انطباق سنجی یا Conformance Checking که همچنین به عنوان تجزیه و تحلیل انطباق شناخته می شود، یک عنصر مهم در فرآیند کاوی و مدیریت فرآیند کسب و کار است. در این مقاله از طریق تعاریف، مثال‌ها و بهترین شیوه‌ها به بررسی آن می‌پردازیم.
بررسی انطباق چیست؟
بررسی انطباق روشی برای مقایسه اجرای یک فرآیند تجاری با مجموعه ای از شرایط از پیش تعریف شده، مانند مدل فرآیند کسب و کار است. از آن برای ارزیابی وضعیت واقعی فرآیندها و شناسایی هرگونه تغییر بین رفتار مدل مرجع (To-Be) و مدل در حال اجرا (As-Is) استفاده می شود.
بررسی انطباق خانواده ای از تکنیک های فرآیند کاوی برای مقایسه یک مدل فرآیند با یک گزارش رویداد از همان فرآیند است. برای بررسی اینکه آیا اجرای واقعی یک فرآیند تجاری، همانطور که در گزارش رویداد ثبت شده است، مطابق با مدل است یا خیر، استفاده می شود و بالعکس. به عنوان مثال، ممکن است یک مدل فرآیندی وجود داشته باشد که نشان می دهد سفارشات خرید بیش از یک میلیارد تومان نیاز به دو تائیدیه دارند. تکنیک انطباق سنجی با استفاده ازتجزیه و تحلیل گزارش رویداد نشان می دهد که آیا این قانون رعایت می شود یا خیر.
مثال دیگر بررسی اصل به اصطلاح “Four-Eyes Principle” است که بیان می کند فعالیت های خاص نباید توسط یک شخص انجام شود. به عنوان مثال، در فرایند درخواست خرید، درخواست کننده و تائید کننده درخواست نمی تواند یک نفر باشد. با اسکن گزارش رویداد با استفاده از مدلی که این الزامات را مشخص می کند، می توان موارد بالقوه کلاهبرداری را کشف کرد. از این رو، بررسی انطباق ممکن است برای شناسایی و توضیح انحرافات و اندازه گیری شدت این انحرافات استفاده شود.
نقش انطباق سنجی در مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM)
بررسی انطباق نقش مهمی در مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) ایفا می کند که رویکردی سیستماتیک برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندها (فاز تجزیه و تحلیل فرایند) در سازمان های تجاری است.
انطباق سنجی شامل تجزیه و تحلیل داده‌های واقعی از اجرای فرآیند و مقایسه آن با رفتار مدل فرایندی مورد انتظار است. تجزیه و تحلیل را می توان بر اساس مصاحبه های کارشناسان، نظرسنجی ها و یا به طور فزاینده ای از طریق تجزیه و تحلیل فرآیند و نرم افزار مدل سازی اختصاص داد. داده های مشاهده شده برای تعیین اینکه آیا فرآیند به درستی اجرا شده و آیا به موقع تکمیل شده است، تجزیه و تحلیل می شود. همچنین می تواند هر گونه خطا، انحراف یا ناکارآمدی را که ممکن است در فرآیند رخ داده باشد شناسایی کند.
مزایای بررسی انطباق بسیار زیاد است. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که فرآیندها به طور دقیق و کارآمد انجام می شوند. همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا نقاطی را که می‌توان فرآیندها را بهبود بخشید شناسایی کرده و در نتیجه کارایی و اثربخشی عملیات خود را افزایش داد.
نمونه هایی از کاربردهای انطباق سنجی
نمونه های واقعی بسیاری از انطباق سنجی در انواع مختلف کسب و کار و واحدهای تجاری وجود دارد. همچنین می تواند برای شناسایی هر گونه خطا یا انحراف در فرآیند که ممکن است منجر به ناکارآمدی یا تاخیر شود، استفاده شود. به عنوان مثال انطباق سنجی در حوزه های زیر می تواند مورد استفاده قرار گیرد:
لجستیک – ممکن است برای نظارت بر عملکرد فرآیندهای لجستیک در یک زنجیره تامین استفاده شود.
خدمات مشتری – مدیریت پرونده ارزیابی می کند که آیا فرآیند خدمات مشتری، مسیر مورد توافق را دنبال کرده اند؟.
تدارکات – ردیابی اینکه چگونه واحدهای تجاری در معاملات مختلف از فرآیندهای توافق شده «خرید تا پرداخت» پیروی می کنند.
رسیدگی به مطالبات – در فرآیندهای پرداخت خسارت بیمه، آیا مدیر خسارت، فرآیند مدلسازی شده را دنبال کرده است یا خیر؟
انطباق سنجی در فرآیند کاوی
بررسی انطباق ارتباط نزدیکی با فرآیند کاوی دارد، که کاربرد تکنیک های داده کاوی برای کشف، نظارت و بهبود فرآیندها است. فرآیند کاوی از داده‌های گزارش رویدادها برای ایجاد یک نمایش گرافیکی از فرآیند استفاده می‌کند. همچنین می تواند هر گونه انحراف یا ناکارآمدی در فرآیند را شناسایی کند. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) رویکرد سیستماتیک برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندها است. این شامل استفاده از روش ها، تکنیک ها و ابزارهایی برای نظارت، تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندها است.
در نتیجه، انطباق سنجی ابزار مهمی برای فرآیند کاوی و مدیریت فرآیند کسب و کار است. این قابلیت کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که فرآیندها به طور دقیق و کارآمد اجرا می شوند و می توانند نقاطی را که می توانند فرآیندها را بهبود بخشند شناسایی کنند. با استفاده از بررسی انطباق، سازمان ها می توانند بینش ارزشمندی در مورد فرآیندهای خود به دست آورند و عملیات خود را بهینه کنند.
چرا از انطباق سنجی استفاده می کنیم؟
انطباق سنجی کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که تمام انحرافات فرآیند در حال اجرا در تطابق با مدل مرجع شناسایی شده اند و خطر مشکلات حسابرسی یا تخلفات قانونی را به حداقل می رساند. انحرافات فرآیند اغلب به منابع بیشتری نسبت به مدل مرجع نیاز دارند یا ممکن است تأثیر منفی بر کیفیت محصول یا خدمات داشته باشند. در نتیجه، اکثر انحرافات فرآیند منجر به زیان مالی می شود، بنابراین شرکت ها علاقه زیادی به شناسایی توالی فرآیندهای برنامه ریزی نشده و معرفی اقدامات پیشگیرانه مناسب دارند.
به طور خلاصه در این مقاله موضوعات زیر بیان شد:
- قابلیت انطباق سنجی یکی از سه قابلیت اصلی فرآیندکاوی به شمار می آید.
- بررسی انطباق روشی برای ارزیابی وضعیت واقعی فرآیندها و شناسایی هرگونه تغییر بین رفتار مدل مرجع (To-Be) و مدل در حال اجرا (As-Is) استفاده می شود.
- استفاده از قابلیت انطباق سنجی در هنگام تحلیل فرایند باعث کاهش زمان، افزایش دقت و کیفیت شناسایی انحرافات فرایندی در مقایسه با تحلیل فرآیند سنتی است.
در ادامه مطالب همین فصل، رویکردهای متفاوت انطباق سنجی مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
بدون دیدگاه