کاربردهای فرآیندکاوی در بهبود فرآیندهای مختلف سازمان (بخش دوم)

برای به کارگیری فناوری فرآیندکاوی در سازمان، باید از موارد استفاده احتمالی از (قابلیت های کاربردی)  این فناوری در بهبود فرآیندهای مختلف سازمان آگاه باشید. درک این قابلیت ها، کلید آشنایی با فرآیندکاوی است. در همین رابطه، مقاله ای تحت عنوان «کاربردهای فرآیندکاوی در بهبود فرآیندهای  مختلف سازمان» در دو قسمت ارائه شده است. قسمت اول مقاله، به متداول‌ترین موارد استفاده از فرآیندکاوی در فرآیندهای مختلف سازمان که شامل 1- فرآیندهای عمومی، 2- فرآیندهای فروش پرداخته است.

در این قسمت به رایج ترین قابلیت های ایجاد بهبود توسط فرآیندکاوی در فرآیندهای مختلف سازمان که شامل 3- فرآیندهای امور مالی،4- فرآیندهای فناوری اطلاعات و 5- فرآیندهای عملیاتی پرداخته ایم.

• کاربرد فرآیندکاوی در بهبود فرآیندهای فناوری اطلاعات

14- کاهش ریسک (عدم موفقیت) در مراحل توسعه سامانه ERP:

در مطالعه موردیLassila & Tikanoja، این شرکت به کمک فناوری فرآیندکاوی، درک بهتری از وضعیت عملکردی فرآیندهای خود بدست آورده کرده و از این مشاهدات  برای بهبود  استقرار سیستم ERP و فرآیندهای عملیاتی خود استفاده کرده است.

15- کاهش هزینه ها در نگهداری، توسعه و پشتیبانی سامانه ERP:

فرآیندکاوی می تواند اشتباهات یا شکاف های موجود در سیستم های فناوری اطلاعات پشتیبان فرآیندی را شناسایی کند. مطالعه موردی (Lassila & Tikanoja) نشان داد که این شرکت توانسته با استفاده از فرآیندکاوی، هزینه‌های پیاده‌سازی به همراه خطرات استقرار سامانه ERP را کاهش دهد.

16- ارائه وضوح شفاف تر از عملکرد فرآیندها:

سیستم های فناوری اطلاعات ممکن است در اولین تلاش راه حل درستی برای حل مشکلات فرآیندهای سازمان ارائه نکنند. ابزارهای فرآیندکاوی می توانند بینش های دادمحور (Data-Driven Insights) را برای افزایش  شناخت بیشتر از عملکرد فرایندها و عارضه یابی سریعتر فراهم کنند.

17- کشف علل اصلی تاخیرها:

طولانی شدن اجرای فرآیندهای مختلف (مثل ثبت تیکت درخواست­) در سیستم های IT یک موضوع رایج است. شرکت ها می توانند فرآیندهای خود را کاوش کنند تا بفهمند چرا آن تیکت­ها برای مدت طولانی باز هستند. از نتایج به‌دست‌آمده، ریشه­های طولانی شدن این فرآیندها استخراج و راه حل هایی جهت جلوگیری از تکرار چنین مسائلی در سازمان ارائه می شود.

18- جانمایی محل صحیح اتوماسیون برای کاهش زمان حل مشکل (Resolution Time):

زمان حل مشکل (Resolution Time) معیاری برای خدمات مشتری است که میانگین لحظه شروع تعامل با مشتری تا زمانی که این تعامل به عنوان مساله“حل‌شده” علامت‌گذاری شود، اندازه‌گیری می‌کند.

مدیریت خدمات ارائه شده توسط سامانه های فناوری اطلاعات زمینه دیگری است که به روی اتوماسیون خودکار فرآیند باز است. شرکت‌ها می‌توانند از فرآیندکاوی برای تعیین دقیق مناطق برای خودکارسازی و ارائه زمان‌های سریع‌تر حل مشکل استفاده کنند.

• کاربرد فرآیندکاوی در بهبود فرآیندهای مالی

فرآیند های خرید تا پرداخت (Purchase- to-Pay)  

19– شناسایی فعالیت های دستی برای خودکارسازی:

اشتباهات و مداخلات دستی انجام شده در فرآیندهای خرید تا پرداخت، زمان انجام فرآیند را افزایش می دهد. شرکت ها می توانند از فرآیندکاوی به عنوان راه حلی برای یافتن این نقاط بحرانی و به کارگیری اتوماسیون خودکار استفاده کنند. با این کار، سازمان می‌تواند شاخص نرخ اولین بار درست انجام دادن کار (First-Time-Right Rate) خود را با کاهش اشتباهات و کاهش زمان دوباره کاری، بهبود بخشد. در برخی موارد، ابزار فرآیندکاوی می تواند اتوماسیون را تا 35 درصد افزایش دهد و زمان دوباره کاری ها را تا 52 درصد کاهش دهد.

20- خرید غیرمجاز (خارج از روال مشخص شده) را حذف کنید:

درخواست خریدهایی که خارج از روال تعیین شده در شرکت انجام می پذیرد یکی از چالش های اساسی فرایند خرید تا پرداخت به شمار می آیند. شرکت ها می توانند فرآیندهای خرید به پرداخت خود را کاوش کنند تا خرید غیرمجاز را شناسایی و در جهت کاهش آنها اقدام نمایند. یکی از قابلیت های فرآیندکاوی، انطباق سنجی یا Conformance Checking  است که میزان انطباق فرآیند انجام شده با قوانین کسب و کاری را بررسی کرده و مواردی که خارج از چهارچوب این قوانین انجام شده شناسایی می کند.

