شما با استفاده از ارزیابی بلوغ BPM می‌توانید سطح بلوغ مدیریت فرآیند خود را ارزیابی نموده و پیشنهاداتی درخصوص قدم‌های لازم برای رسیدن به سطوح بالاتر دریافت نمایند. از این طریق با تشخیص وضع موجود می توانید سطح مطلوب بعدی را شناسایی کنید و قدم های اجرایی برای رسیدن به آن را برنامه ریزی کنید.
ارزیابی بلوغ BPM تعیین سطح تفکر فرایندی در یک سازمان می باشد که شامل دو جنبه است:
جنبه اول : تا چه اندازه سازمان گستره فرایندها را پوشش می دهد
جنبه دوم : تا چه درجه ای این فرایندها مستندسازی و پشتیبانی می شوند
بنابراین ارزیابی بلوغ به منظور تصدیق کامل بودن و کیفیت هر مجموعه از فرایندهای اجرا شده در سازمان انجام می شود
یکی از چارچوب هایی که بطور گسترده برای ارزیابی بلوغ استفاده می شودچارچوب جامع مدل بلوغ قابلیت CMMI است که سازمان ها را به 5 سطح بلوغ تسیم می نماید
سطح یک : در مرحله اولیه سازمان فرایند های خود را به یک روش ad-hoc بدون تعریف جزئیات فرایندها اجرا می کند . در این مرحله کنترل وجود ندارد .
سطح دو ( مدیریت شده ) : در این مرحله برنامه ریزی پروژه همراه با نظارت و کنترل بر پروژه اجرا می شود . اندازه گیری و تجزیه و تحلیل و همچنین تضمین کیفیت فرایند و محصول انجام می شود .
سطح سه ( تعیین شده ) : این مرحله متمرکز بر فرایندهاست . تعاریف فرایند موجود است و آموزش سازمانی برای ذینفعان در سراسر سازمان که در مستندسازی و تجزیه و تحلیل درگیر هستند ارائه می شود . پروژه یکپارچه و مدیریت ریسک و تحلیل برقرار است .
سطح چهار ( به صورت کمی مدیریت شده ) : در این مرحله فرایند عملکرد سازمانی پیگیری می شود . مدیریت پروژه با استفاده از تکنیک های کمی انجام می شود .
سطح پنج ( بهینه ) : در این مرحله از بلوغ سازمان مدیریت عملکرد سازانی را همراه با تحلیل مستدل و روشن را برقرار می کند .
ارزیابی بلوغ سازمانی می تواند به دو صورت داخلی ( خودارزیابی ) و یا توسط افراد خارج از سازمان انجام شود . در ادامه با این سطوح بیشتر آشنا می شویم.
سطح یک – آغازین (فرآیند مستندشده):
در این سطح از بلوغ، سندی وجود دارد که به‌وسیله سرپرست یا مسوول اصلی فرآیند استاندارد بازنگری شده و مورد موافقت قرار گرفته است، اما در اینکه فعالیت دقیقا مطابق با سند انجام شود تردید وجود دارد. این امر به علت ایجاد تغییر عمیق در فرآیند رخ میدهد.
سطح دو – سازماندهی شده (اشاعه ناقص):
منظور از اشاعه، آگاه کردن افراد و ذینفعان مختلف از شیوه انجام فرآیند است. در سطح دو، فعالیتی که مستند شده در حال اشاعه است. اما اشاعه آن منسجم نیست. یعنی در برخی جاها اشاعه یافته و در برخی دیگر از جاهایی که باید یا در میان همه افرادی که باید، اشاعه نیافته است یا اینکه همه فعالیت‌های تعریف‌شده در فرآیند به انجام نمی‌رسند. در این حالت، فرآیند طراحی‌شده نمی‌تواند همه متغیرهای مطلوب را در نظر بگیرد و نتایج فرآیند نیز با تغییر مالک فرآیند ممکن است متغیر باشند
سطح سه – استقرار یافته (اشاعه کامل):
در این سطح، عدم انسجام میان فرآیند مستندشده و فرآیند اشاعه داده شده وجود ندارد. فرآیند مستندشده و اشاعه داده شده با همه مکان‌ها، افراد، مالکان و همه فعالیت‌هایی که باید انجام گیرند تطابق دارد. این فرآیند همچنین پیوند ناگسستنی را میان کارکردها و سایر فرآیندها (در هرجا که نیاز است تراکنشی وجود داشته باشد) نشان میدهد. این به آن معنا است که فرآیند انسجام بیشتری از نظر اقدامات و ارتباطات قوی‌تر میان کارکردها دارد.
