کاربردهای فرآیندکاوی در بهبود فرآیندهای مختلف سازمان ( بخش اول)

سازمان‌ها تنها زمانی می‌توانند به حداکثر بهره‌وری نزدیک شوند و فرآیندهای کلیدی خود را بهبود بخشند که بدانند این فرآیندها واقعاً چگونه کار می‌کنند. افراد متخصص در سازمان ها ( مانند کارشناسان، صاحب نظران، مدیران و …)، به تنهایی نمی توانند این استخراج و تجزیه و تحلیل داده ها را به اندازه کافی سریع انجام دهند تا سازمان های خود را رقابتی کنند.

فرآیندکاوی به شما بینشی در مورد فرآیندهای سازمان با جزئیات دقیق می دهد، بنابراین شما دقیقاً می دانید چه چیزی را باید تغییر دهید تا نحوه اداره کسب و کار خود را بهبود ببخشید و تمام راه‌های مختلفی را که می‌توانید از فرآیندکاوی برای شناسایی ارزش های پنهان در کسب‌وکارتان استفاده کنید، کشف کنید.

برای انجام فرآیندکاوی در سازمان، باید از موارد استفاده از این فناوری (قابلیت های کاربردی) در بهبود فرآیندهای مختلف سازمان آگاه باشید. درک این قابلیت ها، کلید آشنایی با فرآیندکاوی است. در این مقاله متداول‌ترین موارد استفاده از فرآیندکاوی در فرآیندهای مختلف سازمان که شامل 1- فرآیندهای عمومی، 2- فرآیندهای فروش، 3- فرآیندهای امور مالی،4- فرآیندهای فناوری اطلاعات و 5- فرآیندهای عملیاتی می‌شود، مورد بررسی قرار گرفته شده است.

• قابلیت های فرآیند کاوی در بهبود فرآیندهای عمومی

1- کشف فرآیند برای اتوماسیون خودکار فرآیند: اتوماسیون راه حل های سریعتر و کم هزینه را ارائه می دهد. با این حال، شرکت ها برای استفاده موثر از ابزارهای اتوماسیون باید فرآیندهای خود را بررسی کنند. کارشناسان فرآیندکاوی ادعا می کنند که این فناوری می تواند زمان اجرای اتوماسیون را تا 50٪ کاهش دهد.

2- بهینه سازی فرآیند (غیر از اتوماسیون خودکار فرآیند): شرکت ها می توانند از فرآیندکاوی برای تجزیه و تحلیل سریعتر و دقیق تر فرآیندهای خود استفاده کنند. با استفاده از گزارش‌های رویداد
(Event Log) مرتبط با فرآیند، می‌توانند فرایند خود را بر اساس شاخص های عملکرد فرآیندی را تحلیل و بررسی کنند، همچنین می‌توانند با شناسایی گلوگاهها، دوباره کاری ها و اتلاف زمان در انجام فرآیند، جهت بهینه‌سازی فرایند و افزایش سرعت انجام کار اقدامات موثری را تعریف نمایند. به جای اتلاف وقت برای درک فرآیندها از طریق مصاحبه با افراد مرتبط با فرآیندها، شرکت ها می توانند با استفاده از قابلیت های مختلف فرآیندکاوی از زمان خود برای انجام بهینه سازی فرآیند استفاده کنند.

3- اعتبارسنجی انطباق فرآیند: شرکت ها می توانند بررسی کنند که آیا فرآیندهای واقعی آنها با دستورالعمل ابلاغ شده، مطابقت دارد یا خیر. به عنوان مثال، تصمیمات خرید بر اساس مبلغ قرارداد خرید و ماهیت کالای خریداری شده نیاز به تاییدیه های متفاوتی دارد. آیا این مراحل به درستی انجام شده است یا خیر؟. موارد غیر منطبق، دلایل انحراف و روند انطباق نیز قابل تحلیل هستند. شرکت ها می توانند برای کاهش این انحرافات و تضمین فرآیندهای استاندارد شده با استفاده از قابلیت های فرآیندکاوی اقدام کنند.

4- هماهنگ سازی فرآیندها: شرکت ها می توانند از فرآیندکاوی برای هماهنگ­­­سازی کارآمد فرآیندهای مختلف و مرتبط خود استفاده کنند. قابلیت های مختلفی که ابزارهای فرآیندکاوی در اختیار ما قرار می دهند، امکان تحقق سریع هم افزایی­های برنامه ریزی شده را فراهم می کند. به عنوان مثال، شرکت نوکیا از فرآیندکاوی برای هم افزایی در فرآیند های خرید تا پرداخت (Purchase- to-Pay)  و سفارش دهی تا دریافت وجه
(Order-to-Cash)  خود برای دستیابی به سهولت در پاسخگویی سریع به نیاز مشتری استفاده می کند. نوکیا با فرآیندکاوی، دانش لازم را در مورد نحوه ترکیب این فرآیندها به دست آورد.

