به صرف یک فنجان فرایند کاوی، مجموعه ای از مینی گپ و گفت های حوزه فرایند کاوی است که قصد داریم با یکدیگر به بررسی آنها بپردازیم تا با یک تیر دو نشان بزنیم. یعنی چه؟ یعنی هم با کاربردهای فرایند کاوی در صنایع مختلف آشنا شویم و هم از آنها برای بهبود فرایندهای سازمان خودمان ایده بگیریم.
اولین فنجان را با یکی از موضوعاتی آغاز می‌کنیم که فرآیندکاوی می‌تواند نقش به سزایی در بهبود کیفیت‌های آن ایفا کند. بله! درست حدس زدید موضوع اولین فنجان صنعت جذاب بهداشت و درمان است.
بهداشت و درمان یکی از حوزه های بسیار جالب و در عین حال چالش برانگیز برای پروژه های فرایند کاوی محسوب می شود. پروژه فرایند کاوی در این حوزه به سادگی آن چیزی که مثلا برای درخواست گذرنامه انجام می شود نیست. به عنوان مثال، یک مجموعه داده با ۱۰۰۰ نمونه (Case) به راحتی می تواند ۱۰۰۰ حالت مختلف (Trace) داشته باشد. چرا؟ چون هر بیمار مسیر منحصر به فرد خودش را دارد. اما اگر بتوانید یک پروژه فرایند کاوی را به طور صحیح پیاده سازی کنید، بهبود قابل توجهی در کیفیت خدمات به بیماران ایجاد خواهید کرد.
به طور معمول کاربردهای فرآیندکاوی در سیستم سلامت مزایای بسیاری شامل مدیریت مدل فرآیندی، ارزیابی انطباق روند درمان با پروتکل‌ها و دستورالعمل‌های بالینی و شناسایی نکات به منظور بهبود این فرآیند‌ها را در برمی‌گیرد. همچنین می‌توانیم از قابلیت‌های دیگر فرآیندکاوی همانند پیش‌بینی و سیستم‌های توصیه‌گر نیز به طور جدی در صنعت بهداشت و درمان استفاده کنیم.
برای نمونه تصور کنید به صورت سیستمی و از راه بررسی گزارشات رویداد مربوط به سابقه بیماران یک بیمارستان فرآیند درمان کم خطر‌تر، کم هزینه تر به بیماران و یا پزشکان پیشنهاد داده شود.
در کنار استفاده به موقع و مناسب از فرآیندکاوی این نکته نیز حائز اهمیت است که گاهی اوقات جان بیماران به واسطه انحراف پزشکان از پروتکل‌های استاندارد حفظ می‌شود اما در اغلب موارد انحراف از پروتکل‌ها موجب خسارت و یا مرگ می‌شود. بنابراین کاملا واضح است که دستاورد‌های فرآیندکاوی در حوزه سلامت از آنجا که مرتبط با حفظ جان انسان‌ها است تا چه اندازه می‌تواند پر اهمیت باشد.
در این سلسله مباحث ما به بررسی گام‌های اصلی پروژه‌های فرآیندکاوی در حوزه سلامت و بهداشت می‌پردازیم. به طور مشخص در این مقاله اولین گام یعنی تعریف محدوده پروژه را مورد نظر قرار می‌دهیم.
گام 1 ) تعریف محدوده پروژه (Scoping)
در این فاز شما بعنوان متخصص فرایند کاوی باید تعیین کنید که آغاز و پایان پروژه کجا است. چه نمونه ها و چه فعالیت هایی(Activity) وجود دارد و چطور باید به فرایند نگاه کرد. در واقع فاز اول معمولا با یک مساله یا موضوعی که علاقه مند به بررسی آن هستیم یا می‌خواهیم در موردش بیشتر بدانیم و یاد بگیریم شروع می شود. اینکه بدانیم دقیقا چه اتفاقی در حال رخ دادن است و چطور می‌توانیم به سنجه های عملکردی دست یابیم.
ما با درک مدیران از مساله و سوالاتی که به دنبال پاسخگویی به آن هستند شروع می کنیم و بعد از آن به سراغ فرایند و زمان شروع و خاتمه آن می‌رویم.
در اغلب پروژه های فرایند کاوی که به طور جدی انجام شده است، یا فرآیند از نقطه نظر بیمار بررسی شده که در آن فرایند باید از زمانی که بیمار پذیرش می شود تا زمانی که ترخیص می شود در نظرگرفته شود و یا از نقطه نظر جراحی که در این حالت نقطه شروع باید جایی باشد که مورد جراحی اتفاق میافتد یا جایی که بیمار داخل اتاق عمل است باشد.
