فرآیندکاوی چیست؟

فرایندکاوی یک فناوری پرکاربرد برای مدل‌سازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. فرآیندکاوی مشکلات فرآیندی که شما آن‌ را نمی بینید را کشف کرده و برای تحلیل و بهبود آن‌ها به شما راهکار می دهد دقیقا مانند عکس اشعه ایکس از یک استخوان شکسته!

1- قبل از شروع : فرآیند چیست ؟

قبل از شروع بیایید با یک تعریف پایه‌ای از فرآیند شروع کنیم

یک فرآیند مجموعه ای از اقدامات یا مراحل است که در یک مسیر از یک «شروع« تعریف شده یا شناخته شده به یک «پایان» تعریف شده یا شناخته شده به صورت مستمر تکرار می‌شود. هدف یک فرآیند ایجاد و حفظ جریانی است که عموماً قابل درک است که اجازه می دهد یک کار به طور مؤثر و پیوسته تکمیل شود.هر مرحله از یک فرآیند کسب و کار، ردپایی دیجیتالی در سیستم های اطلاعاتی شما به شکل داده های گزارش رویداد به جا می گذارد. نرم‌افزار فرایندکاوی با استفاده از این داده‌های گزارش رویداد  تصویری زنده از فرآیندهای واقعی شما ایجاد کند – که همیشه با مدلی که در کارگاه‌های مدلسازی فرآیند (مبتنی بر مصاحبه) به دست آورده باشید متفاوت است!

البته، برخی از مراحل فرآیند لزوماً در یک سیستم اطلاعاتی انجام نمی‌شوند – به عنوان مثال، ارسال ایمیل یا باز کردن یک فایل در اکسل که در دسکتاپ افراد انجام می‌شود. Task Mining فناوری است که داده های دسکتاپ را  جمع آوری می کند. هنگامی که با فرآیندکاوی ترکیب شود، می‌تواند نمای دقیق‌تری از نحوه انجام کار در یک سازمان ارائه دهد.

2- فرایندکاوی چیست؟

فرآیند کاوی: نگاهی عمیق به فرآیندهای کسب و کار

هر مرحله فرآیندی که انجام می شود، ردپای دیجیتالی – داده‌های گزارش رویداد (Event Log)- در سیستم‌های اطلاعاتی که استفاده می‌کنید، باقی می‌گذارد. فرآیند کاوی آن ردپای دیجیتال را استخراج می کند و به طور معناداری آنها را به هم متصل می کند تا به شما در درک بهتر کسب و کارتان کمک کند. در واقع، فرایندکاوی از داده‌های گزارش رویداد  برای ایجاد یک همزاد دیجیتالی (Digital Twin) از فرآیندهایکسب و کار شما استفاده می‌کند و به شما کمک می‌کند هر حرکتی را که در  کسب‌وکارتان انجام می‌شود در زمان واقعی تجسم کنید. همزاد دیجیتال، فرآیندهای شما را همانطور که واقعا هستند به شما نشان می‌دهد و به شما امکان می‌دهد فرصت‌های ایجاد ارزش را کشف کنید و ناکارآمدی‌ها را شناسایی و برطرف کنید. جذابیت فرآیندکاوی در این است که می تواند برای هر فرآیندی که در  سیستم اطلاعاتی انجام می‌گردد اعمال شود.

فرآیند‌کاوی نوعی تکنیک مدیریت فرآیند است که به شما اجازه تحلیل‌های مبتنی بر گزارش رخداد را می‌دهد. این تعریف مربوط به سایت ویکی‌پدیا نشان می‌دهد که مزیت منحصربه‌فرد فرآیند‌کاوی استفاده از گزارش رخداد‌های به‌جامانده از سیستم‌های اطلاعاتی سازمان است. یک گزارش رخداد مجموعه‌ای از رویداد‌هایی است که به‌منظور اجرای فرآیند رخ داده‌اند. هر رویداد در واقع به فعالیت مشخصی اشاره دارد که در یک‌زمان به‌خصوص اجرا می‌شود و می‌توان آن را به یک نمونه اجرای مشخص از فرآیند مربوط دانست. اگر بخواهیم گزارش رخداد را با حداقل ستون‌های لازم تعریف کنیم شامل ستون شماره مورد (Case Id) به‌عنوان یک شناسه عددی، فعالیت (Activity) به‌عنوان مشخص‌کننده اینکه کدام فعالیت رخ می‌دهد و زمان (Timestamp) که زمان اجرای فعالیت را نشان می‌دهد است.

ستون‌های حاوی ویژگی‌های دیگر نیز می‌تواند به‌عنوان اطلاعات اضافی مربوط به فعالیت‌ها به این فایل اضافه شود. در محیط مربوط به یک شرکت گزارش‌های رخداد، رد‌پای دیجیتالی هستند که در پایگاه‌های داده‌ای نظیر برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) ، مدیریت ارتباط مشتریان (CRM) ، سامانه ارتباط با تأمین‌کنندگان (SRM) ، سیستم اجرایی تولید (MES) و مدیریت چرخه عمر محصول (PLM) برای یک فعالیت کسب‌وکار ذخیره می‌شوند.  هر سفارش یا پیشنهاد یا صورت‌حساب مربوط به مشتری در پایگاه‌داده پردازش می‌شود ور ردپای دیجیتالی از خود به‌جای می‌گذارد. در مقالات بعدی شرح مفصلی از نحوه ساخت گزارش رویداد به شکلی که بتواند در تحلیل‌های فرایندکاوی به کار رود ارائه خواهیم داد.

