فرآیند کاوی چیست؟

فرآیند کاوی شما را قادر می سازد تا به طور خودکار فرآیندهای کسب و کار را بر اساس داده های گزارش رخداد(Event Log)  سیستم های شرکت (مثل ERP، CRM،  سامانه مدیریت خدمات، و نرم افزارهای مرتبط با فرآیند انبارداری، مالی و …) تجزیه و تحلیل کنید تا نقاط بحرانی برای بهبود در فرآیند را شناسایی کنید. این یک رویکرد تحلیلی نوآورانه برای به دست آوردن بینش های عینی و کشف مشکلات پنهان است.

 

گزارش رخداد یا Event Log

با هر بار درخواست اجرای فرآیند درسامانه‌های نرم‌افزاری، مجموعه اتفاقات رخ داده در طول فرآیند در پایگاه داده ثبت و ذخیره می‌شود.

این داده‌ها در قالب گزارش رخداد از پایگاه داده استخراج و جمع آوری می‌گردد. به طور مثال، فرآیند درخواست وام در شرکت X در شکل زیر نشان داده شده است.

 

 

 

با هر بار اجرای این فرآیند درخواست وام توسط متقاضی، مسیری از این فعالیت‌ها به اجرا در می آید متقاضی ثبت درخواست می کند بعد بررسی می شود و سپس ممکن است درخواست او رد شود و به اطلاع نتیجه این درخواست رسانده می شود.

در هر مرتبه اجرایی این فرآیند تعدادی داده در پایگاه داده نرم افزاری ذخیره میشود اصلاً چه کسی درخواست داده چه زمانی درخواست را ثبت کرده در فرایند چه اتفاقاتی افتاده است و هر کدام از این فعالیت ها در چه زمانی توسط چه کسی انجام پذیرفته است برای تحلیل و بررسی داده های مرتبط با این فرآیند نیاز است که اطلاعات این فرآیند در بازه زمانی مشخص از پایگاه داده استخراج گردد که به جدول گزارش رخداد مشهور است در شکل زیر یک برش از جدول گزارش رخداد مرتبط با این فرآیند نشان داده شده است هر جدول گزارش رخ داد باید دارای حداقل سه ستون باشد.

 

 

جدول 1: نمونه از یک گزارش رخداد برای فرایند ثبت درخواست وام

کارکردهای اصلی فرآیند کاوی

همانطور که قبلا نیز بدان اشاره شد، فرآیند کاوی تکنیک کشف از دانش انباشته از اجرای فرآیند در گذشته است. با استخراج گزارش رخداد، پروژه فرایند کاوی آغاز می گردد. سه کارکرد اصلی فرایند کاوی در شکل زیر نشان داده شده است.

• کشف خودکار فرایند
• انطباق سنجی فرایند
• بهبود علمکرد فرآیند

 

• کشف فرایند:

شکل 2: کارکردهای فرآیند کاوی

 

 

در گام اول، فرایندکاوی سعی می کند درک درستی از انچه در فرآیند اتفاق افتاده است، کشف نماید. شناخت وضع موجود جریان فرآیند یا به اصلاح مدل  “as-is” فرآیندی کمک قابل توجهی به تحلیل گر فرآیند برای دریافت فهم درست از واقعیت جریان فرایند در سازمان می نماید. این درک مبنای تجزیه و تحلیل‌های دیگر است. علاوه بر این، بر مبنای مدل کشف شده از فرآیند می‌توان ارتباطات بین واحدها، افراد و … در سازمان را کشف نمود و درک کرد که چه شبکه‌ی ارتباطات بین آن‌ها چه ساختاری دارد.

• انطباق سنجی فرآیند:

گام بعدی در فرآیند کاوی مربوط به انطباق سنجی فرآیند است که نوعی بازنگری به حساب می‎‌آید. به خاطر داشته باشید که این مرحله به بخش قبلی مربوط است. به این صورت که لازم است فرآیند کشف شده مورد نظارت و بازبینی قرار گیرد تا اشتباهات، نقاط ضعف و کمبودها مشخص شوند. در این مرحله، مدل کشف شده با مدل مرجع، مدل “to-be”، چک و بررسی می گردد تا انحرافات از مدل مرجع و علت آن کشف کردد.  می‌توانیم بگوییم بخش نظارت یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی است که می‌تواند داده کاوی در کسب و کار را به شکل صریح و شفاف به انجام برساند.

