بهبود فرآیند با فرآیندکاوی (2)

دومین مبحث بهبود فرآیند که به آن خواهیم پرداخت چرخه عمر BPM است. این مدل به خوبی با مدل قبلی PDCA هماهنگ است، اما روشی که می‌توانید از فرآیند کاوی با این مراحل استفاده کنید، شاید ملموس‌تر باشد.

این چرخه از شناسایی فرآیند شروع می شود. مهم نیست که سازمان شما در چه کسب و کاری است، شما دارای تعداد زیادی فرآیند هستید – دو فرآیند متداول سرتاسری فرآیند سفارش به نقد (OtC) است (زمانی که محصولات و خدمات خود را می فروشید و ارائه می دهید).
و فرآیند خرید به پرداخت (PtP) (زمانی که در حال خرید چیزی هستید).
از منظر عملکردی، سازمان شما همچنین دارای فرآیندهای داخلی بسیاری در حوزه منابع انسانی، مالی، تدارکات، انبارداری و غیره است. شما نیاز به دیدی جامع از تمامی عملیات خود دارید تا شناسایی کنید کدام فرآیندها برای کسب و کار شما حیاتی هستند و ارزش واقعی برای مشتریان خود اضافه می کنند.

از آنجایی که فرآیند کاوی در سطح موردی کار می کند (ما یک شناسه منحصر به فرد و گزارش دقیق رویدادهای مربوط به هر مورد داریم)، می تواند به شما نشان دهد که در آن یک مورد و سپس در یک میلیون مورد دیگر چه اتفاقی می افتد – همه چیز را برای شما جمع می کند.

کشف فرآیند برای بهبود فرآیند

در چرخه مدیریت فرآیند، ابتدا با کشف فرآیند شروع می‌کنید تا فرآیند وضع موجود را درک کنید. توجه کنید که مدل فرآیندی وضع موجود را که از فرآیند کاوی به دست می‌آورید از داده‌های مبتنی بر واقعیت در گزارش‌های رویداد حاصل می شود، که شفافیت مبتنی بر واقعیت را به عملیات واقعی برای صاحبان فرآیند و سایر ذینفعان ارائه می‌دهد.
این مدل‌های فرآیند کاوی بسیار دقیق‌تر و صحیح تر از نمودارهای فرآیند سنتی و دستی هستند.

برای مثال فرآیندهای حاصل شده از مصاحبه در رویکرد مدیریت فرآیند سنتی به صورت کلی شما انحرافات، استثناها و ناکارآمدی‌های فرآیند نیستند.
این موضوع می‌تواند به دو دلیل باشد در نگاه اول ممکن است برخی ذینفعان درگیر در مصاحبه فرآیند به صورت عمدی بخشی از رویه‌های اجرا در فرآِند را گزارش نکنند.
با این حال بخش عمده غیر دقیق بودن مدل‌های فرآیندی مصاحبه محور به دلیل عدم توانایی مصاحبه شونده در به خاطر سپردن تمامی رویه‌های اجرای فرآیند است.
به طور دقیق تر اگر فرض کنیم فرآیندی مانند فرآیند تدارکات در یک سازمان به طورت روزانه 5 بار اجرا می‌شود در مدت زمانی دو سال بیس از 2000 اجرا از این فرآیند وجود دارد که به خاطر سپردن همه رویه‌های اجرا غیرممکن به نظر می‌رسد

هنگامی که فرآیند وضع موجود را با موفقیت کشف کردید، به مرحله بعدی یعنی تجزیه و تحلیل فرآیند می‌روید، جایی که به دنبال نقاط ضعف و تأثیر آنها بر فرآیندهای خود می‌گردید.
فرآیند کاوی یک دید کلی از فرآیند  را در اختیار شما قرار می دهد که در آن می توانید به سرعت گلوگاه های فرآیندهای خود، دوباره کاری ها و همچنین استثناها را شناسایی کنید.
یک نتیجه مهم از تجزیه و تحلیل فرآیند، تحلیل علت ریشه ای مشکلات است که به طور خودکار با استفاده از ابزار فرآیند کاوی ارائه می شود و برای درک علل مشکلات عملیاتی بسیار مهم است.

مقایسه با چرخه دمینگ

در مقایسه با چرخه دمینگ، این چرخه عمر BPM پیچیده تر است، جایی که هدف شما ایجاد یک مدل فرآیندی جدید از طریق طراحی مجدد فرآیند و اجرای فرآیند است.
فرآیند کاوی به شما کمک می کند تا تغییراتی را که به خوبی در سازمان شما کار می کنند مشخص کنید.
از این رو، ترکیبی از آن تغییرات را برای مدل فرآیندی جدید خود انتخاب می کنید. از طرف دیگر، می‌توانید یک مدل کسب‌وکار کاملاً جدید را پیاده‌سازی کنید و فرآیند آینده را بر اساس احتمالات جدید تحول دیجیتال برنامه‌ریزی کنید.
گام بعدی شما نظارت مستمر فرآیند بر روی مدل تازه استقرار شده شما است.
کاری که فرآیند کاوی در اینجا می تواند انجام دهد این است که بینش انطباق و عملکرد را در اختیار شما قرار دهد تا ببینید فرآیند جدید شما چگونه انجام می شود و چگونه با فرآیند طراحی شده مطابقت دارد.

در قسمت پایش فرآیند، فرآیندکاوی کمک می‌کند به طور دوره ای فرآیند مورد نظر خود را  چک کنید.
برای نمونه تصور کنید که فرآیند احصا شده با رویکرد سنتی مدیریت فرآیند یعنی به صورت مصاحبه محور پس از مدت کوتاهی دچار تغییر شود.
در این حالت معمولا برگزاری جلسات و به روز نمودن فرآیند‌های مورد نظر زمان بر و هزینه بر خواهد بود. با این حال فرآیندکاوی به مدیران و کارشناسان فرآیند این امکان را می‌دهد تا در دوره‌های مشخص تنها با گرفتن داده و استفاده از ابزار فرآِندکاوی تغییرات فرآیند را نسبت به دوره‌های قبل بررسی کنند.
البته این تغییرات تنها به توالی و اجرای فعالیتها منحصر نمی گردند برای نمونه می توان زمان اجرای فعالیت پس از اضافه کردن منابع یا دستگاه جدید را در دوره‌های مختلف ارزیابی نمود.

چرخه به همین منوال ادامه می یابد و بلوغ فرآیند کسب و کار شما را افزایش می دهد و در نهایت کل سازمان شما را متحول می کند.

نکات:

• می‌توانید این چرخه عمر BPM را برای کل سازمان و همه فرآیندها اعمال کنید، اما باید با مهم‌ترین پنج تا ده فرآیند کلیدی شروع کنید.
•  تجزیه و تحلیل ریشه‌ای اغلب نشان می‌دهد که این فرآیند در برخی از حوزه‌های تجاری خوب کار می‌کند اما در برخی دیگر شکست می‌خورد.
  به اشتراک گذاری دانش بین حوزه های تجاری با بهترین عملکرد و مناطق مشکل دار معمولاً به رفع مشکلات کمک می کند تا نیازی به طراحی مجدد کامل برای کل فرآیند نباشد.