شکل1.1 گزارش رویداد

به‌منظور «کاوش» یک فرآیند، ردپای دیجیتال به شکلی که جریان فرآیند را به‌نحوی‌که واقعاً هست منعکس می‌کند، شناسایی، استخراج و مصورسازی می‌شود، بنابراین شفافیت در توالی فعالیت‌ها همان‌طور که در واقع انجام شده‌اند را ارائه می‌دهد. زمان پردازش و توالی رویدادها تصویر کاملی از هر نمونه اجرای فرآیند ارائه می‌دهد و امکان ردیابی جریان‌های فرآیند، درک تأخیرها، حلقه‌ها و شناسایی محرک‌های پیچیدگی را فراهم می‌کند.

شکل 1.2 گونه‌های مختلف اجرای فرآیند

شکل 1.2 منطق حاکم بر فرآیندکاوی را برای تجسم جریان‌های فرآیند ساده و پیچیده در قالب انواع گونه‌های مختلف (Variant) نشان می‌دهد: تصویر سمت چپ یک جریان فرآیند ساده و استاندارد را نشان می‌دهد. تصویر واقعی اما  یک جریان فرآیند پیچیده‌تر را با انواع گونه‌های مختلف نشان می‌دهد که گزینه‌های متعددی را برای نحوه انجام فرآیند منعکس می‌کند.

درحالی‌که افراد تمایل دارند تا شکل جریان‌های فرآیند ساده (تصویر سمت چپ) را در نظر بگیرند، واقعیت گونه‌های پیچیده‌تری را نمایش می‌دهد (تصویر سمت راست). از این نظر، معمولاً بین فرآیندهای «وضع موجود» و «وضع مطلوب» تفاوت قائل می‌شود. وضع مطلوب جریان فرآیند ایده‌آل و بی نقص را بدون اصطکاک ارائه می دهد، همانطور که معمولاً در تئوری طراحی می شود. از طرف دیگر وضع موجود جریان فرآیند واقعی را با تمام انحرافات و پیچیدگی هایی که در فرآیندهای عملیاتی واقعی رخ می دهد ارائه می دهد.

تا پرداخت صورتحساب «Pay Invoice» را در بر می‌گیرد. در این ساده‌ترین گونه فرآیند، رایج‌ترین فعالیت‌ها در فرآیند واقعی نمایش داده می‌شود. اعداد در زیر فعالیت‌ها نمایش دهنده این است که هر فعالیت چندبار رخ داده است. اعداد روی یال‌های ارتباطی بین دو فعالیت نمایش می‌دهد که چندبار فعالیت دوم مستقیما بعد از فعالیت اول آمده است.

شکل 1.3 ساده‌ترین گونه فرآیند خرید به پرداخت

فرآیند‌کاوی به شما اجازه می‌دهد تا هرگونه پیچیدگی فرآیند را از ساده‌ترین نمونه اجرا تا پیچیده‌ترین با ابزار Drill-Down در نظر گرفته و مصور سازی کنید و از این طریق تصویری واقعی از فرآیندی که در عمل انجام می‌شود را ارائه کنید.

به عنوان جایگزینی برای تعداد تکرار فعالیت‌ها (همانطور که در فلش های اتصال نشان داده شده است) زمان لازم بین دو فعالیت را می توان نمایش داد. به عنوان زمان میانه یا میانگین محاسبه می شود، این بینشی ارائه می دهد که کدام مراحل فرآیند طولانی مدت هستند و ممکن است دلیل تاخیر یا گلوگاه باشند. بر اساس موارد مذکور، فرآیند کاوی اجازه می دهد تا گام به گام همه انواع فرآیندهای واقعی را بررسی کنید تا زمانی که همه نمونه اجرا‌های فرآیند در نظر گرفته شوند، بنابراین تصویر دقیقی از پیچیدگی کامل فرآیندهای واقعی ارائه می دهد

شکل1.4 فرآیند سفارش دهی تا دریافت (O2C) با تمامی نمونه اجراهای آن

. شکل 1.4 یک پیچیدگی کامل فرآیند سفارش‌دهی تا دریافت (O2C) را که دارای چندین صد هزار نوع فرآیند مختلف است، نشان می دهد. این تصویر بینشی ارائه می‌دهد که فرآیند سفارش دهی مشتریان به طور شفاف چگونه پردازش می‌شود.

فرآیندکاوی  یک تغییر اساسی در نحوه کار بر روی تجزیه و تحلیل فرآیند و بهینه سازی ایجاد می‌کند: یک پروژه سنتی نیاز به مشاهده گسترده و مستندات دستی مراحل واقعی فرآیند دارد. بسته به زمان و تلاش سرمایه گذاری شده، می توان تعداد کم و بیش مشاهداتی را جمع آوری و آماده کرد، به عنوان مثال، در اکسل یا پاورپوینت. بر اساس برون یابی، برخی از مفروضات را می توان به منظور برآورد جریان های فرآیند واقعی تفسیر کرد. با این حال، این رویکرد دارای محدودیت‌های آشکاری است، زیرا تنها امکان ترسیم تصویری تقریبی از واقعیت حقیقی را فراهم می‌کند که قابل تفسیر مغرضانه است و امکان فنی برای به دست آوردن شفافیت کامل و مبتنی بر واقعیت را نادیده می‌گیرد.

نکته کلیدی1 : فرآیند‌کاوی  مجموعه ای از تکنیک‌هایی را در بر می‌گیرد که بر مبنای داده‌های گزارش رخداد تحلیل‌ ‌هایی به منظور کشف فرآیند، عارضه‌یابی و بهبود فرآیند ارائه می‌دهند.

نکته کلیدی 2 : مزیت درخشان فرآیند‌کاوی نمایش شفاف نحوه اجرای فرآیند «همان طورکه هست» بر مبنای داده‌ها در مقابل فرآیند « آنطور که انتظار داریم» است