سطح چهار –بطور کمی سازماندهی شده (اندازه‌گیری‌شده و خودکارشده) :
فرآیند اهدافی همچون رعایت زمان‌بندی‌ها، رضایت مشتریان، هزینه و… را تحقق بخشیده است. همچنین، فرآیند با اهداف خود سنجیده می‌شود و از طریق سیستم‌هایی همچون برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یا مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) یا هر نرم‌افزار مشتری‌مدار دیگر قابل اجرا است.
سطح پنج – بهینه سازی شده (در حال بهبود مستمر):
در این سطح، اقدامات بیان‌شده در سطوح پیشین انجام شده و اهداف فرآیند در حال تحلیل هستند تا موفقیت و بهبود آنها اندازه‌گیری شود. زمان‌بندی‌ها، اهداف هزینه‌ای و سطح رضایت به صورت منظم در حال تحقق هستند و اهداف با فنون مدیریت کیفیت فراگیر مانند شش سیگما، کایزن و… در حال دقیق شدن هستند. سیستم توانمندساز نیز در حال بهبود است و خطاها با سیاست‌های مقتضی در حال کاهش هستند
برای اینکه بتوانید یک ارزیابی اولیه از بلوغ BPM انجام دهید پرسشنامه ای را آماده کرده ایم که به شما کمک خواهد کرد:
| سطح | پرسش | وضعیت |
| یک | آیا فعالیتها مطابق با استاندارد سازمان مستند شده اند؟ | بلی☐ خیر☐ |
| آیا سند تهیه شده توسط مقام ذی صلاح در سازمان تائید شده است؟ | بلی☐ خیر☐ | |
| دو | آیا فرایند مستند شده حداقل یکی از مکانهای کسب و کار را پوشش می دهد؟ | بلی☐ خیر☐ |
| آیا فرایند مستند شده حداقل یکی از گام های فرایندی را اشاعه میدهد یا روش انجام آن را بیان می کند؟ | بلی☐ خیر☐ | |
| سه | آیا فرایند مستند شده کاملا در همه مکانهای کسب و کار اشاعه یافته و از آن تبعیت می شود؟ | بلی☐ خیر☐ |
| آیا فرایند مستند شده مستلزم پیوند دوسویه با سایر فرایندها و کارکردهاست؟
اگر این طور است آیا اسناد فرایند این پیوندها را اشاعه می دهد؟ |
بلی☐ خیر☐ | |
| آیا فرایند مستند شده به سایر فرایندها یا کارکردها پیوند داده شده است؟ | بلی☐ خیر☐ | |
| چهار | آیا اهدافی برای رعایت زمانبندی، رضایت مشتریان و هزینه ها تعیین شده است؟ | بلی☐ خیر☐ |
| آیا معیارهایی برای اندازه گیری اهداف وجود دارد؟ | بلی☐ خیر☐ | |
| آیا می توان فرایند را خودکار کرد؟ آیا این کار به وسیله نرم افزار انجام گرفته و طبق آن مستند شده است؟ | بلی☐ خیر☐ | |
| پنج | آیا اندازه گیری اهداف کیفی بطور منظم مورد تحلیل و بهبود قرار می گیرد؟ | بلی☐ خیر☐ |
| آیا معیار اندازه گیری روند مثبتی دارد؟ آیا گامهایی برای بهبود این روند برداشته شده است؟ | بلی☐ خیر☐ | |
| آیا نرم افزاری که فرایند را توانمند ساخته به تناسب نیاز کاربران ارتقا داده می شود؟ | بلی☐ خیر☐ |
توجه کنید این پرسشنامه ارزیابی بلوغ BPM را به طور دقیق انجام نخواهد داد و فقط یک ارزیابی اولیه است. برای دریافت شاخص های جامع و پرسشنامه تکمیلی با ما در تماس باشید.
بدون دیدگاه