5- شبیه سازی فرآیند: شرکت ها می توانند با فرآیندکاوی و با داده های به دست آمده از گزارش رویداد، پیش بینی هایی از وضعیت عملکرد آینده در فرآیندها را انجام دهند. تجزیه و تحلیل پیش بینی آنها می تواند برای اطلاع رسانی به ذینفعان و مشتریان استفاده شود. به عنوان مثال، مشتری می تواند تخمین دقیقی از زمان رسیدگی به درخواست وام خود دریافت کند.

6- کاوش ارتباط سازمانی: گزارش های فرآیندی می توانند روابط سازمانی، شکاف های عملکردی و بهترین شیوه های بهبود عملکرد سازمان را شناسایی کنند. با این حال، تقریباً همه فرآیندها دارای یک بعد نیروی انسانی هستند. از داده های فرآیند می توان برای درک و بهبود عملکرد جنبه های نیروی انسانی مرتبط با فرآیندها استفاده کرد.

• قابلیت های فرآیند کاوی در بهبود فرآیندهای فروش

فرآیند Lead-to-Order

7- کاهش زمان چرخه فروش: فرآیندهای Lead-to-order می تواند طولانی شوند. این باعث می شود زمان بازگشت سرمایه گذاری های بازاریابی افزایش یابد. شرکت ها می توانند با استفاده از داده های گزارش رخداد فرآیندهای مرتبط، دلایل این موضوع را کشف و برای کاهش زمان چرخه فروش اقدام کنند.

8- افزایش نرخ تبدیل (Conversion Rate): پیاده سازی استراتژی های بازاریابی برای افزایش فروش برای شرکت ها حیاتی است. با فرآیندکاوی، شرکت ها می توانند کشف کنند که آیا استراتژی های مناسبی برای افزایش نرخ تبدیل دارند یا خیر.

فرآیند سفارش‌دهی تا دریافت وجه (Order-to-Cash)

این فرآیند، یک فرآیند گام به گام از زمانی است که مشتری سفارش می دهد تا زمانی که شرکت پول دریافت می کند و کالا را ارسال می کند. فرآیندکاوی می تواند به شناسایی تمام گلوگاههای که ممکن است باعت ایجاد اختلال در عملکرد این فرآیند شود، کمک کند.

9- افزایش تحویل به موقع: برای رضایت مشتری، تحویل به موقع ضروری است. شرکت ها می توانند از فرآیندکاوی برای کشف دلایل تاخیر در تحویل استفاده کنند.

10– شناسایی دلایلی که به درآمد ماهانه لطمه می زند: شرکت ها ممکن است در طی این فرآیند بخشی از درآمد خود را به دلیل توقف های طولانی مدت یا لغو سفارش از دست بدهند. ابزارهای فرآیندکاوی ممکن است به دلایل ریشه ای پیدایش این گونه مشکلات اشاره کنند و شرکت ها می توانند بر این اساس این مشکلات شناسایی شده، ضررها را به حداقل برسانند.

11- مکان یابی نقاط کلیدی موفقیت: با فرآیندکاوی، شرکت ها می توانند مشتریان با ارزش و نقاط حیاتی موفقیت خود را شناسایی کنند تا بر روی آن مناطق تمرکز کنند.

12- شناسایی علل اصلی تغییرات سفارش: مشتریان گاهی اوقات سفارشات خود را تغییر می دهند که باعث می شود فرآیندها طولانی ترشوند. نامشخص بودن مراحل پیش‌سفارش ممکن است باعث این تغییرات سفارش شود. شرکت ها ترجیح می دهند این تغییرات سفارش را کاهش دهند تا فرآیندهای خود را تثبیت کنند. به کمک فرآیند کاوی می توان این نقاط و دلائل تغییر سفارش گذاری را شناسایی کرد و بر اساس این تحلیل ها، تصمیمات بهینه تری را اتخاذ کرد.

13- تحلیل کالای برگشتی: شرکت ها می توانند با استفاده از فرآیندکاوی ارزش کالای برگشتی (از دید هزینه، زمان صرف شده برای تولید و …) را کشف کنند. با توجه به این بینش بدست آمده، آنها می توانند بر بهبود فرآیندهای سفارش­دهی تا دریافت وجه (order-to-cash) خود تمرکز کنند.