مزایای فرآیندکاوی یا مدیریت فرایند کسب و کار داده محور

تصمیم گیری داده محور 

تصمیم‌ گیری داده‌محور در فرآیندکاوی، روشی برای تصمیم‌گیری است که اتکای آن بر جمع‌آوری داده‌، پردازش آنها و استفاده از بینشی است که از نتایج تحلیل داده‌ها حاصل می‌شود.

فرایند تصمیم‌گیری داده‌محور با تصمیم‌گیری بر اساس نظرهای شخصی،‌ سلیقه‌ها و اتکا به شیوه‌های سنتی و حتی تصمیم‌گیری بر اساس این یا آن نظریه­ی خاص، فرق اساسی دارد.

تصمیم‌گیری داده‌محور مبتنی بر عینیات و امور واقعی است، اموری که می‌توان اثر آنها را با استفاده از سنجه‌های مختلف ارزیابی کرد. چنین چیزی بر خلاف روش‌های تصمیم‌گیریِ مبتنی بر آراء و نظریات شخصی است.

«مهمترین نکته در تصمیمات داده محور، وجود داده های کافی و در دسترس در حوزه مورد تصمیم گیری است.»

 

فرآیندکاوی، ابزاری برای تصمیمات داده محور در حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار

امروزه، «داده ها» به عنوان ارزشمندترین دارایی سازمان‌ها در نظر گرفته می‌شوند. اما این داده‌ها به تنهایی برای ایجاد بهبود در عملیات سازمان‌ها کافی نیستند. فرآیندکاوی فناوری است که دقیقاً مسیر تبدیل داده‌های خام فرآیندی به اطلاعات با ارزش برای کسب و کارها را فراهم می کند.  این فناوری با استفاده از داده های ذخیره شده از فرایند ها، در سیستم های اطلاعاتی (که به گزارش رویداد معروف هستند) دانش مناسبی از فرآیند در قالب تجسم فرآیند و شاخص های عملکرد کلیدی برای تحلیل جامع فرآیند فراهم می کند.

«یکی از مزیت های مهم فرآیندکاوی، بهبود در چرخه مدیریت فرآیندکسب و کار سنتی است»

 

فرآیندکاوی ابزاری برای گزار به مدیریت فرآیندکسب و کار داده محور

یک فرآیند عملیاتی در حال اجرا، نظارت و اندازه گیری می شود و عملکرد آن ارزیابی می شود. بر اساس ارزیابی، جنبه های مختلف فرآیند ممکن است تغییر کند. این منجر به طراحی یک نسخه جدیدتر بهینه شده از فرآیند می شود، که سپس اجرا می شود و این چرخه مدیریت فرآیند مجددا تکرار می شود:

نظارت بر فرآیند در اجرا، اندازه گیری، ارزیابی آن در برابر استراتژی سازمان، طراحی نسخه بهینه و اجرای مجدد آن. این اساس چرخه مدیریت فرآیند است.

«فرآیند کاوی مزایای متعددی را در طول مراحل مختلف چرخه عمر فرآیند سنتی ارائه می دهد.»

 

چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار	چالش های کلیدی در چرخه BPM	قابلیت های فرایندکاوی	مزایا
مدلسازی فرآیند	کشف مدل واقعی فرآیند همانطور که در جریان است و تبدیل آن به نقشه فرآیندی	کشف فرآیند: استفاده از داده های گزارش رویداد فرآیند و تبدیل آن به مدل فرآیندی واقعی	زمان کمتری به نسبت حالت سنتی برای کشف فرآیند صرف می شود و فرآیند با دقت بیشتری مشخص می شود
طراحی مجدد فرآیند	شناسایی درست گلوگاه  در فرآیند برای انجام تغییرات	بهبود فرآیند: عارضه یابی داده محور از طریق تحلیل داده های گزارش رخداد فرآیند	شناسایی دقیق گلوگاهها، دوباره کاری ها، عملکرد زمانی و انحرافات در فرایند نمایش داده می شود
اجرا و پایش فرآیند	استخراج اطلاعات فرآیند، محاسبه KPI و قرار دادن اطلاعات برای ارزیابی	نظارت بر فرآیند: به محض اجرای فرآیند، داده های تولید شده، جمع آوری شده و اطلاعات در داشبوردها به روزرسانی می شود.	نیازی به صرف زمان برای جمع آوری و محاسبه KPIها نیست. داده های درلحظه به طور خودکار KPI ها را آپدیت می کنند، به طوری که رفتارهای انحرافی در فرآیند را می توان به سرعت شناسایی و اصلاح کرد.
بهبود فرآیند	دستیابی به شفافیت کامل و شناسایی عارضه احتمالی به محض وقوع یا حتی قبل از آن	ارتقاء فرآیند: بازنگری اطلاعات در زمان واقعی برای پیشرفته یادگیری ماشین و فعال سازی هوش مصنوعی	بینش های مهم مدیریتی توسط این ابزار برای شناسایی بهبودهای بالقوه و تغییرات مورد نیاز در فرآیند ارائه می شود.