• بهبود فرآیند:

در این گام، به دنبال بهبود وضعیت عملکردی فرآیند از جنبه های مختلف هستیم. با شناخت دقیق و عمیقی که از وضعیت موجود فرایند و همچنین یافته های آماری مربوط به عملکرد فرآیند که در گام های  قبل بدست امده است، می توان برای بازطراحی مجدد فرآیند اقدام نمود. اطلاعات بدست امده راجع به  گلوگاه‌ ها، فعالیت ها، زمان های انتظار و دوباره کاری های موجود در فرایند، به عنوان چراغ هدایت بازطراحی فرآیند به حساب می آیند.

 

 

 

 

کشف خودکار فرآیند

گام مقدماتی فرایند کاوی با کشف خودکار فرآیند اغاز می گردد. در این مرحله از بین اطلاعات تاریخی گذشته مربوط به اجرای فرآیند که در گزارش رخداد نشان داده می‌شود به دنبال کشف نقشه جریان فرآیند هستیم.

نقشه جریان فرآیند، گراف جریان فعالیت های یک فرآیند و ارتباط بین این فعالیت هاست.

مجموعه فعالیت های مرتبط با این فرآیند، تقدم و تاخر آنها و ارتباط بین فعالیت ها در نقشه فرآیند نشان داده شده است.

در نرم افزارهای مختلف فرآیند کاوی، نقشه فرآیند به دو صورت قابل استخراج است.

 

 

• گراف جریان مستقیم فرآیند یا DFG (Directly-Follow Diagram)

نقشه فرایندی در حالت DFG فعالیت ها را به صورت یک BOX و ارتباط بین آنها را بوسیله کمان نشان میدهد.

فعالیت آغازین، BOX ای است که هیچ کمانی به او وارد نشده است و فعالیت پایانی همان BOX ای است که هیچ کمانی از او خارج نشده است.

تعداد اجرای هر فعالیت (فرکانس) در مجموع اجراهای مختلف این فرآیند و همچنین فرکانس ارتباطی بین دو فعالیت به صورت مقدار کمی در نمودارDFG مشخص می شود.

از فرکانس های موجود در نقشه  فرآیندی DFG می توان به میزان بار روی هر BOX و کمان های مختلف پی برد. کدام فعالیت ها بیشترین تعداد فرکانس را در خود جای داده اند ( بار کاری زیاد یا گلوگاه) و کدام فعالیت ها کمترین تعداد فرکانس اجرا را در خود ثبت نموده اند. همین اطلاعات راجع به کمان ها نیز برقرار است.

علاوه بر این، از نقشه فرایندی محل یا محل های رویداد دوباره کاری مشخص می شود.

• مدل استاندارد فرآیند (BPMN, Petri Net)

یکی از چالش های ترسیم و مدلسازی فرایند کسب و کار استفاده از نمادهای مختلف گرافیکی برای نمایش فرآیند است که ممکن است منجر به ایجاد ابهام در فهم یکسان از فرآیند برای ذینفعان مختلف گردد. از همین رو از زبان های استاندارد نمادگذاری برای مدلسازی و نمایش فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می گردد. این زبان در واقع توافقی بین ذینفعان و طراحان فرآیند و همچنین ابزارهای مدلساز است تا به جای استفاده از نمادهای مختلف جهت مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار از یک مجموعه نماد واحد برای درک راحت‌ و آسان‌ مدل‌ها استفاده کنند. نسخه 2 زبان استاندارد BPMN و زبان مدلسازی Petri Net از جامع‌ترین و کاربردی‌ترین زبان ها برای مدلسازی به شمار می آید.

در شکل زیر هر دو حالت به تصویر کشیده شده است.