21- کشف علل ریشه ای تاخیر:

فرآیندکاوی به شرکت ها امکان می دهد تا مشخص کنند کدام تامین کنندگان، محصولات یا دپارتمان ها، باعث ایجاد تاخیر در فرآیند می شوند. انجام اقدامات مربوطه جهت کاهش این تاخیرها، باعث کاهش زمان تحویل شود.

فرآیند های حساب های دریافتنی

22- شناسایی اقدمات عملیاتی برای تشویق پرداخت های به موقع (On-Time Payments):

مشتریان، همیشه به موقع فاکتورهای خود را پرداخت نمی کنند. شرکت‌ها نمی‌توانند در نهایت مطالبات خود را به موقع وصول کنند، و این ممکن است بر فرآیندهای دیگر تأثیر بگذارد. فرآیندکاوی می تواند علل این مشکل را شناسایی کرده و راه حل های مناسب را بیابد.

23- صورتحساب سریع­تر:

صدور صورتحساب مشتریان، یکی دیگر از فرآیندهایی است که هر از گاهی ممکن است پیچیده شود. فرآیندکاوی گلوگاهها در فرآیند صورتحساب را کشف می کند و ممکن است راه هایی برای خودکارسازی آن بیابد. در نتیجه امکان کاهش هزینه های فاکتور و ارائه صورتحساب سریعتر وجود دارد.

فرآیندهای حساب های پرداختنی

24- کاهش تأخیر در پرداخت ها:

شرکت ها می توانند فرآیندهای خود را کاوش کنند تا دلایل تاخیر در پرداخت فاکتورهای خود را کشف کنند. با رفع این ناکارآمدی ها، شرکت ها می توانند تاخیر در پرداخت ها را کاهش دهند و باعث بهبود میزان دریافت تخفیف های نقدی شوند.

25- شناسایی علل ریشه ای فاکتورهای نادرست:

اشتباه در فاکتورها یا پرداخت های تکراری از مسائل رایجی است که باعث ایجاد حجم کار اضافی می شود. شرکت ها می توانند دلایل این موارد را با فرآیندکاوی شناسایی کنند.

فرآیندهای حسابرسی/بازرسی

26- «قبل» و «بعد» را با هم مقایسه کنید:

وقتی یک شرکت در فرآیند خود تغییری ایجاد می‌کند، تأیید بهبود ممکن است یک چالش باشد. فرآیندکاوی به شرکت این امکان را می دهد که “قبل” و “پس از” فرآیندها را با هم مقایسه نمایند.

27- بهبود زمان عارضه یابی و بهبود فرایند:

در حالی که کشف فرآیند به طور سنتی ممکن است ماه ها طول بکشد، این کار از طریق فرآیندکاوی سریعتر انجام می شود. در نتیجه، مشاوران بهبود فرآیند سازمان، می توانند تجزیه و تحلیل فرآیند ها  را در عرض چند روز با استفاده از ابزارهای فرآیندکاوی تکمیل کنند.

28- شناسایی ریسک:

فرآیندکاوی اطلاعات مبتنی بر داده حاصل از اجرای فرآیند (اطلاعات واقعی فرآیند) را برای مشاوران فراهم می کند. در نتیجه با داشتن این بینش واقعی از فرآیند، آنها می توانند ریسک های فرآیندها را شناسایی کرده و به شرکت ها جهت کاهش اثرات ریسک در فرآیند به طور دقیق مشاوره دهند.

• کاربرد فرآیندکاوی در بهبود فرآیندهای عملیاتی

فرآیندهای لجستیک

29- کاهش هزینه های انبارداری:

تشخیص اینکه کدام انبارها باعث ایجاد مشکلات لجستیکی می شوند دشوار است. اشتباه در موجودی ها نیز باعث هزینه های اضافی انبارداری می شود. فرآیندکاوی شفافیت کامل را در مدیریت انبار فراهم می کند. بنابراین، شرکت ها می توانند انبارهای مشکل دار را پیدا کنند، هزینه های انبارداری را کاهش دهند و تا 40 درصد از هزینه های انبارداری خود را صرفه جویی کنند.

30- شناسایی علل اصلی تاخیر:

تاخیرهای لجستیکی ممکن است باعث تاخیر در تحویل محصول و در نتیجه کاهش درآمد مورد انتظار شود. فرآیندکاوی می تواند دلایل اصلی این تاخیرها را کشف کند. شرکت ها می توانند بر روی این مسائل تمرکز کنند تا از ضررهای احتمالی درآمد جلوگیری کنند. برخی از شرکت ها ادعا کردند که با فناوری فرآیندکاوی، تحویل به موقع خود را 18 درصد افزایش داده اند.

فرآیندهای تولید

31- کاهش زمان چرخه تولید:

برای بهبود عملکرد تولید، کاهش زمان چرخه تولید، یک راه حل هوشمندانه است. فرآیندکاوی می تواند ناکارآمدی در فرآیندهای تولید را نشان دهد. شرکت ها می توانند با رفع این ناکارآمدی ها زمان چرخه خود را کاهش دهند.

32- کاهش دوباره کاری در فرآیند تولید:

شرکت ها می توانند با تحلیل فرآیندهای تولید خود، دوباره کاری ها را شناسایی و با برطرف کردن علل پیدایش آنها، میزان دوباره کاری را به حداقل برسانند.