دیدگاه دیگری که معمولا در پروژه‌های فرآیندکاوی در حوزه سلامت مورد نظر قرار می‌گیرد دیدگاه اتاق عمل است به این صورت که برای مثال اینکه در یک روز کاری در واحدهای جراحی چه اتفاقاتی می افتد و چندتا نمونه یا فعالیت در آن اتاق عمل وجود دارد و اینکه زمانبندی بین ورود و خروج بیماران به چه صورت است و آیا تاخیر در این زمان ها وجود دارد یا خیر؟ زیرا در جراحی ایمنی و کارایی بیماران بسیار حایز اهمیت است و بیمار باید در زمان صحیح در جای صحیح قرار داشته باشد. بنابراین حوزه مورد نظر در چارچوب برنامه ریزی برای جراحی تعریف می شود و زمانی که جراحی به پایان می رسد، فرایند هم خاتمه می یابد.
یکی از نکاتی که می‌تواند بسیار در تعریف حوزه پروژه فرآیندکاوی موثر باشد سوالاتی است که در واقع به دنبال پاسخ دادن به آنها هستیم. به عنوان مثال یکی از سوالات می‌تواند در خصوص چگونگی خطوط سرویس‌دهی که برای اتاق عمل استفاده می‌شود باشد. مثلا زمانی که اتاق عمل موردی را در خواست می کند آیا طبق برنامه زمانی آن را دریافت می کند یا خیر. یا موضوعات و چالش‌هایی که مدیران عملیاتی با آن مواجه می شوند. گاهی اوقات در نگاه اول مساله قابل تشخیص نیست و باید بررسی عمیق تری روی داده ها داشته باشیم، گاهی نیاز هست داده ها را پردازش (transformation ) کنیم و بعد از آن قادر خواهیم بود که مساله را پایش کنیم.
گاهی اوقات برخی بیماران بسته به شرایط باید از یک بخش به بخش دیگر انتقال پیدا کنند. پس باید از این منظر به فرایند نگاه کرد که چه اتفاقاتی با بیماران ارتباط دارد آیا این بیمار نیاز به خدمات یا مراجعات ویژه دارد یا خیر. اگر بخواهیم کیفیت مراقبت از بیماران را در نظر بگیریم قاعدتا باید رویداد‌های مربوط به بیماران و یا شاید ویزیت‌های به خصوص آنها را در نظر بگیرید. با این کار شما می‌توانید متوجه شوید که تشخیص های معمول چه هستند درمان‌های معمول چه هستند و بر روی آنها متمرکز شوید.
یکی دیگر از نکات بسیار مهم در تعریف حوزه پروژه فرآیندکاوی، بررسی دستورالعمل‌ها و پروتکل‌های پزشکی است. در واقع این کار مشابه بررسی مستندات در مدیریت فرآیند‌های کسب و کار (BPM) است. با استفاده از دستورالعمل‌های پزشکی به طور همزمان نقاط آغاز و پایان فرآیند، اینکه کجا بیمار وارد می‌شود و کجا خارج می‌شود و به طور کلی لجستیک پشت فرآیند را مورد بررسی قرار داده‌ایم. برای مثال می‌خواهیم بدانیم کجا در لجستیک فرآیند زمان‌های انتظار زیادی وجود دارد ؟ و یا در کدام قسمت فرآیند بیماران در گلوگاه قرار گرفته‌اند ؟
نکته بعدی در تعریف حوزه فرآیند در پاسخ به این سوال نهفته است چه میزان زمان برای بهبود فرآیند‌های موجود وجود دارد؟ در واقع اینکه پروژه فرآیندکاوی تا چه حد به دنبال بهبود‌های جزئی و یا عمیق است تا حد زیادی مشخص می‌کند که برروی کدام دیدگاه از فرآیند و چه بخشی از آن بایستی متمرکز شویم. نمونه هایی از پروژه‌هایی که می‌توانیم با زمان کمتری به نتیجه برسیم برای مثال تغییر فرآیند‌ها از شروع دیر هنگام به شروع به هنگام یا زمانبندی به موقع اتاق عمل است. در واقع در این مثال ها سعی می‌کنیم عینا مانند حالتی که محدوده تعریف فرآیند کوچک است به طور برنامه‌ریزی شده روی قسمت کوچکی از فرآیند تمرکز کنیم.
ما را به دوستان و همکاران خود معرفی کنید تا شما هم در زنجیره انتقال دانش فرایند کاوی و بهبود فرایند سازمانها شریک باشید.
فنجان قبلی را بیار، فنجان بعدی را ببر
بدون دیدگاه