قابلیت‌های فرآیندکاوی: بهبود فرآیند

فرآیند کاوی را می توان به عنوان قطعه ای از پازل فاز بهبود فرآیند در چرخه BPM در نظر گرفت. صرف نظر از نوع فرایند، در این فاز به دنبال بهبود هستید و مراحل اجرایی فاز بهبود مسیر مشابهی را دنبال می کند: این مراحل عبارتند از: شناسایی نیاز به تغییر، درک عمیق فرآیندی که به دنبال بهبود آن هستید، طراحی مجدد فرآیند مذکور، اجرای تغییر، دریافت بازخورد. یک گام مهم در مراحل اولیه، به دست آوردن درک عمیق از نحوه عملکرد این فرآیند در حالت واقعی است. دستورالعمل‌ها و مستندات ممکن است «وضع مطلوب» را توضیح دهند، اما فرآیند کاوی با وضعیت فرآیند «فعلی یا As-is» مرتبط است. در اینجا، در مرحله شناخت و درک فرآیند است که فرآیند کاوی به کار می آید (برای شناخت وضع موجود فرآیند).

به طور سنتی، قبل از توسعه نرم‌افزارهای فرآیند کاوی – و گاهی اوقات، حتی با وجود این فناوری در دسترس، سازمان‌ها برای ترسیم تصویر یا نقشه‌ای از نحوه عملکرد یک فرآیند، به نقشه‌برداری دستی فرآیند (برای مطالعه بیشتر این مقاله را نگاه کنید) تکیه می‌کردند. این کار شامل مصاحبه‌های طولانی و دیدگاه‌های ذهنی است که به عنوان یک مرحله زمان بر شناخته می شود زیرا مشاوران باید داده‌های موجود را غربال کنند. وقتی نقشه‌برداری فرآیند از طریق فرآیند کاوی  احصا می گردد، ذهنیت خبره فرآیند، خطای انسانی و اتلاف زمان عملاً حذف می‌شوند. فرآیند کاوی هزاران یا صدها هزار رویداد داده های سیستمی با  زمان مشخص را در بر می گیرد و آنها را به نقشه فرآیندی تبدیل می کند که واقعیت هر فرآیند را نشان می دهد. فرآیند کاوی با استفاده از داده‌های مبتنی بر دادهای واقعی و نه ذهنیت (حاصل از نظر کارشناسان)، اعتماد و اطمینان را در مراحل اولیه فاز بهبود فرآیند ایجاد می‌کند.

فاز نهایی فرآیند کاوی، بهبود فرایند است. در حقیقت تمام مراحل فرآیند کاوی با هدف بهبود در عملکرد فرایند طراحی شده است. بر اساس دانشی که از اجرای فرآیند بدست آمده می توان وضعیت فرایند را به درستی شناخت. استخراج نقشه فرایندی، استخراج شاخص های عملکرد کلیدی فرآیند، بررسی عملکرد بخش های مختلف فرایند مثل فعالیت ها، نیروی انسانی و …، استخراج گلوگاهها و انحرافات در مسیر اجرای فرایند از جمله مواردی است که بر اساس این شناخت قابل دستیابی است.

شاخص های عملکرد کلیدی فرایندی را می توان در  سه دسته تقسیم بندی نمود.

• شاخص عملکرد زمانی مثل زمان چرخه فرآیند که به زمان انجام فرآیند و زمان اتلاف تقسیم بندی می شوند.
• شاخص عملکرد هزینه مثل هزینه اجرای فرایند
• شاخص کیفیت فرآیند مثل شاخص کیفیت تعداد فرایندهای صحیحی اجرا شده، درصد فرایندهای به موقع انجام شده، شاخص ارزیابی مشتری و …

تکنیک های متعددی برای شناسایی دلائل کاهش کارایی در شاخص  عملکرد کلیدی فرآیند مورد استفاده قرار می گیردکه عبارتند از

تجزیه و تحلیل گلوگاه (Bottleneck analysis): کدام یک از فعالیت ها و کدام یک از کمان ها بیشترین اتلاف زمانی را دارا هستند. علاوه بر این می توان مشخص کرد که کدام منابع بیشترین اتلاف زمانی را در انجام فعالیت خود دارد.

تجزیه و تحلیل حجم کار و تقاضا (Workload & demand analysis): بر اساس این تکنیک، مجموعه فعالیت های انجام شده توسط هر شخص مورد ارزیابی قرار گرفته، تا میزان ارجاعات فعالیت ها به هر شخص مشخص شود. ممکن است در این تحلیل، برخی افراد بیش از حد متوسط سایرین کار انجام دهند و برخی دیگر نیز کمترین از حد متوسط کار به آنها ارجاع شود.

تجزیه و تحلیل دو باره کاری (Rework analysis): در این تکنیک، فهرستی از مسیرهای دوباره کاری و دلائل رخداد این مساله تحلیل می گردد.

دراین مرحله، از این اطلاعات استفاده می شود تا بتوانیم یک بازطراحی مجدد در فرایند ایجاد نماییم.

به طور خلاصه در این مقاله بیان شد که:

• نتیجه اصلی کار فرآیندکاوی در فاز بهبود آن نمایان می شود.
• بر خلاف چرخه سنتی BPM، فاز بهبود فرآیندکاوی مبتنی بر داده واقعی و نه ذهنیت خبره استوار است.
• تکنیک های مختلف عارضه یابی در این فاز (مانند تحلیل اتلاف زمانی، تحلیل دوباره کاری ها و تحلیل عملکرد نیروی انسانی) مبتنی بر داده انجام می شود.