین دو فعالیت را می توان نمایش داد. به عنوان زمان میانه یا میانگین محاسبه می شود، این بینشی ارائه می دهد که کدام مراحل فرآیند طولانی مدت هستند و ممکن است دلیل تاخیر یا گلوگاه باشند. بر اساس موارد مذکور، فرآیند کاوی اجازه می دهد تا گام به گام همه انواع فرآیندهای واقعی را بررسی کنید تا زمانی که همه نمونه اجرا‌های فرآیند در نظر گرفته شوند، بنابراین تصویر دقیقی از پیچیدگی کامل فرآیندهای واقعی ارائه می دهد

شکل1.4 فرآیند سفارش دهی تا پرداخت (O2C) با تمامی نمونه اجراهای آن

. شکل 1.4  پیچیدگی  فرآیند سفارش‌دهی تا دریافت (O2C) را که دارای چند صد هزار نوع اجرای مختلف است، را نشان می دهد. این تصویر بینشی ارائه می‌دهد که فرآیند سفارش دهی مشتریان به طور شفاف چگونه انجام می‌شود.

فرآیندکاوی  یک تغییر اساسی در نحوه کار بر روی تجزیه و تحلیل فرآیند و بهینه سازی ایجاد می‌کند: یک پروژه سنتی نیاز به مشاهده گسترده و مستندات دستی مراحل واقعی فرآیند دارد. بسته به زمان و تلاش انجام شده، می توان تعداد کم و بیش مشاهداتی را جمع آوری و آماده کرد، به عنوان مثال، در اکسل یا پاورپوینت. یا اینکه برخی از مفروضات را می توان به منظور برآورد جریان های فرآیند واقعی تفسیر کرد. با این حال، این رویکرد دارای محدودیت‌هایزیادی است، زیرا تنها امکان ترسیم تصویری تقریبی از واقعیت حقیقی را فراهم می‌کند که قابل تفسیر مغرضانه است و امکان فنی برای به دست آوردن شفافیت کامل و مبتنی بر واقعیت را نادیده می‌گیرد.

نکته کلیدی1 : فرآیند‌کاوی  مجموعه ای از تکنیک‌هایی را در بر می‌گیرد که بر مبنای داده‌های گزارش رخداد تحلیل‌ ‌هایی به منظور کشف فرآیند، عارضه‌یابی و بهبود فرآیند ارائه می‌دهند.

نکته کلیدی 2 : مزیت درخشان فرآیند‌کاوی نمایش شفاف نحوه اجرای فرآیند «وضع موجود» بر مبنای داده‌ها در مقابل فرآیند « وضع مطلوب» است

3-چرا فرآیندکاوی مهم است؟

فرآیند کاوی نشان می‌دهد که فرآیندهای کسب‌وکار شما در واقع چگونه اجرا می‌شوند و این به شما کمک می‌کند تا فرصت‌های بهبود این فرآیندها را پیدا کنید. اجرای بهتر فرآیندهای کسب و کار شما تأثیر مثبت و قابل توجهی بر رشد درآمد یا فروش،رضایت مشتری،سود خالص و نیز اثرات زیست محیطی یا پایداری کسب و کار شما دارد.

بسیاری از کسب‌وکارها متوجه نمی‌شوند که فرآیندهایشان چقدر تغییرپذیر است، و این تغییر پذیری چه تأثیری  روی همه چیز می‌گذارد. شما نمی‌توانید چیزی را که نمی‌بینید اصلاح کنید، و بیشتر کسب‌وکارها تصویر کاملی از نحوه انجام همه چیز در برنامه‌ها، سیستم‌ها و بدپارتمان‌های مختلف را نمی‌بینند.

کسب‌وکارهایی که از فرایندکاوی استفاده می‌کنند اغلب از اینکه ببینند فرآیندهایشان در  واقعیت در مقایسه با مدل مستند شده آنها چگونه اجرا می‌شود، شوکه می‌شوند. این بخشی از شکاف یا عارضه بزرگی است  که در قلب بسیاری از سازمان‌های امروزی جریان دارد – بخش‌ها برای برقراری ارتباط تلاش می‌کنند، سیستم‌ها به خوبی با هم کار نمی‌کنند، و متعاقبا، فرآیندها از بین می‌روند. این موضوع منجر به از دست رفتن ارزش، کارایی پایین، نیازهای برآورده نشده مشتری و حتی تاثیر منفی زیست محیطی و استفاده از منابع بیشتر می شود.