 

مزیت های فرآیندکاوی در چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار

فرآیند کاوی در مرحله مدل سازی فرآیند (کشف فرآیند)

چندین تکنیک سنتی (مبتنی بر نظر خبره) برای استخراج مدل های فرآیندی استفاده می شود. چالش کلیدی برای تحلیلگران فرآیند کسب و کار در کشف فرآیند، مدلسازی فرآیند «همانگونه که هست» نهفته است.

با فرآیند کاوی، با توجه به اطلاعات ثبت شده، فرآیند  از ابتدای شروع خود تا پایان آن، مرحله به مرحله ردیابی می کند و مدل فرآیند بر اساس این اطلاعات ایجاد می شود. انحراف از مسیر معمول به محض تکرار ردیابی برای اجرای جدید همان فرآیند ظاهر می شود. در پایان این تمرین، مدل فرآیند واضح و کامل خواهد بود و نیازی به اعتبارسنجی یا کارگاه آموزشی نیست، زیرا این یک واقعیت مبتنی بر داده های ثبت شده از انجام فرآیند است.

فرآیند کاوی در مرحله طراحی مجدد فرآیند

دانش جمع‌آوری‌شده در طول مرحله کشف فرآیند و داده‌های تاریخی اجرای فرایند، اطلاعات غنی را برای مرحله طراحی مجدد فراهم می‌کنند.

فراوانی مسیرهای مختلف طی شده در یک فرآیند، زمان توان عملیاتی در این مسیرهای مختلف، خطاها، گلوگاهها و سایر اطلاعات مهم برای تغییرات فرآیند موجود با استفاده از فرآیندکاوی در دسترس است.

اکنون، زمان آن رسیده است که تحلیلگران فرآیند کسب و کار با توجه به بینش هایی کسب شده مشخص کنند در این فرآیند، چه تغییراتی و کجا مورد نیاز است. نسخه جدید فرآیند، با توجه به طراحی سناریوهای متعدد بهبود مورد آزمایش قرار می گیرد و در نهایت سودمندترین نسخه برای پیاده سازی انتخاب می شود.

فرآیندکاوی در حین اجرای (تغییرات ) فرآیند

یکی از مشکلات پیاده سازی هر چیز جدید در یک سازمان، برقرای ارتباط درست افراد سازمان با این تغییرات می باشد. بنابراین پیاده سازی تغییرات جدید در فرآیند های سازمانی، نیاز به رهبری قوی و ارتباطات شفاف همراه با آموزش ها دارد.

این مرحله تحت تأثیر فرآیند کاوی قرار نمی‌گیرد، اما مهم است که در حین اجرای فرآیند، معیارهای عملکرد کلیدی فرآیند درک و بر روی آن توافق شود، و مکانیسم جمع آوری داده های فرآیندی طراحی شود تا امکان استفاده از قابلیت های فرآیندکاوی در سایر مراحل چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار را فراهم کند.

فرآیند کاوی در مرحله اجرا و نظارت (نظارت بر فرآیند)

پایش فرایند (نظارت) قابلیت اصلی فرآیندکاوی است. آنچه که از فرآیند انتظار می رود آن است که فرآیند اجرا شده برای رسیدن به بهترین نتایج ممکن عمل کند. در یک چرخه سنتی BPM، یکی از وظایف خاص برای تحلیلگران فرآیند کسب و کار، استخراج اطلاعات فرآیند، محاسبه KPI و قرار دادن این اطلاعات در قالب های ارائه گزارش مناسب برای ارزیابی است.

در مقابل، با هوشمندی فرآیندکاوی، سیستم داده های فرآیند را به محض تولید در طول اجرای فرآیند استخراج می کند.

دو مزیت کلیدی فرآیندکاوی که به راحتی قابل مشاهده است، عبارتند از:

1. عدم نیاز به صرف زمان برای جمع آوری و محاسبه KPI
2. داده های واقعی KPI ها را به طور دائمی پشتیبانی می کنند، بنابراین رفتارهای خارج از مسیر عرف فرآیند را می توان به سرعت شناسایی و اصلاح کرد.