انطباق سنجی-قابلیت دوم فرآیندکاوی

انطباق سنجی فرایند

سه هدف از این مقاله دنبال می شود:

• انطباق سنجی یا Conformance Checking چیست؟
• چرا انطباق سنجی با فرآیند کاوی انجام می شود؟
• نحوه استفاده از انطباق سنجی.

دومین کارکرد فرایندکاوی، قابلیت انطباق سنجی فرآیند است. این قابلیت برای تجزیه، تحلیل و بررسی اینکه آیا واقعیتی که از کارکرد فرایند در گزارش رخداد ذخیره‌شده با مدل مرجع منطبق است، استفاده می‌شود. هدف این است که انحرافات شناسایی و شدت آنها اندازه گیری شود.

به طور مثال می توان فهمید، کدام بخش از فرآیند در حال اجرا، نسبت به مدل مرجع کم یا زیاد شده است. انحرافات دقیقا در کدام بخش از فرآیند اتفاق افتاده است؟ آیا این انحرافات فرایندی در هر مرتبه اجرای فرایند رخ داده یا به شرایط خاصی وابسته است؟ آیا شاخص های عملکردی کلیدی تعریف شده برای فرآیند به درستی اتفاق افتاده؟ به طور مثال زمان انتظاری اجرای فرآیند 8 ساعت در نظر گرفته شده است درحالیکه  متوسط زمان اجرای فرآیند واقعی 15 ساعت است. به سوالاتی از این قبیل در این بخش پاسخ داده می شود.

باید توجه داشت که در این مرحله، تعریف مدل مرجع به دو صورت قابل انجام است.

• مدل مرجع: ایده اصلی تحلیل انطباق سنجی، مقایسه طرح اولیه فرآیند از پیش طراحی شده (مدل مرجع) با اجرای فرآیند واقعی، بر اساس داده های گزارش رخداد است.

مدل مرجع، مجموعه‌ای از قوانین از پیش طراحی‌شده هستند که نحوه عملکرد فرآیندها را تعریف می‌کنند. اینها می توانند نشان دهنده روشی باشند که کسب و کار باید در حال حاضر یا در آینده اداره شود (اغلب به عنوان مدل های آینده نامیده می شود). در زیر می توانید یک نمونه از یک مدل مرجع فرآیند را مشاهده کنید:

• قوانین/سیاست‌های کسب‌وکار: مجموعه از قواعد کسب و کاری که به عنوان الزام در فرایند تعریف شده است. به طور مثال، فعالیت (ب) باید بلافاصله بعد از فعالیت (الف) انجام شود. شخص X هیچ وقت نمی تواند فعالیت (ح) را انجام دهد و …

می‌توان بررسی انطباق را بر روی مدل‌های مرجع، یا قوانین/سیاست‌های کسب‌وکار و یا ترکیبی از این دو حالت اعمال نمود.

نحوه انجام انطباق سنجی فرایند

با ترسیم نقشه فرآیندی وضع موجود توسط فرآیندکاوی (قابلیت کشف خودکار فرآیند)، از طریق این فناوری، اطمینان حاصل می شود که فرآیندها همانطور که در نظر گرفته شده است و مطابق با مقررات مربوطه اجرا می شوند یا خیر.

علاوه بر این موضوع، تجزیه و تحلیل انطباق سنجی فرآیند، در همین مرحله متوقف نمی شود. نرم افزارهای فرآیند کاوی به طور خودکار بر روی محاسبه و نظارت بر شاخص‌های عملکرد کلیدی مرتبط (KPI) با فرآیند هم قابل استفاده هستند.

چرا تجزیه و تحلیل انطباق یک ابزار عالی است

انحرافات در اجرای فرآیند، می تواند باعث بروز مشکلات غیر منتظره و تاخیر در روند انجام فرایند شود. بنابراین، مهم است که از شر آنها خلاص شوید. قابلیت انطباق سنجی یک راه فوق العاده برای خلاص شدن از انحرافات فرآیند و اطمینان از اجرای کسب و کار مطابق با مدل های مرجع است.

دلیل اینکه تجزیه و تحلیل انطباق ابزار بسیار خوبی است این است که نیازی به صرف زمان زیادی برای درک وجود مشکلاتی در عدم پیروی از مدل مرجع وجود ندارد. به این ترتیب، زمان تحلیل گر فرایند می تواند به برای انجام کارهای با ارزش تر مثل رفع مشکلات در فرآیند و اطمینان از افزایش کارایی صرف شود:

هر سازمانی با استفاده از این قابلیت فرایندکاوی می تواند به مزایای زیر دست یابد:

• زمان انجام فرآیند سریعتر
• دوباره کاری و ضایعات کمتر
• کاهش هزینه های سرمایه ای و عملیاتی

به طور خلاصه در این مقاله اموختیم که:

• انطباق سنجی فرآیند به عنوان یکی از قابلیت های اصلی فرآیندکاوی، یعنی بررسی میزان انحراف مدل واقعی اجرای فرآیند با مدل های مرجع فرایندی یا قواعد کسب و کاری.
• با استفاده ازاین قابلیت، با زمان کمتری می توان انحرافات را شناسایی و بر اساس شدت تاثیرگذاری این انحرافات بر روی عملکرد فرایند، استراتژی بهبود مناسبی تعریف کرد.