4-فرآیندکاوی چه مزایایی دارد؟

فرآیندکاوی مزایای قابل توجهی ایجاد می‌کند تعدادی از این مزایا به شرح زیر است :

بینش و تحلیل‌های عینی و داده محور

فرایندکاوی بینش‌هایی عینی و مبتنی بر واقعیت که از داده‌های ثبت شده استخراج شده را ارائه می‌کند. این بینش‌های مبتنی بر داده‌ها به شما کمک می‌کند تا فرایند‌های وضع موجود را بازرسی و تحلیل کرده و بهبود دهید.

سریعتر،ارزانتر و بسیار دقیق‌تر

فرایندکاوی  نسبت به اجرای پروژه‌های مدیریت و بهبود فرآیند بسیار ارزانتر و سریعتر است. این در حالی است که مبتنی بر داده بودن فرآیندکاوی دقت تحلیل‌های آن را به شدت بالا می‌برد به نسبت تحلیل‌های مبتنی بر مصاحبه که به شدت به ذهنیت و نظرات افراد وابسته است.

سازگاری با سیستم‌های موجود

فناوری فرآیندکاوی بر بستر سیستم‌های موجود شما کار می‌کند و به شما کمک می‌کند تا به راحتی از این سیستم‌ها داده گرفته و آنها را به بینش‌های ارزشمند تبدیل کنید. بنابراین نیازی به تغییر یا جایگزینی سیستم‌های موجود وجود ندارد.

موارد کاربرد فرآیندکاوی

فرآیند کاوی یک فناوری همه کاره است که می تواند در کارکردهای تجاری و صنایع مختلف اعمال شود و طیف وسیعی از موارد استفاده را امکان پذیر می کند. این نشان می‌دهد که کاربردهای بالقوه متعدد و متنوع هستند، زیرا فرآیند کاوی به تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندها در حوزه‌های مختلف، مانند امور مالی، مراقبت‌های بهداشتی، تولید، تدارکات، خدمات مشتری و غیره کمک می‌کند.

به عنوان مثال، فرآیند کاوی می تواند زنجیره های تامین را با برجسته کردن نقاط ضعف و حذف ناکارآمدی انعطاف پذیرتر کند. هر عملکردی را می توان از طریق این فناوری کارآمدتر کرد.

موارد رایج استفاده از فرآیندکاوی عبارتند از:

در امور مالی، فرآیند کاوی می‌تواند با ارائه بینش‌هایی درباره نحوه انجام فرآیندهای مالی (مانند صورت‌حساب، پرداخت‌ها و بودجه‌بندی) تحول دیجیتال را تسریع بخشد. ناکارآمدی‌ها، افزونگی‌ها یا گلوگا‌ه‌ها را شناسایی می‌کند و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به سرعت تغییرات مبتنی بر داده‌ها را برای بهینه‌سازی این فرآیندها انجام دهند.

در زنجیره تامین، فرآیند کاوی تاب‌آوری زنجیره تامین را با فعال کردن پاسخ‌های فعال به چالش‌ها، به حداقل رساندن اختلالات و حفظ کارایی عملیاتی حتی در مواجهه با رویدادهای غیرمنتظره مانند تاخیر تامین‌کننده، مسائل حمل‌ونقل یا تغییر در تقاضا افزایش می‌دهد.

در تحول سیستم فرآیند کاوی ریسک ها را کاهش می دهد و کل فرآیند مهاجرت را با ایجاد دید کامل به سازمان ها نسبت به فرآیندهای خود سرعت می بخشد و از انتقال نرم تر و دگرگونی های موفق سیستم اطمینان حاصل می کند.

در پایداری فرآیند کاوی به سازمان ها کمک می کند تا با بهینه سازی عملیات حمل و نقل برای کاهش انتشار گازهای گلخانه ای و بهبود فرآیندهای تدارکات برای تشویق برای هزینه های پایدارتر، به اهداف پایداری و ESG برسند.

در تعالی فرآیند، فرآیند کاوی به سازمان ها اجازه می دهد تا به سرعت مناطقی را کشف کنند که می توانند کارایی عملیاتی را بهبود بخشند، منابع را بهینه کنند یا تجارب مشتری را بهبود دهند و در نتیجه باعث بهبود مستمر در تعالی فرآیند شوند.

این موارد استفاده مشتریان فرآیند کاوی  را در بسیاری از صنایع از جمله خودروسازی، انرژی، خدمات مالی، مراقبت های بهداشتی، تولید، خدمات حرفه ای، خرده فروشی، مخابرات و رسانه، علوم زندگی، داروسازی، مسافرت و حمل و نقل در بر می گیرد.