به طور دقیق ماتریس RCAI چیست و چه کارکردی دارد؟

ماتریس RCAI چیست؟

تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار هم یک هنر است و هم یک علم. از این لحاظ ، تحلیل کیفی جنبه هنری تحلیل فرآیند است. مانند هنرهای زیبا ، مانند نقاشی ، یک روش واحد برای تولید یک تجزیه و تحلیل فرآیند خوب وجود ندارد ، بلکه طیف وسیعی از اصول و فنون است که به ما می گوید چه شیوه هایی معمولاً منجر به تحلیل فرآیند “خوب” می شوند. هنگام یادگیری رنگ آمیزی ، شما یاد می گیرید که چگونه قلم مو را بگیرید ، چگونه انواع مختلف ضربه قلم مو را ایجاد کنید ، چگونه رنگ ها را با هم مخلوط کنید ، و غیره. بقیه هنرهای نقاشی را شما می توانید با استفاده از تمرین ، تشخیص و خود انتقادی بدست آورید.

یکی از ابزارهای تحلیل کیفی فرایندماتریس RCAI  می باشد. ماتریس RCAI  یک نمودار انتساب مسئولیت است که هر وظیفه ، نقطه عطف یا تصمیم اصلی مربوط به تکمیل پروژه را ترسیم می کند و وظایف مربوط به هر مورد را تعیین می کند ، کدام پرسنل پاسخگو هستند ، و در صورت لزوم ، چه کسی باید مشاور و مطلع باشد. مخفف RACI مخفف چهار نقشی است که ذینفعان ممکن است در هر پروژه ایفا کنند. نقش ها در ماتریس RCAI را ادامه ببیند:

مسئول (responsible)

شخصی که مسئول انجام یک وظیفه باشد. وقتی برچسب R به یک نقش اختصاص می یابد بدین منظور است که این شخص در حال انجام کار اجرایی می باشد.

پاسخگو (accountable)

شخصی که مسئولیت نظارت بر وظیفه  و اطمینان از انجام صحیح آن را دارد. این شخص مشغول کار اجرایی نیست و کار مدیریت و حصول اطمینان را انجام می دهد.

مشاور (consulted)

این فرد با ارئه اطلاعات و پشتیبانی در موارد خاص کمک می نماید و مسئول انجام کاری نمی باشد ولیکن اطلاعات لازم را ارائه نموده تا به فرد مسئول در انجام کار کمک نماید.

مطلع (informed)

این فرد یا افراد باید در مورد پیشرفت یک کار یا تحویل آن مطلع باشند. این افراد معمولاٌ مدیریت ارشد یا مشتری بوده که باید از پیشرفت پروژه ها مطلع باشند.

نحوه ایجاد ماتریس RCAI

قدم اول: تهیه لیست وظایف فرآیند

در اولین ستون تمام وظایفی که در فرآیند مورد نظر انجام می شود را لیست کنید. در صورت فازبندی فرآیند می توانید فازها را حذف کرده و در عوض لیست بزرگی از وظایف ایجاد نمائید.

قدم دوم: تهیه لیست بازیگران فرآیند

در ردیف اول اقدام به لیست کردن اعضای فرآیند و کلیه ذینفعان نمایید (حتی اگر مستقیماٌ در آن فرآیند نقشی نداشته باشند.) استفاده از عنوان شغل در این قسمت مفید می باشداما می توان از نام افراد هم استفاده نمود. ولیکن بهتر است از عناوین شغلی استفاده کنیم تا کاربری سند برای افرادی که با افراد آشنایی ندارند، مفید باشد.

قدم سوم: تخصیص R-A-C-I به هر وظیفه:

اولین وظیفه را که در ردیف اول نوشته اید را در نظر بگیرید و تصمیم بگیرید که در این وظیفه چه کسی نقش R را بر عهدا دارد. در مرحله بعد تشخیص دهید که در رابطه با این وظیفه چه کسی پاسخگو بوده و مسئولیت اطمینان از انجام صحیح و به موقع آن را بر عهده خواهد داشت.

در مرحله بعدی تصمیم خواهید گرفت که در رابطه با این وظیفه باید با چه کسی مشورت شود و از او درباره آن کار کمک یا مشاوره خواست. در برخی وظایف نیاز به مشاوره نبوده و مشکلی ایجاد نخواهد شد.

سرانجام تصمیم خواهید گرفت که چه کسی از پیشرفت کار مطلع گردد. این ذینفع با برچسب I برچسب گذاری خواهد شد. افراد مطلع بر خلاف شخص مشاور که دارای ارتباط دوطرفه می باشند، دارای ارتباط یک طرفه خواهند بود. اکثر وظایف دارای شخص مطلع بوده با این حال برخی وظایف نیازی به مطلع ندارند.

قدم چهارم: اشتراک گذاری سند

پس از تکمیل شدن ماتریس RACI این سند با تمام افراد درگیر در فرآیند به اشتراک گذاشته خواهد شد. زیرا ماتریس RACI بیشترین کمک را به اعضا در درک نقش آنها در فرآیند، می کند.

چه موقع از ماتریس RACI استفاده کنیم؟

نمودار RACI تقریباً در مورد هر پروژه ای به خوبی کار می کند. به ویژه هنگامی که وظایف به چندین منبع نیاز دارند ، همزمان اجرا می شوند یا به کارهای دیگر بستگی دارند، بسیار مفید است.

در اینجا چند سناریو وجود دارد که نمودار RACI مفید است:

روند تصمیم گیری یا تصویب می تواند پروژه را متوقف کند.

در مورد مالکیت وظیفه یا تصمیم گیری اختلاف وجود دارد.

حجم کار پروژه احساس می کند به طور مساوی توزیع نشده است.

شما گردش مالی خود را در یک تیم تجربه می کنید و باید سریعاً شخصی را به سمت یک نقش جدید سوار کنید.

البته همه تیم ها و پروژه ها به یک اندازه ایجاد نمی شوند. شما ممکن است با تیمی کار کنید که ارتباط خوبی برقرار می کند و در کار خود باقی می ماند. (خوش شانسی شما!) یا شاید پروژه شما به اندازه کافی کوچک باشد که صرف وقت برای گذراندن این تمرین احمقانه باشد. در مواردی از این دست ، نگران برداشتن قدم اضافی نباشید.

قوانین ماتریس RACI

هنگامی که نمودار RACI شما کامل شد ، آن را مرور کنید تا مطمئن شوید از این قوانین ساده پیروی می کند:

هر کاری حداقل یک نفر مسئول دارد.

به هر کار یک حزب مسئول (و فقط یک نفر) اختصاص داده شده است تا بتواند تصمیم گیری روشنی داشته باشد.

هیچ یک از اعضای تیم بیش از حد وظایف مسئولانه را تحت فشار قرار نمی دهد.

هر عضو تیم در هر وظیفه ای نقش دارد. (معمول نیست که بعضی از افراد از بیشتر کارها مطلع شوند.)

اگر نقش های مشورت شده و آگاهانه زیادی در ماتریس خود دارید ، مطمئن شوید که یک روش آسان و راحت برای اطلاع رسانی آنها دارید. این کار می تواند به سادگی اطمینان از دسترسی همه به برنامه پروژه شما را فراهم کند تا بتواند پیشرفت را در این راه را به دنبال داشته باشد.

برای آشنایی بیشتر با تحلیل کسب و کار اینجا کلیک کنید.